上周五，三爷接到一个紧急任务，某大型制造企业需要把申报课题的200页word材料制作成30页PPT，用于申报项目路演，由于任务下达通知的晚，我只有一天的时间完成这个任务。

当时，我打开word材料有点欲哭无泪的感觉。

相信很多人都有这样类似的经验，面对一堆word材料无从下手，以为下载一个PPT模板把word内容搬进去是最快捷的方法，殊不知这样做的后果就是要一直对着PPT改来改去。最终，三爷只花了三个小时完成了整个PPT制作，并且客户没有提出修改的意见。

今天，我想把压缩200页word材料提炼抽离写PPT的思维过程写出来，相信比你看那些理论性的逻辑思维文章要有收获的多。

第一步分析：反复沟通分析需求，明确制作目标

当接到任务的时候，第一步千万不要着急去动手做PPT，一定要分析清楚PPT制作的需求，不然很有可能整个PPT要推倒重来，这都是三爷做方案这么多年血淋淋的教训。

三爷一般从这样几个维度来确认PPT制作需求：

1.给谁看？

2.他的关注点是什么？或者评分的维度是什么？

3.是阅读型PPT还是演讲型PPT？

4.演讲时间有多长？

经过反复沟通，这份200页申报材料的PPT制作需求是：

1.给江苏省经信委政府官员看的。

2.关注点是企业智能制造系统应用的程度和价值亮点

3.演讲型PPT

4.演讲时间30-40分钟

通过确认PPT制作需求，心里就有谱了很多，三爷马上明确这份报告的制作目标是：

35页左右的演讲型PPT，展示企业智能制造系统的应用实践和价值。

第二步判断：围绕目标判断相关信息与不相关信息

在分析的第一步里，我们已经知道听众的关注点在哪里了，那么我们在阅读原材料的时候就始终带着这个关注点去有针对性的阅读。还是拿这个200页材料为例，听众关注的是企业智能制造系统应用的程度和价值亮点，那我们看一下这个材料的目录：

其中2、3、4、5、6、7这六个部分与“企业智能制造系统应用的程度和价值亮点”基本上没有关系，不需要写到PPT里去，我们可以把这部分判断为“不相关”，对于不相关的内容三爷的建议就一个字“删”，毫不留情删掉。

第三步归纳：对相关信息进行归纳提炼草拟大纲

整个申报书的内容只有第1部分讲述了“企业智能制造系统应用的程度和价值亮点”，但是这一部分内容还是有68页之多，怎么样再从相关内容里抽丝剥茧一步步提炼核心内容呢？

三爷的做法是通过仔细阅读第1部分内容，把其中可能用到PPT上的原始材料复制出来整合到一个新的word文稿里，然后针对新的文稿归纳提炼出PPT大纲，再拿着PPT大纲和需求方沟通确认思路是否可行。

把目录大纲拿出来和需求方讨论确认，会让PPT制作效率提升百倍，请记住三爷这句话。

第四步勾勒：画出整个PPT的金字塔

PPT大纲确定下来，整个PPT制作就简单了很多，但是这时候还没有到打开PPT软件制作的过程。三爷的一贯做法是画出整个PPT的金字塔结构，一般画出三层结构就可以了，毕竟PPT是线性结构的，如果结构层次太多PPT会让人迷路。

根据确认的大纲和对材料的加工提炼，三爷绘制了这样的金字塔。

第五步制作：开始动手制作PPT吧

在经历分析、判断、归纳、勾勒四步骤之后，三爷才打开PPT软件开始制作。虽然前面的过程比较艰辛，但是你只有经历了这样艰辛的过程之后，发现制作PPT原来如此简单高效。

把之前提炼好的word文稿先搬家到PPT中，然后再套上相应的逻辑图库，再对整个PPT进行排版配图配色，基本上这个过程只需要花1个小时。至于PPT的排版设计方法网上的教程遍地都是，而且是PPT学习力最容易上手的部分，这里三爷就不阐述了。

所谓“工欲善其事必先利其器”，制作繁杂信息材料的PPT必须要经历分析、判断、归纳、勾勒四步走才轮到打开PPT去制作，唯有这样才能制作一针见血、命中要害的PPT方案。