活动策划时要准备什么？7个重点要把握好

当确定了活动的大致方案后，就要开始对具体工作进行落实。活动策划时的重点是什么？至少包含下面7个方面。

一、提前宣传

当活动前期取得一定的宣传效果，那么活动的成功率将会大大提高。典型的就像电视节目会提前预告，大型线下活动也会提前遇热。

活动宣传的目的在于吸引受众群体的关注，让人们知道企业即将举办活动。

吸引谁？潜在参与者，让其感兴趣并积极参与；各大媒体，让其对活动的新闻价值感兴趣。

宣传展示什么？企业、产品和品牌形象，以及参与者需要了解的活动信息。

如何宣传活动的特色？两个重点：一是主题要鲜明，清晰地把活动主题呈现出来；二是宣传广告需要简单、真实、刺激，有一定的新意，但有娱乐性。

活动宣传的方式很多样，活动策划负责人需要选择更合适企业的方式，主要有3方面的考虑：活动成本、宣传方式是否触达所需要的受众群体、是否适合活动主题。

例如，一场商场抢购会活动，通过发放宣传单的方式，成本不高，触达的人群年龄层比较泛，但基本活动范围都在附近，能够直接宣传优惠活动的具体信息。

二、确定活动类型

活动目的不同，那么活动的类型也会有所不同。

常见的一些活动类型：

1.促销型

促销型活动以产品促销为目的，对活动策划的要求不算高，在活动策划时需要把握好4方面的重点即可：促销力度、促销背景、促销时间、促销目的。

此外，促销型活动还可能带有其他目的，如增加产品知名度、提高产品销量、提高品牌美誉度、清理库存、过季产品等。

2.内部活动型

内部活动型一般是面向企业内部员工，大致上可分为两类：户外型和会议型。

户外型活动的目的在于奖励、答谢员工，维护员工感情、弘扬企业的价值观、精神等。

会议型活动的目的相对更多，如解决某个问题、推出新品、表彰员工、培训员工等。

三、计划时间

活动的时间和时长，对于活动的效果有很大影响。如果选错了活动时间，则会影响到活动出席人数、出席人的逗留时间以及活动受到关注的程度，从而影响活动最终的效果。

如何确定活动时间？

一般需要确定3个阶段：活动准备时间、活动协调时间、活动开始与结束时间。

根据活动开始与结束时间，倒推活动准备时间和协调时间。活动的开始与结束时间以及活动时长，需要结合活动的目的和内容进行考虑，并留出预留时间。

图自《活动策划与执行大全》

四、安排地点

活动的举办地点，也是决定活动效果的重要因素之一，选择了不合适的地方，会导致活动展现不足、无法吸引受众群体，导致活动效果将会大打折扣，活动目的无法达成。

如何选择活动地点？根据活动类型选择地点。

例如：举办一场晚会，适合在大型酒店或者私人场地；举办室外促销，可以选择在繁华的商场、广场；举办一场线上促销，可以选择在热门购物平台。

此外，选择活动地点还需考虑成本问题，以及交通、餐饮、住宿、服务质量等问题，这需要根据企业可接受范围内的预算进行选择。

如果选择了一个地点，还需要进一步考虑一些当前非显性的问题，如：

图自《活动策划与执行大全》

在确定地点后，活动策划负责人需要把所考虑到的事项都写在合同中，并与场地租赁方签订合同，以便在出现问题时及时找到责任方解决。

五、组织团队

活动策划负责人，在进行活动策划的时候需要组织一个团队，共同完成活动任务。一般来说，小型活动10人以下即可，如果是大型活动，这需要根据活动的具体要求确定人数。

根据团队人员的性格、爱好、技能等进行工作分配，发挥所长。

此外，还需要召开多次会议，征求内部和外部的人员，获取工作意见和帮助。例如：活动策划专业人士、公关公司、活动现场导演等。

六、调查来宾

一场活动中，参与活动的来宾就是主办方最需要服务的群体，所以，活动策划前期，务必明确受众对象，围绕手中的需求和喜好进行策划工作。

对于一些重要的受邀嘉宾，活动策划负责人需要将邀请的客人列在表格中，再三确认客人是否如期到场，以及到场后的进场顺序、就座位置等。

另外，在开始邀请客人前，可以拟定两份客人名单，第一份是主要客人，第二份是次要客人，如果第一份名单中的主要客人不能如期到达，则可立即邀请次要客人补位。

七、互动节目

互动环节和节目环节，是活动过程中的重要组成，虽然不是主体环节，但能够起到很好的暖场效果。

不同的互动和节目，各有不同的作用，具体可参考下图：

图自《活动策划与执行大全》

互动环节和节目环节，是互补关系，比如在一场晚会中，节目表演是主题，但是节目表演之间存在着时间的空隙，用于场景布置或者道具准备，这时候主持人发起互动环节，就能很好渡过这段时间空隙，让观众兴致持续高涨。

核心观点来自《活动策划与执行大全》