拆书2：掌握自己的时间—读《卓有成效的管理者》

注：（美）彼得.德鲁克，卓有成效的管理者，北京：机械工业出版社，2005.6

拆书2：掌握自己的时间—读《卓有成效的管理者》

作者：七彩狐

在第二章里，德鲁克认为，计划是不可靠的，有效的管理者是从时间管理开始的。时间是生产程序中最为稀缺且特殊的资源，错过即错过，没有弹性可言，没有可替代品，不可或缺。“有效的管理者与其他人最大的区别，就是他们非常珍惜自己的时间。”问题随之而来，他们并不善于管理时间，因为记忆并不像想象的那样可靠。

进而，德鲁克对时间浪费的原因进行了分析：一是应酬性事务；二是对一项工作所需时间估计不足，碎片化支出，结果事情没做好，时间就是浪费的。三是处于组织的成果和绩效需要，人际关系和工作关系的协调很费时。通常管理幅度越大，所需时间越多。四是人事决策为避免酿错需要大量时间——较长、连续性和不受打扰。五是不断创新和变革的的经济，对管理者时间造成过度需求。因此，需要集中精力做擅长的事情。

随后，德鲁克按照如何诊断自己的时间、消除浪费时间的活动、统一安排可自由支配的时间给出方法建议：

关于“如何诊断自己的时间”：第一步是记录时间，自己记录或秘书小姐，不要靠记忆想当然，定期对时间记录进行自行检讨，逐步有意识剔除时间浪费，提高时间的利用率。第二步是系统化管理时间，按照根本不用做的事情、可以由别人代劳且不影响效果的、领导浪费下属时间三个类别去管理。对于根本不用做的事情坚决叫停，对于第二种情况，要管理者正确理解并使用授权，不能事事躬亲、亲力亲为，要对工作做优先级排序。这似乎和国人善于事中抓权的思维有些悖逆，德鲁克认为不改变的话是不明智也是不道德的。对于第三种情况，德鲁克认为管理者不要高估自己地位的重要性，不要碍于人情和面子，去承担一些不必要和非生产性的工作，要大胆的减少无谓的工作。举了两个例子，一个是财务部会议各单位主管全体参会，另一个是总统对于胜选后非生产性的各种邀请的折中做法。

关于“消费浪费时间的活动”：即管理者加强自我时间管理。第一，同一种错误不能犯两次，要克服疏忽和懒散，借助制度或远见认识进行一劳永逸解决，从而节省时间。二是组织人员要适度，人数过多会造成时间，如果管理者10%的时间用于人际关系问题就说明人数过多。德鲁克认为，某工作2人在2天内可以完成，4人一起做，在一个组织里就可能是4天，甚至是永远无法完成。的确如此，特别是在精熟断箭法、补锅法及各管一段法的组织里，此种现象不足为奇。另外，德鲁克认为，为控制组织人数，对于那些““养兵千日，用兵一时”的专家们，必要时请教即可，不该正式聘用，既浪费银子，又有可能成为组织的祸害。第三，一个组织如果会议太多，占用管理者太多时间，就应该思考组织不健全的问题，另设组织或单位行使相应职能。其实，还有一种补救措施，就是成立跨部门小组或委员会协调，公司领导挂帅或指定牵头部门，一般也有效。第四点，德鲁克认为，信息功能不健全或表达方式不当，在信息化时代，这个问题并不难解决，现在的协同办公、流程管理、痕迹管理以及数据共享等可以在一定程度上予以解决，但是对于那些信息孤岛还是需要在数据共享、系统集成等上做进一步的工作。

关于“统一安排可以自由支配的时间”：德鲁克通过上述诊断和消除，认为管理者的自由支配时间是极为有限的，生产性时间也就1/4，除政府机构的高级官员，他们的非常性时间比其他组织更多。随之提出应对之法：集中利用整块时间——可以一周一天在家办公，或是对例行工作作集中性处理，重要事项留在上午处理，以90分钟为一个单元。但是，德鲁克也提醒到，集中的方法在其次，重要的是时间如何用法，管理者要对工作做优先排序，不能将集中的自由时间用于次要工作，这样无多大组织成效可言。同时，管理者要认识自己，“持续不断地做时间记录，定期对这些记录进行分析，还必须根据自己可以支配的时间的多少，给一些重要的活动定下必须完成的期限”。换言之，要通过持续的时间管理改进，充分掌控的自由时间，以便对工作作出有效安排，确保组织贡献的可实现性。

最后，推荐一本书，是2014年在看中央财经台的《互联网时代》纪录片时得知的，《认知盈余》，(美国)克莱·舍基 (Clay Shirky)，译 者 胡泳，中国人民大学出版社，第1版 ，2011年12月20日，也是《未来是湿的》作者。