14.6 项目沟通管理总结
2023-07-21 本文已影响0人
Max_Law
考点猜测
三个项目质量管理过程
| 过程 | 输入 | 工具与技术 | 输出 |
|---|---|---|---|
| 规划沟通管理 | 项目章程；项目管理计划；项目文件；事业环境因素；组织过程资产； | 专家判断；沟通需求分析；沟通技术；沟通模型；沟通方法；人际关系与团队技能；数据表现；会议； | 沟通管理计划；项目管理计划（更新）；项目文件（更新）； |
| 管理沟通 | 项目管理计划；项目文件；工作绩效报告；事业环境因素；组织过程资产； | 沟通技术；沟通方法；沟通技能；项目管理信息系统；项目报告；人际关系与团队技能；会议； | 项目沟通记录；项目管理计划（更新）；项目文件（更新）；组织过程资产（更新）； |
| 监督沟通 | 项目管理计划；项目文件；工作绩效数据；事业环境因素；组织过程资产； | 专家判断；项目管理信息系统；数据表现；人际关系与团队技能；会议； | 工作绩效信息；变更请求；项目管理计划（更新）；项目文件（更新）； |
附录 1：（专有名词）
| 名称 | 解释 |
|---|---|
| 沟通模型 | 沟通模型可以是最基本的线性(发送方和接收方)沟通过程，也可以是增加了反馈元素(发送方、接收方和反馈)更具互动性的沟通形式，甚至可以是融合了发送方或接收方的人性因素、试图考虑沟通复杂性的更加复杂的沟通模型。 |
| 沟通管理计划 | 沟通管理计划是项目管理计划的组成部分，描述将如何规划、结构化、执行与监督项目沟通，以提高沟通的有效性。 |
| 工作绩效报告 | 根据沟通管理计划的定义，工作绩效报告会通过本过程传递给项目干系人。工作绩效报告的典型示例包括状态报告和进展报告。 |
| 沟通技能 | 沟通胜任力；反馈；非口头技能；演示； |
| 项目沟通记录 | 绩效报告、可交付成果的状态、进度进展、产生的成本、演示，以及干系人需要的其他信息。 |
附录 2：（共有名词）
| 名称 | 解释 |
|---|---|
| 项目章程 | 项目章程会列出主要干系人清单，其中可能包含与干系人角色及职责有关的信息。 |
| 项目管理计划 | 资源管理计划；干系人参与计划；沟通管理计划； |
| 项目文件 | 需求文件；干系人登记册； 变更日志；问题日志； 经验教训登记册； 质量报告； 风险报告； |
| 事业环境因素 | 组织文化和治理框架；人事管理政策；干系人风险临界值；已确立的沟通渠道、工具和系统；全球、区域或当地的发展趋势、最佳实践或文化习俗等；设施和资源的物理分布等。 |
| 组织过程资产 | 组织的社交媒体、道德和安全政策及程序；组织的问题、风险、变更和数据管理政策及程序；组织对沟通的要求；制作、交换、储存和检索信息的标准化指南；历史信息和经验教训知识库；以往项目的干系人及沟通数据和信息等。 |
| 专家判断 | 组织内的政策和权力结构；组织及其他客户组织的环境和文化；组织变革管理方法和实践；项目可交付成果所属的行业或类型；组织沟通技术； |
| 人际关系与团队技能 | 沟通风格评估；政策意识；文化意识；积极倾听；冲突管理；会议管理；人际交往； |
| 数据表现 | 适用于规划沟通管理过程的数据表现技术是干系人参与度评估矩阵。 |
| 会议 | 项目会议可包括虚拟（网络）或面对面会议，且可用文档协同技术进行辅助，包括电子邮件信息和项目网站。 |
| 项目管理计划（更新） | 项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出，且通过组织的变更控制过程进行处理。 |
| 项目文件（更新） | 干系人登记册；项目进度计划； |
| 沟通技术 | 信息需求的紧迫性；技术的可用性与可靠性；易用性；项目环境；信息的敏感性和保密性； |
| 沟通方法 | 互动沟通；推式沟通；拉式沟通； |
| 项目管理信息系统 | 电子项目管理工具；电子沟通管理；社交媒体管理； |
书面沟通的 5C 原则
- 正确的语法和拼写（Correctness）：语法不当或拼写错误会分散注意力，甚至可能扭曲信息含义，降低可信度。
- 简洁的表述（Concise）：简洁且精心组织的信息能降低误解信息意图的可能性。
- 清晰的目的和表述（Clarity）：确保在信息中包含能满足受众需求与激发其兴趣的内容。
- 连贯的思维逻辑（Coherent）：写作思路连贯，在整个书面文件中使用诸如“引言”和“小结”的小标题。
- 善用控制语句和承接（Controlling）：可能需要使用图表或小结来控制语句和思路的承接。
规划沟通管理主要作用
- 及时向干系人提供相关信息；
- 引导干系人有效参与项目；
- 编制书面沟通计划。
沟通渠道计算公式
沟通渠道 = N *（N-1）/2
有效的沟通管理需要借助的技术
- 发送方-接收方模型：运用反馈循环，为互动和参与提供机会，并清除妨碍有效沟通的障碍。
- 媒介选择：为满足特定的项目需求而使用合理的沟通方法。
- 写作风格：选择适当的语态、句子结构，以及使用适当的词汇。
- 会议管理：准备议程，邀请重要参会者并确保他们出席；处理会议现场发生的冲突，或因对会议纪要和后续行动跟进不力而导致的冲突，或因不当人员与会而导致的冲突。
- 演示：了解肢体语言和视觉辅助设计的作用。
- 引导：达成共识、克服障碍（如小组缺乏活力），以及维持小组成员兴趣和热情。
- 积极倾听：包括告知已收到、澄清与确认信息、理解，以及消除妨碍理解的障碍。
