如何在规定时间内完成自己的报告？

报告超时问题十分普遍

这几天去银川开了个学术会议。作报告的都是那些颇有地位的领域专家。但这些专家对报告时间的把握真是令人尴尬。

有90%以上的报告专家没有在规定时间内讲完。甚至有好多专家准备了六七项内容，在时间要结束时只讲完了一两个。

由于会议安排的密度比较大，大会的主持人只能有礼貌地阻止其继续演讲。这些专家为了让自己的报告完整不得不走马观花地把PPT放映完。导致整个演讲节奏特别诡异。

报告超时后果严重

对于听报告的人来说，报告超时意味着茶歇被迫取消，就餐时间推后，听报告的时间计划被打乱。

对于排在后面做报告的人来说，会隐隐担心自己的报告被挤掉，进而无法集中听讲。这次会议第一天下午排在最后一位专家的报告被活生生挤掉了。第二天上午最后一位原本40分钟的报告被挤成了20分钟。

对于会议主持人来说，会左右为难。既要控制会议的节奏，还要照顾演讲者的脸面，毕竟来做报告的都是大牛。

对于这些超时大牛来说，真的是超尴尬。平日里自己学术地位高，弟子众多，走到哪里都是专家，是牛人，没人敢对自己指手画脚。而偏偏在这么个场合，被无情打断，心中的不爽久久不能消除。

按时间准备是个技术活

以这些专家为镜，我做得真算好的。我自己没有听到时间警告铃声，后来问了几位听众，大家都反应我没超时，大概用了19分钟的样子。

我是这样做时间控制的：

第一步：按提纲做好PPT。我共四部分内容，汇报时间是20分钟。

第二步：对每一部分分配时间。按照重要程度分配，第一部分6分钟，第二部分4分钟，第三部分3分钟，第四部分5.5分钟。剩下1.5分钟用来衔接和应付意外。

这些意外的时间包括打开并播放PPT，突然咳嗽，需要喝水，设备故障排除等。(现场真的发现有人改了存放ppt的文件名称，导致我找不到最新版本的ppt)。

第三步：按这个时间分配方案写逐字稿。需要重点讲的地方，每页PPT最多五行。不需要强调的，绝对两行以内。

第四步：每写完一部分逐字稿就打开计时器讲一遍，看实际用的时间调整内容。直到每一部分都在分配时间内完成。

第五步：都完成之后，完整地讲几遍，把各个部分串起来，看总体是否在19分钟左右。注意，大声地讲、小声地讲、不发声地讲，即使内容相同，占用的时间是不一样的。

按时完成，既是对别人的尊重，又是对自己的尊重。