我的文档分类管理法

2018-10-06 本文已影响0人四方院祭司

今天买了新电脑，在整理资料的时候就想写一下自己关于文档分类管理的方法，以此来做一个思路整理，也方便之后对自己的知识管理体系进行改进。

文档分类管理，要做到的是三点。

定位：根据使用场景及工作流程定位文件结构及使用规范
坚持：通过习惯保持文件整洁
升级：定期优化工作流，更新规范

电脑分为两个盘足够，系统盘和文件盘

系统盘
- 装系统
- 新建一个安装软件用的指定文件夹，配合IObit Uninstaller使用，方便管理与卸载
  1. 需要卸载时将该目录下的软件文件夹拖入IObit Uninstaller就能干净卸载清除注册表不伤系统
  2. 不需要修改规范命名
文件盘
- 安装绿色软件用的文件夹
  1. 一个软件一个子文件夹
  2. 不需要修改规范命名
- 游戏文件夹
  1. 所有游戏安装在此，一个游戏一个子文件夹
  2. 不需要修改规范命名
- 缓存及备份文件夹
  - 系统备份文件夹
    按时间版本修改命名
  - 浏览器缓存、QQ微信缓存、云笔记缓存等，
    1. 一个软件一个子文件夹
    2. 不需要修改规范命名
- Inbox文件夹（定时归档！清空！）
  - 存放临时处理的文件、QQ微信等传送的文件，下载的文件
    可以建个快捷方式放在桌面或任务栏或开始菜单，随你喜好
- 资料库文件夹
  - 四个子文件夹：音频、视频、图片、文档

文件一般分为五类，程序、音频、视频、图片、文档

程序
1. 通过固定到开始菜单、程序启动软件、快捷方式等来使用
2. 不需要修改规范命名
- 按安装版和绿色版分
  - 安装版的统一在系统盘指定的文件夹安装
    重装系统的话，安装版的放哪都需要重新安装，不如放系统盘提速
  - 绿色版的统一在文件盘指定的文件夹安装
音频
- 统一放一个文件夹中，可通过播放器管理，推荐MusicBee（推荐使用便携免安装版，重装系统也不会丢个性化标签，不需要重新整理音乐文件）
  - 有需要的，可以按“歌手/专辑”或“歌单”来分类子文件夹
  - 命名规则：
    - 简化版：[歌手]-【歌曲名称】
    - 详细版：[歌手]-[专辑名]-【歌曲名称】-歌单标签
      文件夹优化为音乐模板后，会显示歌手和专辑名等文件信息，在命名上规范化只为了方便搜索
视频
- 视频大类分类文件夹
  - 电影、番剧、节目、音乐MV、网络下载视频、教学视频、自己拍摄的视频、小H片等
- 大类文件夹下的视频小类子文件夹
  - 可按偏好类型细分，如冒险类、游戏类、直播类
- 命名规则：[大类]-[小类]-【视频作者/视频系列名】-【视频名称/视频选集数】-标签
图片
- 图片大类分类文件夹：照片、图片
  - 照片
    - 自己的摄影作品、生活照片两个文件夹
    - 命名规则：[种类]-[场景/来源/人物]-[日期时间]-编号
  - 图片
    - 按图片素材类型分子文件夹
    - 命名规则：[种类]-[场景/来源]-编号-标签
文档
- 分三大类：个人、工作、其他
  - 个人
    - 个人资料类，简历、笔记、作品
  - 工作
    - 根据个人工作性质不同，可对目录进行不同的分类，可按项目分，可按产品分，可按照自己工作内容分等
  - 其他
    - 比如模板文件、学习资料（学习资料相关的在视频图片文件夹的，在此放一个快捷方式）
- 文件夹命名规则：[所属类别（程序、文档、模板等分类）]-[项目/产品名称等核心关键字]-【阶段进程/工作内容等主要内容】
- 文件命名规则：[所属核心关键字]-[相关主要内容]-【文件描述】-日期-修改人员/版本号

文件分类原则
1. 一级目录尽量涵盖所有类别。即几乎所有相关文档都能正确的归于其中一类。
2. 按名称排序，会自动排序版本，也可在文件夹名称前加序号
3. 对于同属于两个文件夹的文件，即文件内容与两个文件夹吻合，可在两个文件夹中的一个放置一份文档，另一个文件夹文件夹下放置该文件的快捷图标。
4. 尽量减少文件夹层数。
5. 命名规则，简洁概括。
6. “因时间变动的文件”是具体到文件，文件名后加日期及版本号，能基本实现每天对大量同一文件的修改和命名的规范化，且易读。有时会因为有多人参与修改，则加上修改人名字中的一个字
7. 加框和横杠的目的在于识别清晰，前面类别加“[]”比较清晰，中间主题加“【】”为了强化，后面关键字/Tag不加符号是因为不需要让肉眼识别，“-” 中杠作为间隔。这些都是用来做搜索补充的。

我的文档分类管理法

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