深圳峰会我到底经历了什么？？？

2020-05-29 本文已影响0人 Katie_Pan

2019年1月17日，峰会团队仅有成员7人，我们一起畅想着2020深圳峰会的样子，主席Viola麻利的撕下笔记本内页让每个人写下对峰会的预测，于是我写道。。。

“一年半的忙碌终于画上圆满的句号，深圳2020峰会是头马史最令人难忘的一次峰会，实现了最初的愿景，每一位成员在此时成为彼此生命里难忘的战友！ 2020年英文备稿站在决赛舞台，完美呈现，感谢坚持的自己！多亏丹姐画大饼拉我加入峰会团队，干了件值得终生回忆的大事！”

我们读出来的时候，大家脑洞之大，引来笑声不断，那时的我们根本不知道我们要经历多么漫长、崎岖、艰难的旅程；我们根本不知道我们要有多少争吵、焦虑、担忧的画面；我们根本不知道我们会有多骄傲、感动和珍惜这一切。。。

而对于我来说，更加不知道作为联合主席组织峰会的同时还要参加比赛，那意味着什么。。。

欢迎搭乘“2020深圳峰会”号过山车！

第一波峰会酒店

市区内酒店，大厅容纳600人+，费用合理、交通方便，经过筛查及考察几十家酒店后，2019年1月31日，我和viola站在本地五星圣淘沙酒店的大堂，四目相对，欢喜之情溢于言表，太好啦，就这家啦！随后进入漫长的谈判期，核预算、对需求，直到5月惠州峰会结束后，主席Echo引荐了深圳前海万豪酒店的相关负责人，国际五星酒店的海景、气派、豪华着实令人心动，但场地、用餐等费用也让人肉疼，再次进入核预算，CFO的数字告诉我们选择万豪，至少卖800张门票，还要努力拉赞助才可能实现。选圣淘沙，毫无挑战，接受硬件一般；选国际万豪，压力巨大，看齐全球峰会；如何抉择？

既然干，就干票大的！6月核心团队商议选万豪酒店，全员票务官上岗！

第二波卖票800张

选择挑战，压力就是可想而知的，当票卖到600张的时候，票价上涨，需求减少，曾经一度进入票数没变化阶段，总票务官的团队进入倦怠期，需更新售票策略，时值各城市俱乐部官员培训，总票务官全力统筹规划并亲自上阵，各俱乐部周年庆、联合会议等人数众多的场子都会出现售票官的身影，每一位峰会团队的成员有机会就出去做工作坊，借机宣传峰会及销售门票，看着一张张门票的售出，一天天接近我们的目标，票数达到750张左右时，CFO频繁在筹备群里报余数，小伙伴们热情满满、喜悦满满！

只要我们想做，就能做到！2019年5月到2020年1月，历时7个月，800张峰会门票售罄。

第三波肺炎疫情

一年时间的筹备，酒店签约、门票售罄，团建、规划、推进，一切就等春节后火力全开，为118大区小伙伴们呈现一场国际级别的大区峰会！就在这时新冠肺炎突如其来，我们开始担心会不会影响峰会召开？酒店的定金能退还吗？接下来的工作怎么安排？却只能边做边等，伴随着焦虑熬到3月，虽然做了最坏的打算，可当3月15日TI通知取消全部线下活动时，大家还是感到很难过，各组小伙伴已经付出了那么多时间、精力和心血，甚至收到消息的当天我们还在和主持人组线上开会，所有的努力就覆水东流了吗?然而，泪水还来不及擦干，立即召开会议处理善后，退票800张，向酒店追回定金。

我们坚信有始有终！峰回路转，决议召开前无古人后无来者的线上峰会！

第四波线上峰会

一方面将辛苦卖出的800张票逐一核对退给购票者，内心五味杂陈；另一方面线上峰会都是新尝试，边做边学，没有人知道存在多少未知，将面临什么，会有怎样的体验，即便如此，筹备组九个小组分别重新制定计划，组建新团队，学习新技能，全方位准备应对最新形式的线上峰会！同期国内其它大区陆续传出线上峰会免费参加的消息，而我们筹备的项目的确部分需要经费，CFO再次进行核预算，经过多次讨论以及和大区的沟通，终于确定门票售价。

全力以赴，问心无愧！即将售票，Zoom因平台隐私和安全问题遭遇诉讼，前途未卜。

第五波 Zoom危机

如果Zoom平台5月关闭，我们也许要经历第二轮卖票退票；如果改用腾讯会议室，在流畅度上会有挑战；如果参加峰会是付费活动，那么参会者的体验感就要放在首位。越是想要考虑周详，越是发现各种矛盾，在忐忑和不安中，峰会门票定价20元，4月23日10点开售，40分钟售出920张，紧急关闭售票通道。峰会纪念徽章售出300个，限量峰会T恤售出180件。每一件货品都是专人多家比较材质、色泽、工艺才确定选购。

全心全意，无怨无悔！5月17日，距峰会开幕5天，Zoom出现故障，长时间停工。

第六波 Zoom故障

5月1日起Zoom平台仅支持付费用户召开会议，随时担心又有新政策，我们紧张又兴奋的为峰会开幕倒计时，技术部负责人绞尽脑汁处理Zoom转播Zoom的技术难题，多少种失败的尝试，多少个夜晚的测试，多少次驱车从佛山赶来深圳，成功实现预想效果的时候，我们激动不已！志愿者团队逐一核对购票信息实现90%以上群签到率。而那一天周日，距峰会开幕5天，Zoom平台长时间停工不能使用，我们紧急准备预案，zoom平台如果罢工，意味着技术部熬夜的各种测试，志愿者组的大量工作又将成为无用功，但我们别无选择，还是准备了腾讯转播+千人Webex平台以备不时之需。

我们实现了最初的愿景--最令人难忘的一场峰会！

在这过山车式的峰会筹备期，最让我记忆深刻的是：三个骄傲、两个瞬间、一个感谢！

三个骄傲：

1、主席团的坚定

Viola、Eddie和我Katie，Viola照顾周全，包容豁达，对外公关全靠她！Eddie鬼马精灵、认真负责，很Man的蜕变！Katie事无巨细、追求完美、思路清晰！我们相亲、相爱、相杀，我们互相鼓励、支持、嫌弃！无论遭遇什么变故，我们从未动摇，我们始终在一起，我们有着做好峰会的坚定信念。

2、核心团队的协作

峰会团队细分为九个小组，九位组长，一年半的筹备期，他们一直都在，就像一个大家庭一样，我们这一群人手拉手向着我们一起勾画的峰会美好画面而努力，也许我们之间有过争执、有过怀疑、有过分歧，但都不影响我们亲密的关系，各组之间沟通顺畅、紧密配合、高效协作。

3、团队成员的成长

我们最乐于看到的是大家的成长，包括主席团，每个人都在服务峰会的过程中看到自己的优势和可以继续学习的部分，我们带着这份觉察回顾整个筹备期，欣喜的看到很多组长在领导力方面有着更出色的表现，同时也吻合团队创建时每位小伙伴对自己想要成为什么样的人的目标设定。

两个瞬间：

1、决策不当的自责

那一天我哭成狗！5月15日早，志愿者在签到群与购票者互动，购票者说，“你们志愿者都把我搞晕了，我到底是哪个编号？”那个瞬间志愿者群里每天的信息闪现在脑海，“团购的信息追了很多次还没有消息”，“有的人买了几次票有几个编号”“那些一人多票的真的对的头昏眼花”。。。深夜小伙伴们还在辛苦的核对信息，而有部分原因是决策不当造成的，如果当时决策没有团购，如果当时决策每个ID一票，发现重复退票；如果我当时可以再考虑的细致一点，她们就不用那么辛苦，不用无畏的牺牲那么多时间，真的很心疼他们，做为决策者之一，我无比的自责，对于志愿者小伙伴们在个环节上的付出，我真的非常抱歉，这个错误我会永远记在心里，谨慎对待每一个决策！