如何成功组织50人次的新时代网友聚会？

组织活动最先要确定的是什么叻？当然是灵魂人物的时间啦。

然后，下面是几点干货~~

1.广发英雄帖，找到你的组委会~

俗话说巧妇难为无米之炊。我们都是一只普通的上班族，精力、能力、资源都有限，所以必须广发英雄帖，找到自己的合作伙伴，组建此次活动的组委会~三个臭皮匠顶个诸葛亮嘛~~更何况，有好多女诸葛亮!

那我是怎么找的呢？首先得知道都有些什么活儿吧？所以我就大概拉了个组织分工，如下。

一、活动前期

1.1活动召集，确定参与人数及规模

1.2活动流程设计与组织

1.3海报设计

1.4活动相关物资准备

1.5场地踏勘

二、活动当天

2.1签到表制作及后期整理

2.2全程文字记录

2.3影像记录

2.4现场物资准备及签到

2.5活动计时

2.6收费及可能涉及的多退少补

三、活动结束后

3.1后期视频剪辑和制作

3.2感想收集与整理

分工有了，上哪儿找合适的人呢？

这个问题问得好，合作伙伴真的无比重要！靠谱的合作伙伴，简直是无价之宝！

好消息是，上次组织了一场12人的聚会，我们12只已经心有灵犀一点通，有默契得很啦~

然后我先从这12只里面找啦~结果大家都好给力，能参加活动的小伙伴都根据自己的喜好和特长，秒秒钟就把活儿领走了，好开心！

当然，我们人数有限，有几个活暂时空下来，然后我就在聚会的群里吆喝啊张罗的，就又有靠谱的小伙伴主动请缨了呢~~更开心！

比如，通知发出来没两天，Fan就主动提出要给我们免费场地啦！

（这里插一句，场地是非常关键的因素，现场踏勘很很重要，一方面是确定活动人数上限，一方面是合理安排现场位置。如果是咖啡厅茶馆之类的场地，要提前跟老板充分沟通，确认包场费、人均最低消费之类的，避免变卦。同时还要确认现场家具、电脑、音响设备等的摆放，所以，感谢无比靠谱实在低调的场主Fan！）

再比如，Nikki人在美国，肯定无法来参加聚会，但是我看过她公号，知道她人美歌甜还会剪辑，所以就厚颜无耻地跟她私聊拉她入伙了，啦啦啦！

然后我就建了个组委会的小群，把大家都拉了进来，方便头脑风暴，群策群力！

敲下小黑板：

（1）详细而明确的分工/

（2）相对熟络的合作伙伴/

（3）相对厚的脸皮/

（4）建立组委会小群/

（5）活动场地很重要！

朕觉得，有了这帮小伙伴，天下垂拱而治也！

都有谁呀？来看看呗

一、活动前期

1.1活动召集，确定参与人数及规模：张张、莫莫

1.2活动流程设计与组织：小迎、紫苏、张张、莫莫

1.3海报设计、现场视频创作： Monkey

1.4活动相关物资准备：张张、Fan、莫莫

1.5场地踏勘：Fan、张张、筱爱、莫莫

二、活动当天

2.1签到表制作及后期整理：张张、筱爱

2.2全程文字记录：小迎、紫苏

2.3影像记录：二丫头、sunny（照相）、筱爱（录像）

2.4现场物资准备及签到：Fan、张张、微尘、筱爱、玲玲

2.5活动计时：微尘

2.6收费及可能涉及的多退少补：莫莫

2.7烘焙师：Serena及老公

2.8现场机动：田小茶

2.9现场茶水：愚木

三、活动结束后

3.1后期视频剪辑和制作：nikki

3.2感想收集与整理：小迎、紫苏

请叫我们：女子天团！（是的...都是女生，哈哈哈）

2.建立微信群，制作海报、邀请函~

人员确定了，接下来就得干活儿啦！

这会就是组委会的各位大显神通的时候了...

于是我们有了精美的海报和邀请函，上面附了一个只有7天有效期的二维码（为什么只有7天？因为微信的群就只有7天啊），想参加活动的人可以扫码入群。

张张和我负责在群里张罗大家，每天各种艾特~希望你们没有被我们骚扰到，哈哈哈。

后来，由于报名人数过多，我们设置了报名截止日期，不然无法保证活动质量，得不偿失呢~所以，在截止日期后报名被我拒绝的朋友，对不起啊~~下回我提前私信你们~

五颗星重点：微信群运营很重要！

微信群真是个好东东~（给我广告费吗马哥）

首先，要求入群以“接龙：序号+姓名+职业+自我介绍+想来聚会的原因”的方式报名，这样一是便于统计人数；二是从来参加聚会的原因中，可以归纳总结出大家的关注点，从而确定本次聚会主题；三是便于大家在文字上先熟络起来，我们本是同频者，温热的文字让我们心的距离更加贴近，而且，等见面的时候会有“哇你就是那个说#￥%@的谁谁谁啊”，新时代的网友见面不都这样的么~~

其次，预先活络氛围。因为活动当天参与人数很多，现场时间有限，我预先在群里搞了几个小活动，活跃群氛围，拉近距离，比如猜猜群里哪两个是couple、猜到有奖啊，提前梳理出各自的共同爱好啊之类的（发现了一群头马人！），还没见面呢就聊得热火朝天~~（这样破冰可以省几分钟，不是吗，哈哈哈）

第三，依据自我介绍来确定聚会主题和活动流程。我在看每个人的自我介绍时，明显感觉到大家对于职场的困惑和焦虑，感受到了大家想敞开心扉、寻找同频者沟通、听从专业人士指导的心情，并因此跟组委会的小伙伴们商量，将聚会主题定为“修炼内功心法，化解职场困扰”，将“职场成长故事会”“你问我答，Lily准备放大招”两个环节作为本次活动的关键。

第四，设计调查问卷，进一步发掘大家内心的想法和对活动的期待。其实这个应该在活动流程设置前发放给大家，谁叫我们没经验呢~~

在微信群与大家交流活动流程时，有少数朋友表示不愿意分享故事，只想简单自我介绍。为了更好的把控时间，我设计了个调查问卷，准备分享时区分对待。时间仓促，直接用的公号自带功能，看不到是谁投的票...也无法备注特殊需求...

投票截图

后来朋友推荐应该采用“问卷星”APP，功能确实强大多了（快，给我广告费！）

第五，组织者一定要经常在脑中把整个流程过一过，看看有没有落下的环节或物资~~我就是这样想起了很多...很多...很多....

第六，组织者要定期同组委会的各位沟通细节。我才不会告诉你我和monkey就是这样越搞越大，互相压迫，最后弄出来那个感天动地的视频呢~哇哈哈~

来来来，敲小黑板了：

（1）充分利用群公告/

（2）熟悉每个参加人员情况/

（3）用好调查问卷/

（4）合理设置活动主题和环节/

（5）组织者脑中常有流程/

（6）定期与组委会沟通

再甩一张我们的流程图~

byMonkey@forest

3.活动细节要把控，留有机动人员~

第一，依据活动流程，合理划分各环节时间，并且严格把控住。

比如，活动正式是2点开始，但由于有签到、留名环节，我们通知大家1点45到场（即便这样，也还是有少部分朋友迟到了，不怪你们，天儿太热...）

再比如，职场故事分享会环节，之前调查问卷有朋友说不分享故事，所以设计的是1分钟自我介绍。但是，到了会场，发现每个人都想讲自己的故事！报名说自己不愿意分享的，听到别人的分享，也被带动起来，想要分享。所以这会时间的把控就非常重要了。幸好我们有专门而又严格的专职Timer微尘，耶。

第二，现场物资准备要齐全。

幸好我们有场主Fan，真的是靠谱又贴心，所有我想到没想到的，她都想到了！包括但不限于现场投影仪、幕布、电脑、音箱、现场注意事项、wifi密码等，还专门配备了好几款话筒（因为担心不能使用），连话筒电池都备好了，比心。

比如，我们的后勤部长张张，自己亲自采购就算了，当天还带着老公当司机，4岁儿子来跑腿，好多人都说爱上了你！买的小番茄~

还有一点，我们现场有全程录像，之前上海聚会反馈的经验是，电池很容易用光！于是我们带了5个充电宝，这回电是管够了，但是，我们没想到，内存卡不够用了！所以后来又用手机录了一段....

第三，预留机动人员。

活动现场有很多意料之外的情况，这会机动人员就要上场了，比如帮我们开关空调，给大家指指路、带瓶藿香正气水什么的（其实现场还有主动请缨为大家服务的，比如默默为我们倒水的愚木)

第四，每个环节都应当写到流程里。

大合影是每次聚会都应该有的吧？我也觉得理所当然是这样的，但上次聚会没写在流程里，所以结尾时候就华丽丽的忘掉了...这回差点又忘了，还好有筱爱提醒！

所以，来之不易的合影啊~

第五，默契的合作伙伴太重要了！

比如，我和张张一个嘴型，她就知道我要数据线，一个眼神，就知道甜品上了快来吃啊！！！哈哈哈再比心~

这段儿没有小黑板了，看粗体字就行~~咩哈哈

4.本次查漏补缺~

百密终有一疏啊！

此次有一大bug在于我忘了设定主持人（思路都还停留在上次10人左右的活动了，觉得组织者稍微串下词就可以）...好在我脸皮够厚，对流程也够熟悉，最后结果还算喜人，但毕竟业余了点，下回请专业的朋友自告奋勇啊~

还有一个小bug，为了核准现场出席人数，组委会决定在“互动吧”APP再报一次名，并提前收取9.9元物资费（买水果啥的~）但是，我在通知的时候忘了告诉大家用微信名称报名，所以出现了很多名字对不上的情况...最后我不得不花了几个小时把将近50人的资料反复核实、和对不上的朋友一一短信联系求证...

好处是对大家的了解又多了好几分！！

然后，记得提前用专业问卷调查软件做调查哦~~

还有，下回录像，除了充电宝以外，还要记得多备内存卡！

那什么，在哪里跌倒就在哪里爬起来！希望能充分吸取经验，下次活动组织得更精彩！

5.对于组织者而言最最重要的一点~

当你决定担当活动组织者时，其实最艰难的一步就已经迈过了！

剩下的事，只要用心去做便好，你会聚集龙珠、召唤神龙，全世界 都会为你让路，所有资源都会向你汇集，so just follow your heart！