五步，让项目经理不再为应标而发愁
应标，是通常需要公司在短期内组建跨部门团队通力协作，进行项目化运作完成的一类工作。对于多数接到应标任务的团队而言，应标也同时意味着匆忙地协调公司资源的支持，紧张地撰写应答和方案，以及无休止地实时反馈进展与开会沟通，特别对于应标周期比较短的情况，加班和开夜车已经成了应标工作的标配。
不同公司对于应标负责人有不同的职位界定和称谓，可能是销售经理、售前经理、商务经理、项目经理或者是专职的投标经理等等。为了避免引起不必要的理解偏差，本文先明确一下文章中提到的「项目经理」角色，无论你的具体职位是什么，只要作为一个应标任务的总负责人，并且希望通过项目管理的方式来开展和进行应标工作，你就是本文中的「项目经理」。
如何能在时间紧任务重的压力下有条不紊地组织开展应标，保证分工安排的明确有序，同时又能便捷直观地实时同步整个团队的应标进展，对项目经理而言是一个非常大的挑战。通常，项目经理可以借助什么沟通工具来协助你完成应标组织的整个工作呢？首先，无论是公司自研的还是互联网的即时消息工具，能用于应标时团队遇到具体问题时的实时沟通和文件传输；接着，我们也可以通过邮件来进行通知、讨论、传附件等等很多事情。但是，聊天信息很难追溯、邮件信息上下文的检索不便、应标文档无法统一管理和存储等等不足，都让即时消息和邮件这些传统的沟通工具容易成为应标工作中的效率瓶颈。
告别繁锁的协调工作，把沟通成本降下来，让团队效率升上去，新型的团队协作工具才是项目经理高效应标的效率武器。这篇文章就从应标项目规划、应标准备、分工与计划制定、文档管理、信息分享与实时沟通等方面，介绍如何通过五个步骤让项目经理用 Teambition 更加高效地完成应标工作。
Teambition 立项和应标规划
项目经理收到应标任务的第一时间，在 Teambition 上创建应标项目，并邀请应标项目的相关干系人加入项目。
同时，对整个应标项目进行规划并搭建项目框架，例如将整个应标项目设置为准备、标书制作和评审、交标和结束四个阶段。
完善应标准备阶段的任务
应标的准备阶段非常重要，作为应标项目负责人的项目经理需要在这个阶段获取标书，迅速梳理清楚整个应标项目里程碑的关键时间点，获取公司的支持资源组建应标团队，安排团队分工并制定计划以及开始标书澄清的工作。
获取标书时，如果需要支付购买标书费用，可以设置子任务来指派执行者；同时，获取到标书文件后，可以上传到应标项目的文件库，并且与对应任务关联，方便共享给应标团队的所有成员。
项目经理粗读标书，是为了迅速了解标书中的关于整个应标项目里程碑的关键时间点要求（如标书澄清的截止时间、交标的截止时间等等），以初步制定整个应标的时间计划；了解标书的重点方案需求（如是否涉及多个不同产品，是否区分技术、商务、售后服务等多个不同模块的要求等等），以考虑需要协调哪些的公司资源参与应标；了解标书应标输出物要求，以便整理出应标输出物内容目录。
注：上图为某公司 RFP （Request for Proposal，常见的一类标书）目录示例
在分享中创建应标里程碑信息，在文件中创建应标输出物文件夹目录，然后将它们与任务关联，也是项目经理粗读标书后的成果体现。
项目经理邀请项目公司内部的相关干系人参加应标启动会，在会上沟通项目背景、应标里程碑时间点和应标内容，分解标书内容（例如商务、技术、售后服务等等）并确定对应部分的负责人。
制定应标计划
应标启动会以后，项目经理已经明确了应标团队和对应分工，可以在项目中各阶段创建任务、指派负责人并设定开始时间（需要开启「开始时间」插件）和截止时间来将应标计划在 Teambition 的任务看板中展现出来。
任务分工设置时，可以应用子任务的设置来有效分解任务。例如点对点应答就可以根据技术、商务、售后服务等不同的内容来划分子任务。
注：SoC （State of Compliance）
所有应标阶段的任务分工都设置好以后，整个应标计划也就基本完成了。
注：上图因 demo 原因将每个任务都指派为同一人，实际项目中不同任务应分配给不同的团队成员
当然，你也可以切换成「时间视图」（需要开启「任务时间视图」插件），在 Teambition 上直观地展现应标各阶段任务所需的时间信息，并根据实际情况来随时进行调整。
注：上图因 demo 原因将每个任务都指派为同一人，实际项目中不同任务应分配给不同的团队成员
集中管理应标文档
为了方便整个团队的文档资料访问，在项目的文件库里，可以根据需要建立不同文件夹将相关文档资料进行分类和统一的存储管理。
应标文档的版本更新并同步给需要的应标项目成员，是一件非常繁琐和容易出错的事情。在 Teambition 的文件库中存储并进行文档的版本管理，可以化繁为简。将关注该文档的团队成员都添加为参与者，文档更新后大家都会在第一时间收到通知。同时，便捷的版本管理将保存每个版本的文档更新记录并标识出文档的主版本，让项目经理在繁琐的应标文档管理中不再容易犯错。
善用评论、关联和群聊
善用 Teambition 的评论、关联和群聊，可以有效促进应标信息共享和实时的沟通反馈。
在 Teambition 的应标项目中，任务、分享、文档和日程也都可以支持评论，方便应标项目的团队成员可以针对具体的应标事务进行意见反馈和交流，而且所有讨论记录也都可追溯。同时，应标任务、通知分享、应标文档、应标会议和活动日程都是可以相互关联，能够极大地促进信息在项目中的共享和连接。例如，在点对点应答的任务中，可以直接将应答格式要求的分享、点对点应答文档和评审会议的日程关联起来，方便团队成员在项目的任务看板中查看任务时，也能同时了解与任务相关的要求、输出物和会议日程。
最后，应标团队成员也可以使用项目群聊来进行实时沟通、信息反馈和讨论。
以上，就是项目经理使用 Teambition 来组织和管理应标工作的五个步骤。
希望 Teambition 能让项目经理不再为应标而发愁。努力工作的你，值得享有更智慧的工作方式。
