将Excel版业务台账平移

2023-10-24 本文已影响0人旅居上海的青青草

国内中小民营企业工作沟通大部分用微信，客户、供应商、同事之间基本如此，甚至连付款审批也是用微信，因为老板经常出差但又不能耽误付款。

但我自己负责财务是坚决不会将微信审批截图作为批准付款的依据，再麻烦也要用系统。即便信息化程度再差，一些公共的系统都有电子审批，比如企业微信、钉钉、飞书，都可以用。

各个部门的日常工作都是通过Excel表（俗称电子表格）完成，即便上线了ERP系统，大家仍然是只认自己的电子表格。

记得有家公司的仓库说他们平时都用电子表格，需要付款的才进ERP系统（不付款的不进），ERP里的数据不完整，他们自己的电子表格才是最完整的。

当听到仓库说需要付款时才进ERP系统，我脑袋“轰”的一下，原来别的部门都是这样应付财务的，财务的数据有什么价值呢？难道只是为了付款、收款、开发票？

使用ERP需要改变原有习惯，改变习惯是很难的事情，要重新学习，开始的时候要耗费比较多的时间和精力。

ERP开始用的时候甚至不能甩开电子表格，无形中增加了很多工作量，所以大部分操作人员都不愿意配合。

多年前在一家三四百人的公司负责财务，上赶着上线ERP，强制成本会计兼ERP专员，让成本会计学会操作各项功能然后一步步教会大家，成本会计搞不定的时候我们再一起研究。

后来出来做财税顾问，还用这一套，失灵了。时代不同了，人也不同了，我自己的角色也不同了。

再后来一位顾问老师用Excel服务器，交给她的活她说让用Excel服务器就干，否则不干，只好依了她。

我自己也很好奇，看了学习手册，感觉不错，开始试用。

慢慢发现，各个部门的业务台账可以放在里面，财务可以随时调用数据，业务台账的数据也慢慢规范了。

这个过程中有个小插曲，一位操作人员做了几个月，忽然有一天说她不想在Excel服务器里做单子了。

追问其原因，才知道大家喜欢电子表格，是因为同样电子表格（常用的也就几张表）只要复制黏贴，改两三个地方就可以用了，使用Excel服务器还要一个个内容填，太麻烦了（后来让她用复制新增解决了这个问题）。

我才恍然大悟，敢情大家使用电子表格大部分是复制黏贴，在比较熟悉的情况下花费不了多少时间，用ERP反而麻烦了很多。

后来想了个办法，把登记基础表格拿过来，原封不动地放在Excle服务器里，并且把前三个月的数据都维护到Excle服务器。

大家在Excel服务器里看到历史数据了，数据没有丢，并且没有改变操作习惯，接受的速度就快起来。一项项业务台账就这样在Excel服务器里登记起来了，业务台账也就平移到Excle服务器了。

大家使用电子表格，每个人都有自己的习惯，数据不规范也无法相互关联。但使用了Excel服务器，财务可以提出规范要求，也可以将业务台账和会计账关联起来。

将业务台账平移到Excel服务器的好处显而易见，不好处就是对财务的要求比较高，设置各种基础表模板、报表模板、规范数据、调用数据需要大量的思考。

任何IT系统工具都是不完美的，Excle服务器可以作为中小企业各种IT系统的补充，或是链接器。在现在市面上充斥着各种IT工具的时代，企业财务只需要借力，想办法低成本地将企业各类IT系统连接起来，而不是自己费劲去设计一套系统。