【07】什么样的计划才能赶上变化

大家好，我是老兵新哥，经易效能叶老师授课，转述时间管理100讲。今天分享第七讲：什么样的计划才能赶得上变化？

        很多人接到任务以后会马上行动，看似执行力很强，但缺乏计划性，可能会出现思路混乱，导致忽略在执行过程中遇到的各种问题和阻碍，造成大量的返工和浪费。

        高效能人士，往往在做事之前，会先把整个事情的框架步骤在脑子里过一篇，第一步做什么，第二步做什么，要解决什么问题、达到什么效果，需要那些资源，甚至复杂事件需要提前做好计划安排表，在行动中根据实际情况不断修订完善计划。就像我们盖楼之前，需要先设计图纸一下。花时间做计划看似是浪费实际，实则是任务高效的前提。

        按照易效能时间管理的说法，管理时间也好，管理事件也罢，其实就是把事件进行分类、排序和执行。

（一）按时间的维度把所有事件分为三类。第一类是有特定时间安排的日程事件；第二类是有明确截止日期的清单事件；第三类是没有明确截止日期的清单事件。

（二）要学会用情境来管理清单事件。情境就是你有多少时间，你在什么样的一个空间，你当时的体能精力怎么样。

          比如写作，需要独立的空间、电脑、高能的状态，一般安排在早上完成；办公室人比较多而杂，静下心来写东西比较难，这时候可以完成图片资料整理等能量要求不太高的工作；上班堵车，情绪状态不太好，时间不确定，我们可以打个电话，或是进行碎片化学习。这样就大力提升了我们时间管理的能力和做事的效率。

        我们需要在计划阶段，按照情况进行清单事件进行分类：在家里做什么事、用电脑做什么事、单位做什么事。不管我们处在那种环境下，打开清单系统，找出适合当下环境做的事就比较方便我们执行了。

（三）高效能人士采用的一日五色工作法。

        第一类黑色休息时间。我们要有足够的时间休息，才能保持良好的精力，完成人生当中重要的事情。

        第二类黄色高能要事时间。想要人生有成就，必须把握好重点，把对我们有重要意义的事件做好。这类时间就是在能量状态最好的时候做最重要的事和特定日程事件。

        第三类绿色弹性时间。这类事件主要用来处理，日程之外的弹性重要事件，可以根据情况灵活安排，我们也可以把弹性时间作为高能要事时间的延伸。这类时间可以根据情境来完成自己相应的清单事件。

        第四类留白应急时间。这类时间就像是县医院的急诊室、高速公司的急应车道，确保突发事件发生不会影响到我们的原有计划。没有应急事件的情况下，和绿色弹性时间一样，可以根据情境来完成相应的清单事件。

        第五类是蓝色反思时间。要养成写日记的习惯，重点对当天的工作进行总结和计划，结合实际情况调整计划内容，确保我们的行为始终朝向梦想的发向发展。

        我 们的生活和工作中，总是有突发事件的发生，在这种变化的时代，如果我们安排过多严谨的、固定的日程事件，那就会让我们觉得很焦虑、很着急。当安排得少，我们就很从容，然后我们就在不同的情境下去匹配做不同的事情的时候，我们就显得游刃有余。

        所以今天我想跟大家分享的一句话叫：“保持严谨，但不失灵活性。”

        严谨指的是：日程表和清单上的有截止日期的事件，我们在特定时间一定要完成的；

        灵活指的是：按照情境去生成的各种各样的清单，当我们在不同的情境，根据清单去完成不同的事情。

        这样我们把重要的事情放在日程，特定时间的也放在日程，这样就做到要事优先，但是它是少而精的。

        然后80%的事情，我们放在按情境分解的，它不着急，然后又能让我们去提前，又符合情境，这样不就是很完美了吗？

        我们要改变有事立即行动，只会低头拉车不会抬头看路的不良习惯。要利用好计划反思执行系统，我们要养成定期清理的习惯，及时记录自己需要做的事情；记录以后对事件进行分类，并用情境进行管理；按照一日五色工作法安排自己的时间，完成特定日程和重要事件的基础上，利用弹性时间提前完成情境事件。这样既能保证我们计划内的事件按照完成，又能够有效提升我们的人生效能。