神奇手账：让一切井然有序
文/一剑江湖
“最近入了手帐的坑......"谈到手帐，大家都是这么开头。
入坑的过程相差无几：先在知乎上看大神晒图，然后去豆瓣找小组，接着去淘宝种草。这样一圈下来确实挺费事的，而且烧不少钱。有人乐在其中，有人觉得本末倒置。
遍寻攻略无果，图片看得我眼花缭乱。所以直接找了最省事的学习方法——先看书，再看分享。
和内容相比，书名算是有点夸张了。按照大家的分享来看，手帐起码分为：美食手帐、旅行手帐、读书/学习手帐、行程手帐、自我管理手帐、理财手帐、电影手帐等等，不胜枚举。这本书其实应该只是行程手帐使用指南的一部分。
对自己而言，这本书还算有点用处。分享给大家。希望对正在学习做手帐或者对整理收纳、时间管理感兴趣的朋友能有所帮助。
楼层直达——
本文大纲
整体印象
1. 全书概要
不比较手帐本的品牌，也与配图和排版无关，全书单纯地围绕“如何利用手帐提升自己”，分享了作者眼中高效实用的手帐内容编排及注意事项。
关键词：手帐，时间管理，整理，做笔记的方法
章节名称过于繁琐，简要概括了下，主要包括这五个方面：使用手帐笔记本的基本原则，时间管理，整理相关，情绪调节和人际关系。
2. 推荐理由
全书的观点比较零散，但胜在描述细致，图文结合，比较适合“以前基本没有记录习惯现在开始想利用手帐改变自己”的人。
对有记录经历和做手帐体验的人而言，这本书就是关于如何充分利用“月计划表”，“周计划表”，“笔记本后空白页”和“小笔记本”的个人分享。
3. 保留意见
有些地方说的太繁琐，而且“月计划表”和“周计划表”上要写的内容有相当一部分是重复的。这很让人怀疑，花费在“记录”这件事情上的时间和精力会不会有点多。
精英与普通人的最大区别就在于使用笔记本的方法。——佐藤惠
接下来，就是关于本书内容的分享部分——
一、正确使用手帐笔记本的基本原则
（一）手帐本
- 月计划表：记录与工作、家人或者朋友之间的约定
- 四格划分：将月计划表中每一日的空格由上至下分为四等份，分别记录：和谁、上午、下午、下班后等时间段的预订行程
- 在最上面一行可以记上关系较为密切的人员预定行程（如：科长出差）
- 月计划表尽量以可公开的形式填写，私事用自己看得懂的符号来表示
- 与他人的约定，在事项面前写上时间（如：15:00小组汇报）
- 周计划表：检视每日进度，记录自己想做的事
- 记下需花三十分钟以上才能完成的、重要的事情
- 自己想做的事（待办清单），在事项前面加上勾选方框，完成时勾选
- 尺寸：随身携带为最佳
忙碌的人最好选择字段空间较大的笔记本，需要抓住灵感和创意的人最好再准备一个小笔记本。
from《神奇手帐》
from《神奇手帐》
（二）四色笔记规则
- 蓝色：工作（冷静执行）
- 绿色：私事（娱乐计划，或令人期待的预定行程）
- 红色：健康等重要事项（危机管理）
- 黑色：杂事（生活有关，平常心）
- 绿色荧光笔：标记假日（更好地休息和工作）
这样一来，一眼就能掌握自己的“私人计划”所占比例，从而做出调整，减轻生活压力。
二、时间管理
（一）更有效率地工作
天天加班的主要原因之一，是无法确实掌握花费在工作上的时间。
工作被迫往后延的原因，是对“完成工作的时间”预估过于自信。
from《神奇手帐》
如何让自己工作的时间“看得见”？
第一步，在周计划表上圈出每日工作开始时间，画上箭头指向结束时间（蓝色）；
第二步，用时钟提醒，提高决心和信心；
第三步，拉长箭头代表时间延长（自己预估偏差），用虚线代表加班时间（出现突发状况）。
补充：
- 在月计划表周一写上工作时间即可，特殊日期时特殊标注
- 在周计划表上用蓝笔，圆圈，箭头，虚线，延长做标记
- 在周末可以安排手帐时间，记录自己下周的大致安排
（二）下班后提升自己
- 找出真正可以自由运用的时间，将全部行程写在手帐上，让可自由运用的时间“看得见”。
- 定出一个想达成的目标，写在周计划表每日字段的上方空白处。目标不能过高，也不能太笼统。比如，把“提升自己”换成“读十本与工作相关的书”。
- 拆解出为了达成目标必须采取的行动。因为与期待有关，所以最好用绿笔写。比如：周一查阅时间管理畅销书，周三下单买书，周日之前读完其中一本。
- 确定执行的具体时间，画上勾选方块儿。
（三）每月行程规律（每月行程表）
- 作用
- 使生活过得有规律，方便自己准备所需物品
- 发生临时状况，行程冲突必须改期时，不会手忙脚乱
- 用法
- 将基本上不做变更，有冲突时也要优先进行的行程，即在每月时间表里（利用笔记本后空白页，4×7表格）
- 每周都会进行的工作，也可以记下
- 预计偶尔会有所变更的工作，可画上波浪底线，或写在该空格的最下方
- 以这些活动为主轴，加入每月或每周新的预定计划
（四）年度目标达成
人都有个习惯，只会着手进行眼睛看得到的事物，或是迫在眉睫的事情，所以容易将眼前的事摆在第一位。然而，事实上，越是长远的事情可能对我们越重要。
from《神奇手帐》
制定目标时注意：
- 一年内可完成
- 值得实现
- 正中央写下今年的主题，周围写下相关目标，就不会顾此失彼
- 可数字化的事物＝目标，不可数字化的事物＝主题
比如存款1万元就是目标，珍惜金钱就是主题。
（五）避免错过重大活动
只在脑海里空想的话，无论什么计划都难以实现。
from《神奇手帐》
（六）度过充实的每一天
秘诀在于预留“拖拖拉拉的时间”。
- 将月计划表上没有行程的日子安排为休假日
画上绿色框框代表可以安排私人行程，比如和朋友去打球；用绿色荧光笔涂满颜色代表完全休息日，就是什么也不做，让大脑和身体得到休息。 - 这样一来，“休息”也是预定行程，可以降低浪费时间的罪恶感。
- 如果实在觉得闲不住，起码也要确保有半天的休息时间（比如上午休息，下午准备考试）。
（七）寻找快乐（□每日一绿）
- 尽量不花钱或者低价完成的事情
- 可单独完成
- 自己会有所期待
比如回家时顺路买瓶啤酒，而不是和朋友喝一杯。
对经常喜欢购物的人来说，单纯的描绘购物清单，想象这件事，本身就能让她感到快乐。
（八）绝对禁止清单（保持健康）
工作和私生活不分，一定会生病。拥有健康的身体，才能发挥最佳表现。
- 作用
- 保持健康
- 使日常生活不再一成不变
- 技巧：用替代方案解决
比如，“周末避免收发工作相关的邮件”的替代方案是：周一提早上班回复。
三、整理大法
（一） 邮箱
- 分类
- 必须回复
- 立刻回复
- 稍后回复（设定为“草稿”状态）
- 不必回复（设定“拒收”）
- 回复今日所有邮件（养成习惯）
- 确认工作进度
- 新增一个文件夹，以当前项目命名；
- 每周检查一次收件箱，将工作完成的邮件移动至此，确认工作进度。
（二）通讯录
- 年底准备贺卡时进行
- 记在12月月计划表待办清单中
- 难以取舍时，原则就是：想起这个人时，自己会不会有期待的感觉
- 通讯录空下来后，还能让我们遇见更想认识的人或更好的机缘
（三）备份
- 最好每周备份一次
- 记在周计划表“待办事项”上
- 月计划表也可重复记上，日后可知道最后备份是哪一天
（四）灵感
灵感常在放松时出现，所以休假日十分重要。
- 在手帐本上记下“小手帐本上有记录”
- 发送点子电子邮件
- 主题加上日期，便于查找。
- 日后可以打印出来，贴在小笔记本上。
- 每周最少定期整理灵感邮件一次。
- 小笔记本封面上写下开始使用和使用完毕的日期，加上流水编号
- 最好用同一尺寸笔记本（三十张左右最好），便于收纳
（五）文件
- 整理节点
每天一次，每周一次，每月一次，每三个月一次，每半年一次，每年一次 - 丢弃的原则
- 其她人持有相同文件，而自己不是那么需要
- 已有原始资料备份
- 过一年以上，未来使用概率极低的文件
- 小技巧
- 书面文件：透明活页夹或者资料箱
- 电脑资料：新建专用文件夹
（六）书架
以“现在想看的书”，“现在应该读的书”为优先，能大大提升阅读的质量。
- 每三个月整理一次（□整理书柜）
- 分类：保留，丢弃，卖掉
- 将看完的书（书名与书本处理方式）记在周计划表当天字段上
（七）办公空间
周计划表，下班时段，□整理桌面
- 避免拥有重复性物品，果断留下一个
- 借用她人物品当天归还
- 规划每个东西应该归位的地方
- 规划一个翻开手帐的固定位置
（八）衣柜
- 换季时期
- 分类：保留，丢弃，送人/卖掉（原则：回想购买心情，决定去留）
- 春秋常用，冬夏对调
小结
整理的第一步其实非常简单——分类。
然后再对每一类进行处理。
（感觉上面说的全是废话了有没有……）
四、效率购物
（一）购物清单
from《神奇手帐》
- 尽可能详细地描述出想买物品的细节与金额
- 买到手后用绿色荧光笔做记号，重温买到时的喜悦感
- 将实际购买金额记上去，买少赚到，超支也会调整自己对金钱的概念
- 购物后，在周计划表上用图文框记下自己购买的物品与感想（看看自己是不是“压力型购物”）
（二）支出明细
- 明确可用额度
- 减去存款目标后，计算出本月可用额度
- 预先记下预定行程与金额，比如“聚餐五百元”
- 用红笔记下非预定支出。已扣除使用额度等于下周可用金额
- 不必记到个位数，避免增加对账的压力
- 误差大＝小钱花得多
五、实现梦想
（一）永远忙碌
对永远觉得忙碌的人来说，他可能把待办清单误认为是备忘笔记了。
二者的区别在于，待办清单上能够区分今日待办和非今日待办，而备忘笔记只是一味的增添自己将要做的事情。
对策：
1.尽可能将内容细化
2.写出大致需要花费的时间
3.无法在一天内完成时，写下真正的截止时间
这样就能简单列出事情的优先级，而不用特意去区分紧急-重要模型
（二） 缓解压力
利用文字的磁场效应
- 在周计划表上方记下成功的感受，完成时做笔记更能加强效果
- 技巧
- 使用正面词句，顺利完成而不说不要搞砸
- 用肯定句过去式，比如合作可以谈妥/合作谈妥了，而不是谈妥合作
（三）必胜模式
- 每天找出一件好事记下来
- 小反省，思考：下次怎么做会成功
六、人际关系
1.感到挫折时怎么办？
具体描述感受，思考原因和对策，下次就能事先预防出错。
比如：同事没跟我交流才会出现问题，如何请对方汇报，经常联系，隔两天确认一次进度。
2.初次见面如何避免冷场？
事先准备可能聊到的话题，记在周计划表预定会面当天。
3.谁是难以相处的人？
因为自己而变更的行程，画上双删除线因为对方而变更的行程，画上×。一眼就看出来啦。
4.行程撞期怎么办？
以较为期待的那一边为优先，或者记下下次一定一方优先，减轻自己的罪恶感
增加内心感觉期待的机会，就能激荡出更多新发现或机缘，也能使自己内心得到疗愈。
5.如何回绝对方？
假装把自己的月计划表无意中让对方看一眼，就知道自己有多忙了。
6.关于人脉
能让你成长的对象才是人脉。
- 列出一张崇拜人物清单（比如，对独立创业可以给予建议的人，成功独立的人，熟悉室内装修行业的人）
- 多留意对方会出席的活动或者座谈会。就算找不到和对方当面交流的机会，也能从中学到不少东西。
7.冗长的会议
- 事先准备与沟通，比如制作，草稿，准备数据时善用图片或者照片
- 坐享其成也无妨啦，会议的时候可以引导他人提出建设性意见
- 实在没事儿，就整理手帐吧
小结：
这些问题的解决方案，概括起来只有四个字：未雨绸缪。
先做出假设，然后采取行动，手帐在这个过程中起到的作用就是提醒而已。
这本坑爹的书终于总结完了。
如果想要了解更多更好玩的手帐干货，请回到上面第六部分的第六个问题。
就是找到自己崇拜的手帐达人、搜集相关分享，然后自己一边实践一边学习啦。
