如何利用工具让学习和工作效率倍增？

我给自己打上的一个标签，就是“工具控”，在工作和生活中，会接触以及使用到各种工作来帮助我提高工作效率。但实际上工具只是我们拿来辅助工作的，一味得研究工具的使用反而本末倒置了。

看着我手机里躺着的几百个app，抽出一个周末的午后，进行了整理，留出常用的，越来越觉得使用工具，其实关键在于背后的工具思维，而不在工具的本身。

首先要清楚什么是工具化思维，一开始，我只是用工具，并没有从思维层面去想为什么要使用这个工具，以至于会陷入一个误区，就是为了用工具而用。

后来听了一场关于运营工具的知乎live，才明白运营思维是什么，我自己后来重新内化理解为这4点。

我们使用工具的最终目的是看清楚工具背后的逻辑，能产生什么样的效果，在应用的时候还要思考具体的应用场景。

有些工具的使用是会付出一定成本的，包括时间、金钱成本，在学习工具的时候要考虑到会付出的成本能否带来足够的回报。

工具思维有个总的原则就是：遇到痛点，试着用工具来解决。真实场景里面，很多时候，我们遇到的问题，在我们之前肯定也会有人遇到过，这时候，就可以去搜索看看这个问题有没有工具可以解决。

都是做新媒体的，相信我遇到的一些问题，你们也有遇到过，我一直有个观点“用前人踩过的坑给自己填坑”。

我的工作中，有很大一部分就是做内容，以下讲的是我的一些经验，肯定专业性比课程内容差远了。

大体上，从找选题、素材搜集、找图片以及文章撰写这几个方面来说说我遇到的一些问题，以及怎么运用一些工具来帮助工作的。

首先是选题，做内容的都知道，选题决定了文章的一半，有时候写半天文章，选题不好，最后的数据也不会太好。

刚开始工作的时候，由于是日更，写一段时间就感觉自己被掏空了，因为每天都在输出某一个主题的文章，而输入速度是明显跟不上的，我的老大又要求每天发原创内容。

我面临的问题就是，没有针对性得建立自己的选题库，毕竟不是每天都有热点，要保证内容输出的可持续性。

感觉我是一个善于做整合的人，在听课的时候，能够解决同一类问题的方法，我会整合在一起。

比如，这里开拓选题的四种方法，BlueMC是有次在群里看小灰老师在用，web scraper 爬竞品文章是三节课里爬虫限免课里学到的，人机料法环选题树是安可老师的选题课里提到的，即刻app订阅行业资讯是听彭小六分享里学到的。

在使用工具的时候，可以问自己几个问题：1.我学习这个工具是为了解决什么问题？2.我从哪里学到这个工具的，源头在哪里？3.对于这个工具的用法，有更权威的方法吗？4.是否可以替代已掌握的工具？

比如，在BlueMC和web scraper的使用，一开始想着会有重复，问了第4个问题之后，发现两个工具的功能不会完全重复，可以结合起来使用。

我一般拿BlueMC来爬取竞品的历史文章，根据文章影响力的排序来寻找选题，填充选题库。而在发现BlueMC这个工具之后，web scraper就被我拿来爬取知乎的问答了，再结合Distill Web Monitor来做数据监测，看到哪些问答的曝光量比较高，知乎上浏览量大的问答都会是一个好的选题方向。

知乎上有一个问答里有讲这个工具的使用场景

https://www.zhihu.com/question/36546814/answer/177828992

通过这样的方法，我把竞品的文章整理出来一个很大的内容库，就算是只看影响力排名高的选题也有不少，虽然在很大程度上填充了选题库。但从另一方面，这些选题都被写烂了，没什么新意，按照这个方法，找的选题，在网上同质化的内容太多了。

这时候就想起我之前学的，用人机料法环来拓宽选题思路，以树状的结构去发散思路，把多个关键词进行组合，看看能不能碰撞出新的思考，这样得出的选题，重复性就不会那么大。

在实际工作中，我也发现，关注的公众号太多了，有时候想找一些行业内的号，或者是自己关心领域的，一是比较难找，二是自己的注意力容易被别的信息分散。一直听有人说公众号怎么不出一个分类功能，既然没这功能，也可以借助第三方工具来实现。

有个app叫即刻，可以实现分类订阅关注的公众号。可以用来监测竞品或相关公众号发布的内容，免受公众号小红点的打扰。

一开始，都是确定一个选题，然后再去找素材，自己也意识到了，这样的工作顶多是在做文章的整合，称不上是在写作，于是，我就有意识得去听一些别人关于写作的分享，很多人都提到的一点是建立自己的素材库。

用得最多的就是印象笔记了，很多人使用这个笔记工具，因为市面上的大多数app都支持保存到印象笔记，且可以保存微信文章。但很少有人用得好它，大多数人都是把内容一股脑得往里塞，放在里面的内容也不进行分类整理，堆在里面的仍然是信息而不是知识。我在使用印象笔记的时候，会有一个素材收集库，对一篇文章进行整理之后，会把素材按照故事、知识、金句、观点、图片来进行分类，并打上标签，当写文章需要哪些素材再来进行搜索，会高效很多。

但有时候，我觉得一篇文章里面的某几句话很好，但我又没有必要保存一整篇文章，这时候就可以用到一个工具叫方片，手机上有app，电脑上也有浏览器插件。主要用于碎片文字的摘录，也可以把多条摘录合并起来，同步到印象笔记里面，在碎片化内容摘录的同时，会有链接显示出素材来源，要回归到这个片段的上下文也非常方便。

有时候，会做一些内容整合的工作，可能会打开多篇文章，需要复制素材里的多段话，又或者，操作错了，想要复制剪切板之前的内容，难道要再翻回去找吗？可能还找不到了呢，这时候剪切板工具就必不可少了，win版推荐Ditto，我mac上用的是Paste

除了文字素材，还有图片素材，花瓣网肯定大家都知道。虽然可以建立自己的画板，但图片多起来了，不好做分类，也不好找。还有的时候，一篇文章里的配图风格、色调都要进行统一，就想找找看有没有一个工具能够实现这些需求。

偶然的机会在曹将的微信公众号上看到一篇推送，推荐了一款专业设计师收集图片的软件，叫eagle，我又在少数派上搜了一下这个的使用，并把这个和花瓣结合起来使用，这个工具的主要的功能包括，可以快速导入花瓣看板，记录文件来源信息、给图片加标注、按颜色进行筛选。

在听三节课的一些课程的时候，我发现几个不同的老师，都有提到SOP这个概念，也就是标准化工作流程，工作有SOP，我就思考写作可不可以也建立一个SOP呢，把写作的流程进行固定化，会减少很多不必要的时间浪费。

接下来讲讲我的写作流程，这里会用到两个工具，石墨文档和Trello，石墨文档是一个可以在线协同的文档软件，它的同步速度很快，并且可以进行多人协同，还有就是可以随时保存。

以前在用word的时候，得时不时保存一下，还得注意文章排版，如果遇到多人对同一篇稿件进行修改的时候，还得一篇文档发来发去。

用石墨文档就可以解决掉word这些体验不够好的地方，用表格还可以进行项目跟进，掌握协同人员的进度。

还有一个工具叫Trello，本来是一款任务管理软件，我拿来做写作的工作流，这个工具，最早是在少数派的一篇文章提及到了，我就去搜相关的使用方法，然后形成了自己的一套写作流程。

这个其实也可以推广到团队，进行团队协作，比如说，有的公众号可能是多个人负责，难道要拉个群每天讨论谁谁谁写什么吗？在这个软件上，就可以实现选题的收集、排期、任务分配、文章留存等等。

下面具体来讲一下怎么用的吧。

Trello是以看板形式呈现的，第一栏Info放的是不同应用场景的模板，我根据我的工作内容，列了三个板块，分别是文章选题、话题推送、知乎问答。

第二栏Content Idea放的是随时收集到的关于选题的想法，放在这里的也不一定写，就是有个地方可以把灵感收集起来。

第三栏Pipeline（ready to be written）是准备写的，我一周会固定好一个时间提前安排好下周的选题，一般是在周三，就从第二栏里面，对选题进行筛选，选出5篇放到这一栏里，再分别定好排期。

右边这个就是选题的模板，在做这个选题之前，对这个选题有大致的了解，为什么要写这个选题。

第四栏In Progress，我一般只放当天要写的选题，保持专注。

设置第五栏Ready to ship，是因为有的时候一天写的文章不止一篇，可能发布的时间不一样，写完还没有发的，就放在这一栏里。

最后一栏shipped，放的就是已发布的文章，在这里进行文章内容的沉淀。

不用担心文章写多了就找不到，Trello还有搜索功能，还可以分标签显示。

最重要的是这个还可以进行团队协作，可以添加成员，把具体某个看板内容分配给某个人去完成。

如果你对这个工具感兴趣，有没听懂的地方，也可以在私底下和我交流。我之前也写过一篇文章来讲这个写作的工作流，可以看下我发出来的文章链接。

https://mp.weixin.qq.com/s/d7YNAJ8ybCJkqdLp8BHgYA

上面讲完了内容创作、编辑排版，在我们的日常工作中，还会遇到一些琐碎的工作，也有一些工具可以去解决，比如说文章要发布在多个平台，可以用微小宝多平台助手。

有的时候，我们对公众号后台的用户回复看到得不是那么及时，这时候可以用到一款Distill Web Monitor的浏览器插件，这个插件是一个神器，功能不止监测用户消息那么简单，谁用谁知道，有一篇知乎的问答里面提到过，可以在我发的大纲里找到。

再有就是进行自我量化，我之前有过明明在找素材，结果一刷网页就停不下来的时候，想知道一天自己花大量的时间在哪里了，可以试试Rescue Time这个插件，让你的时间看得见。

很多项目管理都会用到甘特图去把控项目进度，做个人工作量化的时候也可以用到甘特图，用excel做就可以，不知道甘特图是什么的可以百度一下。

重点讲讲怎么提高工作效率，涉及到一些时间管理和复盘方面。

首先是日事清这个概念，简单来说，当天的工作结束就要做一次清理，包括你的桌面，你的想法。

看过我的桌面就会发现，我的桌面上基本没有应用图标，想打开什么文件也不需要到文件夹里面一个个翻，用到的一个软件叫everthing，具体的使用方法可以看我发出来的链接。

https://www.jianshu.com/p/373d81a2b927

每天除了要将键盘清空外，还有就是要将想法清空，意味着需要记录下来，我是在石墨文档里做了张表格，每天写下今天完成了哪些事情？今天学到了什么？接下去有什么计划？今日素材收集、其他需要记录的备忘。

以日为单位的复盘，更容易记得自己具体某一天做了什么。再以周为单位进行回顾，更好指导下周的工作。

至于时间管理亦或是日程管理，这里推荐用滴答清单，我自己是用的omnifocus，只是这个学习成本比较高，在这里就不多做推荐了。

有一个让你保持专注工作的工具叫番茄钟，具体的使用方法是每工作25分钟，休息5分钟，在那25分钟内专注做一件事情。有时候写稿会拖延，我用这个工具，能够把拖着一天完成的工作，在两小时左右就搞定。

还有workflow的使用，这个就相对比较高阶了，但用好了绝对是神器，知乎上还有一些论坛里面有一些大神写的workflow有需求的话可以直接拿来用，我现在还不会自己写这个的代码，但大部分需求都能搜到。

比如我在手机上看到文章里的一段话，想作为选题放到Trello里面，复制，下拉消息框，点设置好的workflow就可以实现了，但如果我想要在这个功能之上加上一个保存来源链接这个需求，也是可以实现的，只是没人写出这个workflow，有一定基础的就可以自己写。

再来推荐几个辅助工具，讯飞听见可以实现音频转文稿，因为很多付费课程都是以音频的形式呈现，听的时候就需要边听边记录，有时候是来不及的，这个工具就可以实现边听边转成文稿，有点不好的就是这个是付费的，也在找免费的替代品。

第二个是幕布，应该是我使用频率最高的一款软件了，用这个可以做树状结构的笔记，而且可以有无限层级，还能一键生成思维导图。

石墨文档之前提到过了，再亮眼的地方在于协同。

xmind是一款思维导图工具，我后面PPT里的思维导图，就是用这个做的，现在有两个版本，一个是xmind 8功能齐全，一个是xmind zen 颜值高比较轻量。作为一个颜控，我用工具都要看颜值。

最后推荐的这个是我最近才接触的，双拼输入法，不，也不能说最近才接触，早在两个月前，和一个同事一起写一篇稿子，她的码字速度简直碾压我，用的就是双拼，就一直想学学，到这周才开始用起来。

用了那么多年拼音输入法，突然换成双拼也是有原因的。主要原因是可以提高打字速度，降低错误率，边际成本是递减的。

比如说，我打降低这个词，原本需要打7个字母，用双拼，只用打3个字母。刚开始的时候，还在想好麻烦啊，还要记键位，我就写了张纸，打字的时候边打边看。我昨天才开始练，就写这个ppt讲稿的时候练习了一下，就把键位记住了，等熟练之后，就真的可以用“键步如飞”这个词来形容了。

以上就是我关于工具使用的经验。