如何简洁有序地分类信息-标签与层级之争

你是否也因分类而苦恼

不少朋友曾向我诉苦，他们也使用云笔记软件，使用之初为自己的笔记划分了好几个类别的文件夹：工作、生活、学习...信息管理简洁有序，井井有条。
但慢慢地，随着时间推移，大量信息的涌入让分类开始变得不再简单。最直接的体现是：每记录一条信息，都要纠结应该划入哪个分类，使用标签还是文件夹。
举几个场景：
“这个信息，划入A可以，划入B好像也行，那我该放哪儿？”
“标签和文件夹都行，纠结到底该用哪个”
“直接扔到其他里吧，分类太复杂了！”
久而久之，笔记本变成杂物堆，乱的一团糟，自己再没有心情去翻看回顾。
而现有的笔记产品提供了两种分类方式，一类是层级（即文件夹管理形式），一类是标签。那么如何简洁有序地分类信息呢？本文将告诉你答案

什么是层级？什么是标签？

层级分类即日常生活中最常见的多级目录的分类形式，例如Windows磁盘里层层嵌套的文件夹，具备层次性。
标签分类则是一种扁平化的分类方式。打个比喻：标签类似于便签盒中的一张张便签纸，我们可以为任一信息贴上多张便签进行分类。
上个图来更直观地感受一下：

层级 标签

问题来了，不是说标签是扁平化的分类方式吗？为什么也有层级嵌套的结构？
因为“扁平化”及“层次性”只是一种分类理念，而层级嵌套结构是必要的维度管理方式，这是两个不同的概念。

• 分类理念体现在：
  层级分类中，信息只能存储于最底层的子节点。
  标签分类中，信息可以同时存储于父节点和子节点。

• 维度管理方式体现在：
  层级嵌套结构用于满足分类细化的需求
  例如数学这个大分类，无论采用哪种分类理念，只要有更细的分类需求（如拆分为代数学和几何学），就得依赖层级嵌套的结构。

明确标签和层级其实是两种分类理念之后，问题就转变成了，两种理念的边界是什么？我们应该采用哪种分类理念？要解决这个问题，我们需要先明确为什么要对信息分类。

目标导向：信息分类的目的是什么？

不妨运用目标导向的思维思考一下，信息分类的目的是什么？

信息分类的目的：在需要时能够被快速调出

我们为每一个信息划定类别、存储归档，其实都是为了在需要使用时，能够快速定位到目标信息。

寻找抓手：什么分类方式能最好地实现目的？

现在我们来对比层级与标签两种分类理念

1. 层级

特点：

分类特征：排他性。一个信息只能属于一个最底层子节点，非A即B
检索方式：层级检索。记忆及调取成本与层级深度呈正相关

• 优点：在分类深度不超3层，广度不超5个的情况下，检索将优雅且高效

• 缺点：

1. 排他性极大限制了我们对信息的定义，以及检索的维度
   这个特点是上个时代的产物：在信息尚未数字化的年代，一个信息只能被归到一个分类。
   “现在有两个抽屉和一份报告，两抽屉上分别贴着“法律”和“政治”的便签，报告内容同时包含政治和法律，但奈何一份报告只能放进一个抽屉”。
   可以看出：当分类的颗粒度较小时，这种排他性的分类方式将十分令人抓狂。
2. 分类深度一旦超过三层，记忆及调取成本将骤升
   举个最佳示例：“当你在Windows中，尤其是C盘这种层深过5的区域，一层层地深入去检索某个文件时，是不是感到很难受？”

2. 标签

特点：

分类特征：兼容性。一个信息可以归属多个节点，AB兼容
检索方式：搜索查找。键入标签关键词来检索目标信息

• 优点：

1. 能更好地标注对信息的价值认知
2. 信息所捆绑的标签越多，越易被检索
3. 海量信息的存储情况下，搜索不仅比层级来的快，而且减少了记忆负担

举个例子：
我收集了俞军老师的用户价值公式，它既可以归类于“产品”，也可以归类于“方法论”，这时为其贴上两个标签即可。（如若使用层级分类的理念，这将是艰难的抉择）
而当某一天我想在海量信息中将其调出，“产品”和“方法论”两个标签的共同检索能帮我过滤掉只属于“产品”或是只属于“方法论”的信息。

• 缺点：当信息库庞大，依赖搜索的检索结果将引入许多不相关内容。

例如我想回顾主题是“用户体验”的相关内容，当我键入这四个字，结果却包含许多主题不是“用户体验”但正文内容却有提及的文章。
要解决这个问题，往往需要附加更多的筛选条件，以及掌握高级搜索的语法技巧。（我会在其他文章中分享）

总结

经过以上的分析，可以得出结论：

标签相较于层级有着更好的定义性及检索性

事实上，细心的你会发现，印象笔记在产品的设计中也在向用户透传他们所推崇的分类理念：印象笔记的层级分类最多只能有三层，笔记本组-笔记本-笔记，而它的标签却可以实现无限层级的嵌套。

多层级嵌套

那是不是只用标签即可实现对信息的良好管理呢？虽然的确有众多效率爱好者推崇只用标签分类的极端方式，例如他们喜欢Bear这种没有层级，只用标签定义笔记的产品。
但我个人更建议灵活地结合两种方式去处理。
例如：

• 可以利用层级做一些大类划分（例如工作、学习、生活），标签进行细化
• 可以将类型定义全部交给标签，层级用于组织项目、资料，或是践行GTD的理念（例如“收件箱”笔记本）

我自己是运用“标签为主，层级为辅”的分类理念在进行信息整理，标签负责组织信息，层级用于进度管理（收件箱、工作台、归档）。

结语

信息整理的方式因人而异，但理念是共通的，祝各位都能研究出适合自己的信息整理方式！
后续我还会分享更多信息管理的文章，还请点个关注哦~