【记】Google工作整理术 第9章

用活电子邮件：把它变成可搜索的历史档案库

你一定要知道的

• 对数字信息而言，脚手架是存储信息、组织信息及搜索信息的一种数字化工具。Gmail是一种近乎理想的脚手架，该工具简单易用，不收费用，容量极大。
• Gmail使用的是标签功能，类似于文件夹，却比文件夹更有效、更灵活。Gmail可以给一个邮件添加多个标签，然后根据指定的标签过滤邮件，这种功能在文件夹中无法实现。
• Gmail会给所有邮件添加上下文背景，因为它会把邮件划分成不同的会话。通过会话功能，你可以迅速弄明白一个邮件的缘起和发展，中间有谁参与，最新发言是什么。
• 在Gmail邮箱地址后面填个“+”，只把这个地址留给特定的发件人，就可以自动过滤来自这些发件人的邮件。
• Gmail的星号功能可以给那些需要后续处理的邮件加上形象直观的提示。查看带有星号的邮件，实际上就是随时掌握一个不断改变的待办事项清单。
• 每天至少查看一下带星号的邮件，以此确保做出必要的处理。
• 可以使用Gmail给自己和他人发送纸质文件保存位置的提示信息，也可以用来保存和搜索原始文档的数字化备份。
• 只要有可能，最好使用自己已经掌握的工具，而不是继续投入时间和金钱去购置新工具。
• 把密码提示的线索（而不是实际密码）保存在Gmail邮箱之类便于访问的安全场所（也就是网上）。