疫情常态化：15分钟科学工作法，让你居家办公效率更高！

写在前面

疫情之下，不少单位都要求居家办公。这很考验自制力，往往会陷入效率黑洞。怎么办？人性就是这样，敢于直视人性阴暗面的不是骗子就是大师。

《礼记·中庸》中有一个词流传甚广，叫“君子慎独”。完整的句子是“君子慎独，不欺暗室。卑以自牧，含章可贞。”

翻译成凡人的话，意思是说，君子在独处时，即使别人看不见、听不见，也要谨慎不苟，不做违反道德法律之事，不负良知，不欺内心。疫情之下，和接下来的疫情常态化形势，逼着我们不得不学会居家办公，逼着我们学会和自己相处。

居家办公对于企业家或中高层来说，其实没什么。倒不是说老板本来就不用天天坐班，而是经营者有足够的责任心、压力、驱动力，因此“自我管理”水平普遍比职员高很多。

我形容企业家们都是“墙人”，一生都在和四面墙打交道：拆东墙、补西墙、撞南墙、望北墙。挑战和困难一个接一个，处境的艰难和内心的煎熬，往往只有企业家本人知道。在办公室也是孤独，在家里办公还是孤独，区别不大。

可对于职员来说，居家办公则意味着没有老板“巡视”，没有上级监督，必须靠自己“管”住自己。在办公室就有的拖延症，居家办公只会更加严重。不然，为什么疫情之下短视频的播放量更加火爆了呢？

对于很多人来说，高效率的居家办公都是很大的挑战，怎么破？不妨看看这套科学工作法， 让你居家办公效率更高！

壹、为什么大脑总是爱逃避？

王铁蛋是食品行业的销售人员。他觉得每天写工作报告很烦，所以一周整理一次，结果惹恼了主管，再加上要回想一周前拜访客户的内容也很花时间，让他更加讨厌每天写工作报告……。

等到他腾出空档，再开始写提交给客户的计划方案时，又总是匆匆忙忙，而且对业绩没有帮助。

另外，他也经常被要求开发新客户，或是临时拜访没事先预约的客户。但目前的他没有经验，经常裹足不前，每次在业务会议上都会被部长骂得很难听。铁蛋在工作上都走到无计可施的地步。结果主管对他的评价很低，老是被工作追着跑，造成精神上的负担，让他倍感压力。

你说，王铁蛋该怎么做，才能改掉“拖延工作”的习惯呢？不只是铁蛋，推延沉重的工作，是人之常情。就心理层面来讲，逃避痛苦是人的本能。但是，如果不改掉拖延工作的习惯，就会像王铁蛋一样，承受有害的压力，工作效率和质量也随之降低，最后，导致在客户和主管眼中的评价都很差。

拖延工作的根本原因，在于眼前的工作很痛苦。痛苦的根本原因，又来自复杂、难搞、麻烦，以及不安。

不过只要利用下列两项对策，就可以解决八成以上的问题。这两个对策就是──“分解问题”和“小步慢走”。

贰、庖丁解牛：把不想面对的工作，当作吃牛排大餐

分解工作，就是将该做的事情分解成小部分，清楚地具体化。举个例子，假设你想吃肉。这个时候，如果把一头牛带到你的面前，你当然吃不下整头牛。聪明的你，应该懂得将牛切成容易入口的大小，再吃进嘴里。

令人烦恼的工作就像整头牛一样“大块”，无从下口，无从着手。一旦延迟工作，工作清单上列的待办事项，就如一整头牛般的巨大……。像这样一大块的工作，如果透过切割细分，使之明确化，就能减少痛苦指数，变得容易处理。分门别类，不同性质的事情用不同的处理手段，接下来进入具体案例。

1、复杂繁琐的工作

面对复杂、繁琐的工作，只要细分成小部分，就会变得容易执行。比如制作一份计划书

步骤1　将客户的需求写在纸上（10分钟）

步骤2　想出三个提案内容（15分钟）

步骤3　与主管讨论（15分钟）

步骤4　思考章节架构（20分钟）

步骤5　制作第一章（40分钟）

步骤6　制作第二章（60分钟）

步骤7　制作第三章（40分钟）

步骤8　检查错字、漏字（15分钟）

步骤9　请主管检查（20分钟）

步骤10 打印出来看看（10分钟）

如上述步骤，将计划或报告书等需要反复执行的复杂工作分解，每次只要看到这张步骤清单，就可以进行机械式处理。所以，不需要每次都从零开始。只要将必要的作业视觉化，就可以省去思考的精力，减少心理上的负担。

2、麻烦的破事

这里的“麻烦”是指那些自己已经意识到是不擅长的事，或者一些无聊的重复性劳动。这种工作即使只是单纯的操作性工作，也可以透过分解，降低麻烦的程度。

王铁蛋在每天的工作报告中，抗拒回想一整天5件的访问内容，书写不擅长的文章。而且这项工作累积了一星期的分量后，就必须写25件，越来越“鸭梨山大”，这就是形成压力的来源。这种状况，如果再把工作步骤区分成小块，就会变得轻松许多。具体来说可以分成下列三个步骤。

比如做一份《每日洽谈报告》也就是和客户的访谈纪要。

步骤1　进行业务拜访时，每一件访谈都用录音笔录起来

步骤2　先做条列式的节录

步骤3　最终串成文章

用录音笔录起来，对于不擅长写文章的王铁蛋而言，是特别有效的方法，也因为有了录音笔的帮忙，每天都能顺利写出工作报告。

现在很多录音笔都有语音转写文字的功能，识别率亲测极高。这对于常年写作的文字工作者来说，是很好用的。平时一些想法、观点、注意到的现象都可以用录音记下来，然后整理成文字片段存在电脑里，到集中写作的时候就是丰富的素材。

3、没做过的新鲜工作

第一次接触的工作很容易被拖延。原因出自“不安”和“恐惧”。就像一个“鬼屋”，当你无法预测会发生什么事，就所造成的不安和恐惧。

但只要经常发生，而且实际做了以后，才发现没有想象中那么难，是我们自寻烦恼罢了。这种时候的分解工作，就改以“搜集资讯”和“模拟体验”的形式进行。

【例】开发新客户的未预约临时访谈

王铁蛋会推延临时拜访客户的原因，在于没有经验。人对于未知的状况，容易产生各种不安与恐惧。例如“对方会怎么反应呢？”、“在初次见面的人面前，我真的能自然地表达吗……？”、“现场还会出现什么样的人呢？”

如果是这样的状况，解决方法就是将未知转变为已知。首先，从有类似经验的人身上“搜集资讯”。那时，你就发现“想像”和“现实”是两码事。

另一个对策是“模拟体验”。

这个方法是让公司同事或前辈扮演对方的角色，进行角色模拟，让不安变成课题。而课题会转变为相应的对策。我们往往无法针对莫名的不安提出解决对策，所以模拟体验是非常重要的。

再举一例，假设害怕突然在海里进行水肺潜水，那么可以先到运动俱乐部的泳池体验潜水活动，就会变得容易许多。以上，就是分解工作的方法。

叁、小步慢走，用好每天最重要的15分钟

第二个消灭拖延工作坏习惯的方法，就是“小步慢走”。像婴儿走一步路一样，从小步小步开始，但威力可是出乎意料。

曾国藩带湘军有个心法“结硬寨，打呆仗”，规定湘军开到新地，无论寒雨，立即挖壕沟，限一个时辰完成。然后每天都持续挖沟，每天一点一点往对方阵营吃进，直到把敌方困死投降！这也是曾国藩个人重要的信条“日日不断”，只要是好的事情，每天都不间断。

我作为品牌战略方面的专家，服务客户之余就是写专业著作和闲散文章。给自己定了个规矩，就是“写作不能断，著作不能烂”。意思是不管再忙，每天都要至少写一篇文章发出来。

专业的著作因为有大量的行文逻辑和考证工作，不可能每天都出来东西。而且还有推倒重来的可能，就是这份严肃，才能保证品质，力求每一部著作都能成为“传世经典”。

至于大多数人为什么会推延工作？这是因为在脑中想像着各种头昏脑涨的完成图和过程，并进行反向推演。结果，觉得“真麻烦”、“好沉重”的情绪一涌而出，大脑为了逃避痛苦，便选择了拖延这项工作。

我们在行动前，会先设定几个结果，再开始行动。但是，如果把行动分解成简单的步骤，或者缩短时间，凝重的心情就会消失。重新安装这个思考线路的方法，就是细步缓行。

举个例子，不擅长整理、习惯推延家务的人，会想像完美无瑕的整洁状态。当他反向推算后，就知道必须花掉半天。这么一想，毕竟还有其他工作要做，便会觉得麻烦，所以延到下次再整理。

其实，只要每天5点起床，“顺便”把家里擦一擦，拖一拖，用不了20分钟，每天都是很干净的。因此，不要给自己设定“大扫除”那样的完美目标，压力太大了。试着做个决定，每天只花15分钟打扫。桌面越清楚，脑子也会越清楚！家务如此，工作亦如此。

假如工作上有真的提不起劲的事，其实做五分钟就够了。对于这种事情，首先要把目标设定在时间，而不是完成的“搞定”状态。这么一来，心里也会变得轻松愉悦。“千里之行始于足下”，慢慢累积的一小步，极为重要。

就我本身而言──真的提不起劲的事5分钟、困难的作业15分钟、重要的工作90分钟，设定时间目标后，再开始进行工作。也就是以5分钟、15分钟、90分钟的期间区分工作。

请你也务必设定一个容易开始着手进行工作的时间。只要踏出一小步，越做越有感觉，慢慢你会发现自己进入了“心流“状态，干劲一股脑涌现出来了。这是因为，当大脑停止运转时，会自动找出“不特别行动也无所谓的理由”；但当大脑运转起来的时候，则自动会思考“继续行动的理由”。

除了限定时间，另一个方法是降低目标的难度，做最简单的事就好。例如，我不要求自己整理完整个房子，我只整理一间房间，或者只整理厨房等。降低难度，就会容易开始进行工作。

相信经过前面的“庖丁解牛”和“小步慢走”，你可以成功战胜拖延症。但重点是，你能贯彻到什么程度？不妨看看王铁蛋的“戒除拖延症月计划”：

王铁蛋决定在7天中，每天着手进行一件被拖延的工作。第一天，他从每天的洽谈报告开始。洽谈报告必须将每天5件访问客户的状况，输入公司内部的系统。因此，他将这个工作分成4个步骤：

步骤1　录下访谈内容

步骤2　语音转写文字整理

步骤3　转写成整篇文字

步骤4　检查错字

目前为止，他感到最困难的部分就是，每天晚上11点才结束销售工作，早已累得精疲力尽，却还要回想5件洽谈内容。因此，每次结束洽谈访问后，他利用碎片时间，将内容存在录音笔里。每一次的文字记录当然相当花费时间和力气，但如果只是说话就简单多了。

走路的同时，他录下今天的商谈重点，在一整天的最后时刻听着录音的内容，可以自己一条条记下来，也可以用录音笔语音转写文字，并书写成整篇文章。利用这个方法，每天撰写洽谈报告的工作竟然变得如此轻松。

隔天，是令人心情沉重的微信/叮叮/邮件回复；第三天，则是制作计划书……像这样，他开始把过去延缓的工作，一件一件完成。另外，他也在待办工作清单上打钩，并写下感想。例如，记录每天做了哪些工作、下了什么功夫、心情如何等等。

请记得，杜绝诱惑坏习惯的终极方法是──每天早上的第一件事，就是利用15分钟做最繁重的工作。当中午过后，精力逐渐走低，来到暮气沉沉的无力期时，则将“分解工作”和“小步慢走”应用于清单上的所有工作。在公司想开始计划工作的时候，可能会碰上紧急事件，让你无法顾及细节事项，因此，早上通勤时间就浏览一下工作清单，写下分解工作和细步缓行，就可以制作出专属清单。

人生苦短，要学会根据人体生理规律，科学运用自己的时间精力。早上的第一件事，就要把“拖延筐”里最沉重的那件工作拎出来“单挑”！遇到倦怠期，则是想办法添加变化，将重复的固定工作分解并可视化，制作执行手册。

制作计划书、新客户开发的经营流程、月报、报告书、会议流程等等，每项都用Excel逐一规划出最适合的作业流程。透过标准化，便不需要每次都一一思考沉重工作的流程，可以从小地方做起。

另外，工作中经常会因电话、紧急信件，或别人临时交办的事项而中断，但由于已经将工作细分为各个步骤，即使被打断也容易衔接上来。

总结

不想面对工作，一拖再拖是人之常情。尤其是需要反复执行的复杂工作、没有碰过的陌生工作、不擅长的工作等等，王铁蛋在经过“庖丁解牛”、“小步慢走”、“每天用好早餐15分钟”这些方法后，拖延症几乎痊愈了。身边的人也开始对他说：“铁蛋，最近成效率达人啦！”铁蛋也增添了不少自信，感觉前途无量，太阳每天都是新的！