办公室管理的小技巧
办公室管理的小技巧
Todywu2017-3-29
序言：企业需要有一个办公场所，从大到小可以结合实际情况，不同用途，不同使用者来设定，即便是一张简易的台子，那也可以用来办公。我们谈到的管理办公室，自然不是一个人一个办公室管理着一个企业，自然有很多格局，比如划分细化的部门，每一个部分有不同的职位与人手。一个大的集团公司，其办公场地之大，人员之多，操作的内容之广，这不是我们简单三两句话可以讲清楚的，当我们走进这种集团办公区域，明显可以感受到企业文化，所经营的风格等。如果没有前台引导，或者没有熟人，想找某某部门或者细化到找某一个人，估计一时半会也没法找到，因为这些只有内部专职人员才知道，再有更大的办公场所，内部人员也只是知道自己那一块，别的更多内容就不知道了，正比如网上疯传的豪宅，当两个男女主人进去后，通过无线电联系，结果彼此找不着对方，后来把这豪宅也卖掉了。当我们进入微软公司基地，我想说真的找不着北。在这里我们看着有点大，但是，无论所占的区域大小，其管理必须有一套完整的系统方案，以及应急处理方案，这样管理才会让整个办公室保持流畅对接，让办公室人员流动率降低，让大家充满激情，让大家看到希望。我们需要这样的办公环境，我们需要这样的团队！
管理制度：大家都知道好的制度可以管理好任何一个企业或者部门，而执行力度才是最终决定胜负的砝码。一间大型企业中相对管理成熟，几乎实行绩效管理办法，在集团公司或者大型企业也都效仿这种绩效管理制度来约束员工，在外界看来很有成效，于是，很多小型企业也有板有眼的学着这种绩效管理，结果有名无实，根本就是闹着玩，没有实质性的意义，尤其是家族企业管理。这种管理的性质发生了改变，收效甚微，甚至适得其反，出现更多的管理漏洞。因此，企业不一定靠绩效这种自己都没办法控制的管理办法，有更多管理制度办法更加适合管理企业。在办公室管理中，绩效同样对成熟的企业且较规模较大，有一百人以上的办公室职员，用这种绩效制度，而且执行者相当灵活，具有相当资深的管理才能作为执行者，这种管理办法不是说不好，一样能起到立竿见影的作用。办公室管理制度中，大小企业都适用的办法，那只有奖罚分明，执行力度到位。一个制度健全，管理到位，执行力度灵活且恰到好处，没有哪一位员工不服从，这种管理办法已经到了企业为主导，员工执行，管理监督，使得企业在管理上得到认可，企业处理良性发展。因此，管理制度，首先从办公室开始执行，然后再下到基层员工，办公室尤其重要，这也是带头作用。我们更应该看到绩效管理的弊端。
办公室权限划分：从董事长、助理、到以下各部门，形成一个完整的分级管理，对各级部门设定权限范围，平级部分的衔接，上下级的衔接，这要一个相对比较灵活的管理办法，如果仅仅从大方向，用框架划分的做法，很多企业都是这么运作，大家都能耳熟能详，如果要这里给一个企业管理分布图，没有太大的实在意义，因为大家都懂，关键在于这些部分所出现的问题与即时解决的途径，往往一件事情相互推委，也就是同一件事情，看上去大家都有责任，而最后大家又都没有责任，这就是管理上的模糊点或者盲区。例如过道上放了一袋没有标识的产品，大家认为是谁的责任呢？首先是就近原则，然后再查看产品来路。假如说有责任来讲，这袋产品是距离最远的一位职员的产品，她仍然有责任，属于自己的工作范围内的产品居然不知道去向！而在过道上的产品，打扫卫生也有责任，为什么不把这件事上报呢？大家对这件产品一头雾水。其实这里漏掉了一个最重要的环节，也就是这个货是怎么进到办公室的？首先涉及到行政人事管理漏洞，也就是在保安与前台的岗位职责没有执行到位。这种简单的问题往往在很多办公室不了了之，把产品拿走，是谁的就给谁，看似很团结，是一个相互“包庇”的团队，这种情况将会持续发生，唯一可以做的是人事管理制度，看看哪里不到位还是没有执行到位，该罚还得罚，没有人情可讲，当然，在一个企业罚款不是唯一解决的办法，假如送进来一个炸弹，这后果又该谁来承担，谁又承担得起？
划块管理办公室：把办公室按一定的规律分块管理，把资料按英文字母排序，把建档按阿拉伯数字编号，并冠字头区分不同客人，例如A代表英国客人，A001代表英国Alan，A002代表英国Peter，而美国用B来代表，B001代表美国Jack，B002代表美国Kitty等，很多企业有这种习惯，也有一部分企业并没有这种意识，直接标注并没有什么不可，只是预防万一而为之。记得在某公司由前面统一负责发送文件，结果错将其中一位客人的资料发送到另一客人手上，想后悔也来不及，我们所做的这些工作，在办公室规范使作的习惯，往往也是预防万一，当然，这种事情本来不应该发生，如果有做这个细微的动作，即便是发错了，客人收到资料也弄不明白谁是谁，也不明白A、B、C具体到哪个国家哪位客人，任他想破脑袋也找不到答案，所以，平时有这些良好的整理资料习惯是好事，而这些做法往往来源于办公室划块管理的功劳，而不是某一个人的个人行为，这是一个办公团队一致对外处理办法。
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办公共享区域：办公室必须要有共享资源，例如大到服务器小到纸张都是共享资源。成熟的企业会自己设置服务器共享，而有一部分企业并没有这么干，这是一个很不合理的做法，大的企业有网管，会对这些资料进行归类分管起来，即便是某一位员工离职或者电脑出现故障，可以从另一台电脑打开提取，或者一些文件图片放在共享文件夹，由员工自己提取应用，看上去比较合理方便，而没有网管的企业，或者仅有几个办公人员，往往忽略掉，这明显不够合理，万一电脑发生故障，这些资料有可能无法恢复，导致相互推脱责任现象，因此，这类型企业可以利用闲置电脑，把硬盘加大，设置成共享，集中摆放文件，不再给人动电脑，作为共享资源存储工具。而打印机自然得共享，纸张共享，某些样版与资料共享，这些都得陈列出来，让办公室人员都知道在哪里可以找到资料，但是，很多办公室吵着一团，找不到资料问这问那，找了半天也不知道资料去了哪里，这里就是一个规范管理，用完后物归原处，并且有人兼管，随时整理排序，给大家提供方便，节约查找时间，例如色卡，这是大家熟知的共享资源，但是，往往进去展厅或者某个存放共享资源的地方，乱七八糟一大堆！这也是老吴曾经去到别的公司或者工厂看到的现象，想找某一种物料，往往近期的能找到，或者近几天才拿回来的资料可以找到，说远点的色卡，都要翻箱倒柜查找。显然这里的共享资源管理相当混乱，按照现时8S管理法则，完全不符合。假如按材料种类划分，或者按档口供应商划分，看看哪一类更适合自己，而普通的按材料划分类别，更容易找到。在办公区域设置共享资源，为的就是方便大家资源共享，加快运行速度，而不是添乱。
统一设置通讯工具：目前智能手机普及，大家都会利用手机与客人对接，诸如微信、QQ、Skype、贸易通、Msn、E-Mail等，将这些帐号统一归属企业分配给到相关人员，任何个人都得遵守规则，不仅仅可以适时查找资料，还可以查看客人当时的留言记录等，如果有员工离职，同时可以让新进员工顺利接手，尽量禁用私人帐号，或者手机号，统一由企业配置，如果企业达不到通讯标配，自然得启用私人手机号，而这时就要考虑到一个安全和费用问题，这些管理起来才会得心应手，不必考虑客户流失，规范管理客人，规范管理办公室职员。某企业聘请业务员，保留职位，只拿提成不计底薪，看上去提成高，职员有利可图，业务员依赖企业平台与客人对接，业务员担心客人固定，自己离职后得益于企业，而企业担心业务离职后带走客人。这二者之间相当矛盾。到底如何做才算是万无一失呢？我想说很多企业想破脑袋也没能得出结果来，客人还是给业务带走了，企业还是把客人留下了，业务也没能带走客人，一般会出现这两种结果。要避免这两种不良隐患，我们得想一个万全之策，那就是前面讲到的规范管理，首先业务员进企业时，就已经了解企业的这种管理模式，考虑清楚，觉得可行或者同意后才入职工作，各种薪酬制度，或者提成方案，又或者往后的福利方案等，了解清楚后才入职，用上面的规范管理就可以了，省得应聘与受聘双方扯皮。比如说业务离职，开发出来的客人归企业所有，而选择自离，企业当给予方便，或者谈谈离职原因，看看企业能不能解决业务员离职的原因，如果觉得业务员不适合，需要解聘，自然要考虑目前劳动法对解聘的处理方案，别想着业务员都要走了，能省一笔算一笔的处理方法，这会给留下的员工留下阴影，这也不是企业管理的正确做法。
考勤管理：有人说刷脸，又有人说刷指纹，也有人说打纸卡，静脉识别来做门禁等方法对考勤进行管制。大家觉得这些都是一种签到的控制方法，对考勤迟到早退或者旷工实施惩罚。可是现实说明，上有政策下有对策，这并不是万全之策，所谓防君子不能防小人，因此，有些不法分子也做起了指纹膜生意，而光线与角度也影响刷脸，于是也有漏洞可寻，纸卡就更不用讲了，也算是最原始的一种，因为纸卡可以手签，也可以机打，这些统统都有漏洞。从某种意义上讲，管人管心才是最直接有效的管理方法，而身在曹营心在汉，有心捣乱，什么方法都难不倒他们，这就是我们在管理上考条件限制所带来的弊端，因此，只有一种方法可以让职员不迟到早退旷工，那就是让员工真心实意在上班，害怕被炒鱿鱼！首先做到公司管理规范，福利条件优越，整个公司的工作氛围优良，薪酬标准优越等条件来制衡这一缺陷。部分企业或者公司总想着低工资请人做事，而事实证明，工资越高业绩越好，而工资越低效率越低，业绩就更不用讲了，人员流失也快。或许这里要沿运到“胖东来”的管理模式，例如位经理在同行业中薪水为6,000.00元，而来到贵公司薪酬是12,000.00元，还有各种福利，用车住房等提供，您觉得这位经理会想离开吗？一位普通员工在同行业中薪酬为4,500.00元，而在来到贵公司给出8,000.00元，各种住宿设施完善，福利比同行业中平均水平要高出一半，这员工会离开吗？会不把工作当工作来做吗？业绩嗖嗖的就上去了，因为这种手法在2010年老吴也试用过几个月，立竿见影！业务为了给国外对接，晚上在自己住处跟进，第二天来办公室报告进度是常有的事。谁还去担心迟到早退旷工的事？
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办公用纸：很多办公室没有考虑这个问题，尤其是现在可以无纸办公的年代，可是我们仍然摆脱不了用纸的命运，早期我们用的打印纸为80GMS，而后来为了省钱，商家为了降低成本，又开始改成70~75GMS，而复印纸与打印纸在一般办公室用量也不小，可是大家并没有在意这些纸张的来源，片面认为只要是纸就可以打印，都可以复印，而事实证明确实如此，是可以打印，也可以复印，可是为什么打印纸复印纸会贵于普通纸呢？因为我们所用的打印纸不含静电，不损伤电器，正因为如此，打印纸区别与普通纸，价格自然会高些，而纸张表面光滑，便于打印图案清晰，这种纸简称粉纸，当然还有更光滑的相片纸，有光纸等等，如果长期在办公室用纸，又要考虑电器使用寿命，我们自然不能胡乱采购不合格的打印纸。看上去几乎没有太大区别，也没有太多人注意，可是便宜的纸张会加重办公成本，维修一次电器或者缩短电器寿命，远远比购买合格打印纸费用高得多。加上我们平时使用不配套的墨水也有相当大的关系，同样损伤打印机，使得喷头堵塞，更换喷头，或者更换一个复印机的晒鼓，成本明显增高。当然，大家打时间拉长来看，并没有发现其中有什么问题，并不太了解普通纸作为打印纸有什么不妥，这也不足为奇，老吴奇谈怪论也是针对这些问题一个个讲下去，至于大家信不信没关系，当闲聊也没所谓。
办公人员：从前期的招聘规划开始着手，每进一个员工就得培训，很多企业招人进来简单的交待就上手了，跟着感觉走，在磕磕碰碰中成长，也没有发现哪里不对，而事实证明，新人入职培训相当重要，很多企业也有注重这点，不仅仅是针对有技术含量或者一些专业水平培训，而是普普通通的职位，同样要前期培训再投入工作。我记得曾经去一间企业上班，人事部安排我坐一个礼拜，了解现场到整个企业的运作七天，我没事就往车间转悠，那些个车间主管不知道老吴具体是做什么工作，结果闹了笑话，因为在我前面也有一位进去车间转悠，结果什么也没做就离职了，而我进去也就刚好填补空缺，车间主管在员工下班时赶深圳维亚公司的样办，提到这间公司估计很多人知道，结果车间主管弄不好，我觉得有意思就站在一旁看，没想到车间主管想给我一个下马威，让我来试试，老吴也没有客气，直接坐上高头车开干，把样办弄出一个来，不就是最后一个包双回口工序么，没想到车间主管马上改变主意，让我继续第二个，此时老吴到是饿了，给车间主管讲，得先去抢饭吃，回头再来弄！由此可见，一位新人入职，必须经过一段时间的培训实习，让整个企业知道有新人进驻，需要企业样关人员做相应的配合工作，如果新入职即刻上任，一个陌生人进入一个环境，需要处处摸索，处处小心，坑太多了，很容易短时间内离职，这也是入职培训的一个重要因素，可以在培训期间混个熟脸。
离职人员：有一部分企业对离职人员不闻不问，清算工资自行离开。老吴觉得有一间公司在这方面做得不错，有员工离开，公司会安排人员作陪一起吃餐饭当给离职员工送行，而在会议上公开给大家的信息是“某某因自己发展需要而离职，工作由谁接替”我们先不说这员工是不是被炒鱿鱼了，自己心里一大堆怨气，当有员工保持联系，说是在会议上得知您已离职，听说又有新的发展，有什么关照？想必员工听到公司在替自己圆场，心里一定很高兴，不至于说自己被炒鱿鱼后多没面子，更何况还有曾经朝夕相处的同事仍在企业上班，偶尔路过或者有空还得去看看老同事，如果被炒鱿鱼，还能回去看看老同事么？自己觉得过意不去，好像也觉得过不了自己这关，往往这种心理会逆向作用，给企业带来负面影响，或者更多的报怨，添油加醋，企业在同行业中的声誉慢慢变得指指点点，当一个员工说企业不好，说明这员工有问题，十个八个都是同一口径的说词，您还觉得是员工的问题吗？显然是企业的问题，一传十，十传百，企业要在这行业中生存，必须付出沉痛的代价，比别人多花十倍百倍的功夫，或者根本就上不去。因此，作为管理办公室的问题，希望看过这篇文章，看到这段落的企业，珍惜每一位员工，珍重每一位员工的隐私，让每一位员工在职时开开心心工作，离职是开开心心的离开，在有需要帮助的时候提供帮助，让企业走得更稳。
办公室的饮食习惯：特别注重这方面的管理，让员工明白吃零食或者带餐等的规范问题，我们看起来容易，做起来很难，吃饭会掉饭渣，吃零食也是如此，而在我们的办公区域，有些生物天生对食物残渣敏感，如蟑螂老鼠，往往吃剩下的残渣不够，咬文嚼字也是有的，好好的文档第二天来到，留下脚印是小事，给他们当厕所就不好了，更有部分炎件被咬得不成样子，我们想后悔也来不及，再加上它们知道有这些美味，第二个晚上仍然会光顾，这一折腾又不知道要到何时才能打断他们的念头，想抓它们谈何容易。在办公室管理中，很多时候会忽悠这个问题，当喝下午茶，咖啡，奶茶等等，觉得大家都习以为常，没什么值得关注，恰恰因为这些坏习惯慢慢助长了它们的习惯。可以在某个区域划分为喝茶吃零食，或者就餐区域，让清洁卫生时时保持干净，让它们找不到乐趣，自然不会停留下来，虽说不能完全杜绝，至少可以起到预防作用。
