简单5步写出高段位邮件
写出高段位邮件
邮件写作是职场中写的最频繁，也是最受忽略的，而它的质量提升空间非常大。本文根据戴愫老师的《有效提升你的职场写作能力》并结合自己实际工作中近万封邮件所写的心得体会。
一般邮件，可拆分为 标题、开头、正文、诉求、结尾5个方面，因此可以通过5步来写出高段位邮件，让你轻松战胜80%的同行。
1.标题要能“呼唤你”和“愉悦你”
好的标题要达到呼唤你、愉悦你的效果。那么怎么做到呼唤你、愉悦你呢？
比如，下面这种有很多 “回复：回复：回复 xxxxx”的邮件标题，大家应该都发过，已经讨论很多轮的邮件，讨论话题有进一步的聚焦。收到邮件的人，看着那长长的的标题，估计都得先捋一下大家讨论到什么地步了，才敢往下回复。
《回复：回复：回复：回复：年会彩排注意事项》
不如改为：
《抽奖环节建议；回复：回复：回复：回复：年会彩排注意事项》
分号前后两个部分可以互换，不过根据现代阅读习惯，新话题放前面会更好。
再比如，如果标题是：
《10月13日会议纪要》
这种邮件，一般领导和参会人员忙的话，基本不会看的，不如改为：
《10月13日会议纪要及跟进事项，请于周三17:00 前回复》
再比如
《第1期博士课堂开课通知》
这种通知类标题，无法互换到对方。如果对方很忙，根本不会看邮件。
不如改为
《第1期博士课堂——云计算探讨》
这个标题更好，对方哪怕很忙，但如果他对这个话题感兴趣，他会仔细看邮件。
2.开头3句要有“温度”和“重点”
发现一个很有趣的现象，平时说话很含蓄的我们，在写商务邮件的时候，却常常是单刀直入，同时还带有浓浓的机器语言风格。
沟通是需要暖场的，不要让读者每次都觉得他在和一台机器沟通。尤其是那些今生和你只有邮件缘分，没有见面缘分的读者。
比如
qinyanchao
您好！
我想核实一下xxxx
很明显，前两行都是系统自动生成的。
以下是几个有温度有重点的开头
嘿，刚刚的发言很精彩！（这句话用在某次会议之后的邮件开头）
夏天的贵州很舒爽吧。（这句话用在对方刚刚度假回来）
我上周的年会受益匪浅，终于和你真人见面啦。（这句话用在参加完对方组织的年会后）
都是短短的一句话，然后第二、三句马上进入主题。
我给你发邮件，是想核实一下……
暖场的话就像礼物上的包装纸，没有也可以，但有的话会让让沟通更有温度。
3.正文格式用三个凡是呈现，内容提供所有必需信息
- 凡是能分段的，就分段
你的思考以段落为单位，没有逻辑是分不出段的，切忌一句话一段 - 凡是能做小标题的，就做
小标题就是路标，可以降低读者的阅读难度，同时防止读者思维脱轨。小标题最好做成人类语言中最有影响力、最具号召力的动宾短语。比如：
回顾先行条款
协商新条款
确定签署人
如果你想显得很正式，那么遇到两个字的动词，可以只保留一个字，力透纸背，更有气势。比如：
调整结构改成调结构
夯实基础改成夯基础
振兴集镇改成兴集镇
- 凡是能用清单图表的，就列
一图胜千言，清单列表不仅容易阅读，还能帮助作者隐藏掉啰嗦的词。
三个凡是不仅为文字创造出“留白”，读者的眼睛需要休息，给他喘口气；而且，把你结构化的思维，视觉化给读者看到，读者表示很满意。当读者能够轻松找到他想读的内容时，他更容易按照你写的去做。
4.诉求立场清晰，语气尊重
接下来是诉求部分，高质量的诉求，立场是清晰的，语气是尊重的。
一共两个技巧
- 把句子拉长
对比一下：
第一种写法：请各位按时递交表格，过期不候
第二种写法：我期待在下午4点之前收到您的表格，尤其是王力和张三两位。如果您实在忙不过来，请提前告知我。我会在3:00-3:30时段电话您，给予协助。
第一种写法，立场不清楚，也无具体截止时间，语气还强硬。
第二种写法，时间点写的很清楚，还点名了两个重要人物，同时在措辞上，采取了读者乐于接受的语气。句子越短，越有力。如果是下行文，让下面的人无条件执行，那么可以用短句，比如“望参照执行”。如果是给同级的人写邮件，希望对方心甘情愿地配合你，请拉长句子，一句话甚至可以写成两句话。
- 用问句把需求写出去
不写：“我周四下午需要和你约个电话会议”
而写：“请问周四下午你有时间做个电话会议吗？”
温和而坚定地表达诉求是高自尊度人群的特定习惯。他们会把它看成一种理所当然的职场礼仪，并对粗暴的表达方式产生发自内心的排斥。
5.结尾积极开放
很多人邮件结尾是这样的
如果您有任何问题，请随时和我联系
其实还有更好的写法。如果对方对你很重要，不是他找你，而是你找他。你应该在结尾处用心，让你积极主动的样子，被他看见。
比如：
我会每周和您更新这个项目的进程。周一我会和您联系，看看您是否有其他问题我可以协助解决
我期待能和您在电话里进一步讨论
欢迎您的建议
盼探讨。
请牢记，积极开放的结尾是好结尾，能引发读者真正的行动。
怎么样，是不是很简单，赶紧实践起来吧。
