不知道这些工作常识，活该你加班

（来自2018-03-27的更文）

不得不承认，成年人的世界很复杂。很不幸的是，我是一个单细胞动物，只想活在简单的人际关系里，三五知己好友，找到热爱并足以胜任的工作。说真的，很难。好在真理往往很简单，睿智并不意味着复杂。

聪明的人虽然具备超乎常人的智商、专业知识、经验和天赋，他们看起来都喜欢复杂：复杂的想法、步骤和解决问题的复杂方法，这些不一定不对，但在下列情形下，还是遭遇了失败，源自于缺乏一种必要的技能，就是常识（Common Sense）。

实施和维持这种复杂想法步骤的代价太大

没必要涉及那么多的人和事

没必要做到那么好

有时候，一些事情一看就知道是错的

通过一些方法和理念，我们反复练习，可以让生活变得更加简单惬意，工作变得更加成功。以下共勉。

第一个理念：事情其实很简单

现实中没有复杂的系统，换句话说，真相不可能复杂。

关于常识的第一个理念: 事情都是简单的。不可否认，很多事情也是复杂的，比如说怎么把一个人送到月球上。我们在这里探讨的主要是生活工作中如何避免复杂，追求简单。

1）寻找简单的解决办法，学会问自己一个简单的问题：完成这件事情最简单的方法是什么？

2）只问简单的问题:谁?什么内容?为什么?在哪里?什么时候?怎样发生的?产生了什么样的结果?

3）只寻求简单的答案（当你和专业性人才、高科技人才打交道时）

4）我能不能用不超过25个字把这件事情描述清楚。在30秒内把一个事件、一个问题、一个解决方法或一个建议完整表述出来，这是一次“电梯公关”( elevator pitch),意思是你在电梯里遇到了某个重要的人物,你必须在电梯到达的几十秒内把你的信息完整准确地传递给他。还有一种方法就是把你要传递信息的对象当作6岁小孩，看看通过什么方式能否让他理解。

做好营销的关键其实就是简单-用最简单的方式向客户解释清楚，为什么你的产品值得他们购买。把你的营销对象当作6岁的孩子，思考从什么角度能吸引他的注意力，用什么词语交流，哪些词语因为过于专业晦涩而可以弃之不用。

5）如果你发现自己采用了某种复杂的解决方法或者思路,那么你可能需要回过头来,用简单的理念重新审视这个问题。

6）学会使用水平思维模式

水平思维就是改变你的思维模式,从旧的思维模式中跳出来，寻找其他更好的思考方式或行为方式。养成水平思维需要做到以下两个步骤。

   a)从旧的思维模式中跳出来（承认现行的思维方式存在优点和缺点）

   b)学会激发新的思路。

有一个案例，公司员工抱怨电梯太慢要求提速，这不仅会耗费大量人力物力，还会影响大楼正常使用。最终，公司决定不改造，而是在等候电梯的位置装了很大的镜子。这样，员工可以利用等候电梯的时间来整理衣着，抱怨也就少了。

总有一个简单的方法能够解决你所面临的问题，而你的问题就是-找到它。

第二个理念：弄清楚你要做什么

《爱丽丝奇境历险记》中有一段对话。

爱丽丝：请问，您可以告诉我我应该走哪条路吗？

柴群猫：这取决于你想要到达的地方。

爱丽丝：我无所谓，到哪里都行。

柴群猫：既然这样，你选择哪条路都可以。

这说明一个道理，如果你不知道自己想要做什么，那么你想要完成某件事情是非常困难的。

我在工作中常常陷入一种困境：领导需要一个数据，在不知道事件背景和他所要求的和实际需要的差异的情况下，盲目开展工作。结果做无用功，没有达到他要的效果不说，浪费了时间和精力，还得重做，事情糟糕的一度让我很头疼。

真正理解你要做的事情

在做任何事情之前，你首先需要确定,老板或者客户到底想要达成什么样的目标，什么事件的出现,标志着这项工作的结束。在商店开业或是大桥建成时进行的剪彩,在新船起航时开香槟庆祝,都是一个项目完成的典型标志。通过关注这一点,你就能够清晰地分辨出有哪些事情是属于这个项目的，又有哪些事情是在这个项目之外的。

搞清楚你想做的事情是否也是其他人希望做的

成功的项目，就是让“利益相关者”开心；你要明确地告诉利益相关者他们将会得到什么。

很显然,要想让利益相关者开心，首先要知道他们想要什么。最简单的办法就是直接去问他们，而不要假定自己很了解（不要suppose, 也不要想当然）;更不要认为所有的利益相关者想要的东西都是一样的,更不要简单地认为所有利益相关者同等重要。

把所有的利益相关者列个名单,然后把他们的获利条件写下来,分析一下现有的项目是否能够满足所有股东的获利条件。如果不是,你要么需要把它们加入到项目中,要么直接告诉利益相关者有哪些特定的获利条件不可能实现可能实现。

公司新来了个sourcing的Leader，一上任就开始要部门这几年KPI的数据，于是我开始了近半个多月的加班狗生活。公司业务覆盖很多不同的Team, 美国线、欧洲线...订单管理也是大陆和台湾同事分别在处理进行。从2018的数据开始，我需要核对订单记录，和相关部门同事沟通确认并解释数据的产生原因。但是当他提出要去check 2016-2017的数据时，我委婉得提出了拒绝。理由如下：

1）大boss现在要这个数据要的急，一下子不可能把前两年的数据一下子全部找出来并完成update的工作。

2）之前的数据，不是我完成的；而且每次我们都有当面和领导解释任何异常。现在我们能做的就是从现在开始，不断完善，做到尽善尽美。

3）考虑到需要的时间、工作量，现在无法完成。如果确实需要，我们接下来会安排时间完成。

最后，他邮件回复的是：Okay, let's complete it in the coming weeks.

虽然我内心还是拒绝的，不过...

具体工作形象化

形象化就是尝试想象出事情的形态，在脑子里虚拟出整个工作流程，评估每个工作环节存在的问题和可能产生的影响。

从多种角度去观察自己想要做的事情。通过把具体工作形象化,会产生很多戏剧化的、影响广泛的效果。

1）它可以帮助你明确一个项目或企业的目标。

2）它缩小了目标的范围,能让你弄懂哪些事情是在企业范畴之内的,哪些事情不属于。

3）它有助于让你有一个目标流程,完成从(我们想做的)事情到(我们将)怎样做的传递。

4）当我们描绘了努力的方向、将会达到的目标以及过程设计蓝图后,所有的参与者和利益相关者都会受到鼓舞。

第三个理念：任何事情都具有连续性

事件总是由一系列小事件组成的，不注意事件的连续性，你什么事情都做不了。

和朋友约好在某个时间碰面，你是不是掐好时间点，忙完事情，然后穿过市区，找到一个不熟悉的地方或者停车位，然后匆匆忙忙赶去见面？你是不是没有把停车、找地方这些时间算入计划内。

我就是一个典型的没有注意到事件连续性的拖延症者，和朋友约好四点，路上地铁一个小时。我三点出发，没有将等车、上下车、找目的地的时间算入中间，往往，我是要迟到半小时到四十分钟的。一般情况下，迟到会挨批。注意到事情的连续性，良好的时间观念，约会必备之一。

接下来的问题是，怎么建立起事件的连续性？具体来说有下面几个方面。

1）做好计划，把计划做得详细周到：考虑到尽可能多的细节,确保各个细节工作都能够有条不紊地完成,避免细节方面的漏洞。即使我们把握好事件连续性，突发事件还是会发生。但是如果做好计划，你就可以省下力气处理那些真正的突发事件,而不是那些因为之前考虑不周而产生的突发事件了。根据工作规模的大小,在具备估测未来五天工作细节的能力之前,你要不断思考、检查现有工作的所有细节。

2）清楚地说出自己的意图，讲清楚你具体指的是什么。

3）运用知识和假设以及因果关系：根据你现有知识架构预测会发生的事件和细节，当你没有这方面的知识也不知道接下来会如何演变的事情时,就做一些假设。同时，工作环节之间，是环环相扣的，你需要做的是写下第一份工作计划,然后不断地问自己“接下来会发生什么”（因果关系）

4）记录已经发生的事情：下次你计划类似的事情或者在审查别人类似工作时,就会发现数据库里的有用信息能够为你提供巨大的帮助（可以借助工作日志记录总结）

第四个理念：如果不去做，永远都做不完

一般来说，人们不会故意地不去做某事。但这为什么还会发生呢?最突出的几点原因是：

1）困惑。他们不知道应该去做哪些事情,或者准确地说,他们不知道自己应该做什么

2）超出承诺范围。他们知道应该做什么但是却没有时间

去做

3）超出能力范围。他们没有做这项工作的专业知识、经验,也没有受过相关培训。

解决办法

1）将工作落实到人，解决个体困惑的问题。

2）使团队力量最大化，解决能力不足的问题。

但是，有时候时间管理的纠结所在就是，你的工作太多，却没有足够多的时间去做。当然，你可以通过改进工作方式高效利用时间，但这如果还不能解决你的问题。那么

1）你必须学会不做某些事情：给事情按照优先次序排序，把时间投入到重要的事情上；学会判断并适当对别人的求助和干扰项说“不”

2）最重要的事情，你必须认真制定计划

如何让事情变得简单，避免低效的忙碌和加班，是我最近一直在思考的问题。如果这篇文章给你带来了一些思考和想法，欢迎你后台留言或者私信我，一起讨论如何简单正确高效的忙碌，不对，赚钱。