学会这样开会，让你时间减半，效果翻倍

说到开会，你肯定很想吐槽：一天上班8小时，开会开了2小时，关键是，常常花了时间还没有结果。有时候虽然已经有了成果，但执行的时候还是会有分歧，意见不统一。

其实会议达不到好的效果，绝大多数都是因为组织者没有好好把控会议的进程。想开一个高效的会议，从准备到进行，每个环节都不能马虎。

如果你是会议的参与者，那么不妨对照一下你参加的会议做得好不好；如果你已经开始亲自组织会议，那么这份清单就帮你让会议更高效。

1. 什么样的会议值得开？

不是所有会议都值得你花时间，非开不可的会议有三种：第一，话题有很大的不确定性，需要共同协商，比如公司下半年采取什么销售策略；第二，问题不难但很繁琐，需要大家一起共享信息，比如办公室搬迁；第三，众口难调又必须达成统一意见，比如团队建设去哪儿旅游等。

2. 如何做一份好的会议纪要？

会议纪要很多人只会线性记录，写谁说了什么，但这其实是速记。好的会议纪要必须突出会议的重点和结论。你可以把会议的内容分成四个区域来记录：待解决的问题、已经讨论出来的方案、最终决定的决策、留待讨论的问题，这样别人看着纪要就能一目了然。

3. 怎么防止开会中间有人走题？

跑题是拖慢会议效率的大麻烦，教你一个方法：用视觉化的方式，把内容呈现在白板上。你可以把主题写在正中，围着它画一个圈，如果有人的发言是和主题强相关的，就可以写在圈内，不那么相关的写在圈外。跑题的人看见自己的话被归到了圈外，也就会自觉回归主题了。

比如，开会的主题是得到大学的“毕业典礼筹备会”，那么场地、嘉宾等就都在圆圈之内，而招生相关的话题就属于圈外。

4. 层级高的领导一直在发言，但言之无物，怎么办？

你或许在想该怎么委婉地打断他，给你两个方法：第一，你可以用肢体语言暗示他，比如指一下钟表；第二，你可以替他总结“不好意思确认一下，您看我的理解对不对，您刚刚说的是……”，既让他觉得自己受重视，也自然地中断了他的发挥。

5. 会议中两个人针锋相对，起了争执怎么解决？

讨论中难免会有谁都不让谁的场景，为了避免讨论演变成抬杠，你可以用会议主持人的身份，建议双方轮流发言，在几分钟之内阐述自己的主要观点，然后让参会者投票，而不是任由这两个人一言一语地来回说。

6. 如果大家带着负面情绪来开会，怎么疏导？

有些人会故意对负面情绪视而不见，但带着情绪会影响理智思考的效果。正确做法是，先呼吁大家大胆说出负面情绪，再唤醒大家的正面情绪。比如，两个部门要合并重组，大家很焦虑，会议一开始你给每个人发一张纸，写两类内容：发泄内心里的负面想法，和这件事可能会带来什么好处。用写的方式，把负能量散掉，并唤起大家对这件事正面的思考。

7. 线上开会时，怎么拉住参与者的注意力？

线上开会，尤其是只有语音、没有视频的会，参与者非常容易走神。这时，身为主持人的你，可以多多叫大家的名字，因为人对自己的名字都是很敏感的。比如，你要说的内容和某人有关，就可以先叫他一下，或者要对某人提问，可以说“某某，我有一个问题想问你”。你还可以用比面对面时更夸张的语气来说话，避免听起来太平淡。

8. 怎么保证最终决策是最佳方案？

在会议的最后，一般会在几个方案中，投票选出一个支持者最多的。但其实，每个人都有自己的判断标准，最后投出来的方案或许也不是最完善的。建议你尝试“合并优势清单法”，用整合而不是选择，让大家选出每个方案的前三项优势，然后整合成一个博采众长的最佳方案。

9. 怎么结束一场会议？

散会前，最重要的事情就是重申一下会议的结论、各人的分工，说一句“本次会议的结论是……某某需要负责……大家还有什么疑议吗？”这能让所有人明确自己的职责，减小执行时出现矛盾的可能。