实践中制作商务文本的几个小窍门

从万达招聘保洁经理都要求会做PPT，可知商务文本制作对于职场之重要。企业之所以把它作为一项不可或缺的应聘条件，是因为商务文本的制作能反映一个人的信息收集和提炼总结能力。

把自己想表达的东西总结成书面形式是个 非常重要的过程。这就是商务文本的制作。在会议上做汇报时，与客户交流时，与对方合作时。商务文本就是最重要的武器。是我们准确传达思想，有效说服对方的重要工具。

可对于初入职场的人来说商务文本的制作却是个难题。其实这里边最重要的原因往往是思路不够清晰。商务文本的制作也有一套模式，整个流程只需分为五个步骤：

1.制作文字信息。

2.制作图标。

3.制作幻灯片。

4.制作资料包。

5.制作资料群。

文本制作五步骤（图片来源于《精准表达》）

文本制作五步骤（图片来源于《精准表达》）

我在实践中,发现结合高田贵久先生所著的《精准表达》一书中所写的方法边学习边实贱。，掌握其中小窍门，制作起来确实比较容易有成效。下面简单说说这几个小诀窍：

一　利用模板

老师曾告诉我们。：用模板制作商务文本。相当于用组装的方法整合一整套的资料群。它最大的便利是可以随意提取文本中任意的一部分，另外用于其他需要的地方，灵活性十足。

而且用模板，结构把握非常明确。因为资料是按照商务文本整体的制作顺序：资料包，幻灯片，图表，文字信息这五个步骤使用模板制作成型的，使用的时候非常清楚哪个部分要讲哪些内容，整体逻辑结构相当简单易懂。主管最喜欢使用这种ＰＰＴ进行演示。

二　抓住最基本的要求：“一目了然，清晰明白”。

首先不要违反大众的阅读习惯。

1.按照从左上方至右下方的顺序排列语句。因为这是大家的阅读习惯。

2.保持图文一致。如显示产量的增加则应用朝上的箭头表示；销售下滑应用朝下的箭头表示。

3.强调重要信息。最想传达的信息字号不能小也不能放到角落里。应该把最想传达的信息放在最显眼的位置，用粗体大字对其进行强调。

4不同类别的事物不宜使用同一符号表示。比如在展望未来和回顾过去，需要用不同的图标来区别开。

三　商务文本要制作得简洁明快。要抓住三点：

1删除多余的信息。只需要把最想表达的信息浓缩成简短几句，用最小限度的信息量驾构商务文本。记得“简即美”。

2删除不需要的文字。很多人犯这个错误，把大段文字放在PPT上作说明，这其实是不可取的。

图片来源于《精准表达》

3.删除不必要的属性信息。即颜色，形状，线条，粗细，字体，阴影等，用于装饰的文字和图形。过多的使用它们，会让读者感到视觉疲劳，造成混乱。

图片来源于《精准表达》

四　记住制作出的商务文本要让人一看就懂。而不是让对方对着文本思来想去。制作文本成功的原则是“不让对方有思索的机会”。

以上是制作商务文本的总体思想。还有每个步骤的细节部分请关注我的文章，之后有待更新。