如何做会议流程图

今天我们来单独讲讲会议策划。

日常工作中，我们或多或少的遇到需要组织会议和活动的任务，

如果我们有前期周详的策划和思考，就可以轻松的进行分工和配合。

在这里我们把会议的举办分成两个部分：前期筹备和现场策划。

在此我们列举了一个大型的演讲招生会议策划作为案例。

一起来看看，这两个阶段的工作思维导图可以怎么做？

一、价值点

1、全局统筹

会议的流程设计类似项目策划，因为会议策划也涉及许多的人员和资源的调配问题。

使用思维导图进行统筹，能让我们的会议环节更流畅，收效更好。

2、活动备案

会议的组织和策划需要一定的经验。

所以，如何将好的会议策划经验保存下来，并传递给其它团队成员，是每个组织都在考虑的事情。

如果我们将每次活动的工作流程通过思维导图进行设计，就可以保存下更完整而实用的会议策划材料。

既便于我们整理出文档版的工作手册，也便于流程改良。

二、会议流程案例

1、演讲会的筹备工作

这是一次演讲招生会的筹备图。

图中一共有三个部分：1目标设定，2达成目标的关键点，3具体准备工作。

第一部分是演讲会的目标。分别是实现招生，传播知识和品牌推广；

第二部分是实现这三个目标的关键点。

1、实现招生的关键点是：老师选择、课程设计、现场配合；

2、实现知识传播的关键点是：了解听众需求和丰富课程内容；

3、实现品牌推广的关键点是：突出企业标识、赠送特色小礼品和微笑服务。

我们可以看到，图中对每个关键点的实现方式都制定了相应的行动计划。

第三部分梳理了四个准备工作：对外宣传的计划，邀约客户的计划，物资准备的计划，以及员工培训的计划。

2、会议现场工作

会议现场的工作流程较多，一共分为四个部分：

1开场之前的场外工作，2开场之前的场内工作，3开场之后的授课流程，4课后答疑环节。

由于内容较多，我将电脑上的一张思维导图分成上下两张来呈现。

其中场外工作包括：迎宾，接待和门口站位；

场内工作分为领位和舞台上配合；

授课流程由主持人和主讲老师共同完成，图中有四个环节；

最后的课后答疑分为场内答疑和门口答疑。

每个工作项目在图中都有详细的操作指导，比如由谁负责，每个人做什么工作，工作要求和步骤是什么，等等。

图中用蓝色填充，标出每个环节的核心负责人；

长方形框线，标出了仪表仪态的统一要求，波浪框线，标出了正式演讲课程的内容；

同时，虚线箭头表达了“表格”与“验表”之间的对应关系。

三、绘制指导

第一步：明确会议目标

首先是画上中心图，并填上中心词语。

然后在第一个分支上画出会议的目标：

比如，“在什么时间和地点，组织什么会议？”，“目标邀约人数？”，“会议的理想效果是什么？”等等。

我们可以用白纸手绘草图，很便捷。

第二步：找到会议成功的关键点

第二个分支是根据“二八定律”的特点，思考成功实现目标的核心要素。

比如，“最重要的会议流程是什么？”.“会议筹备的关键任务是什么？”等等。

第三步：制定会议流程

在思维导图上，具体发散出会议组织的各个环节要点。

第四步：设置岗位分工和操作要领

在每个环节上，详细设置负责人、具体环节和操作要点等信息。

四、小结

1、会议筹备是起点，包括：目标思考、关键点探索和具体准备工作计划；

2、较完善的会议现场计划，需要有清晰的流程和责任到人的分工；

3、会议思维导图是一个立体的会议管理操作手册，也可以为下次活动举办进行备案。