工具流——高效办公的瑞士军刀 ，送给经常加班的你
题图
Part1 工具会淘汰人
吴晓波曾经在博文里回忆起自己的第一台电脑，进而发出上图中的感慨。
那是1995年，他花了半年薪水买电脑，同事们都觉得他疯了。但是，借着着这台电脑，他成为了中国第一批拨号上网的写作者，开启了进入互联网美丽新世界的大门。
今天，电脑、手机已经普及，但仍然有很多人，没有很好的使用互联网工具来提高自己的工作效率，反而为高科技所累，难以专注工作。
在一个公司，如果领导特别喜欢在微信群里讨论工作，那对员工来说是个灾难。因为微信消息遵循的是时间线排列，信息溯源和跟踪非常不方便。
同理，一个人如果花大把时间在微信端阅读公众号，由于内容碎片化、小屏阅读体验差、频繁消息打扰，注定也很难培养起深度阅读的能力。
身处互联网时代，必须为每一个任务找到最合适的工具。因为，我们所使用的工具，会反过来塑造我们的思维。
我把这种使用工具的方法论，称为工具流。
2、什么是工具流
其实是很简单的一种心智模式：
第一步，先把一项大的工作分解为小的环节。
第二步，给每一个工作环节找到最合适的、简单的工具。
3、应用举例
你有一个很好的idea，想写成一篇文章或者做一次公开分享。
你的老板给你一些模糊的需求，让你准备一个PPT汇报。
这两件事情，其本质类似，是我们日常最常见的任务场景：
梳理并呈现自己的想法。
运用工具流思维，搭配合适的工具，可以高效、优质的完成这个任务。
这里以制作专题汇报材料为例，分享自己常用的工具。
step1 记录需求 【工具：为知笔记、纸笔】
向你提出需求的人，一般也是最后检验成果的人。可能Ta不太懂如何汇报和制作PPT，传达出来的都是模糊的、直观的感性要求。
这个时候你要做的，就是快速记录这些原始话语，在后面环节的时候，反复对标。
手机上随时用为知笔记新建文字笔记或录音是不错的选择，如果写字快，也可以用纸笔。
step2 搜集资料 【工具：为知笔记】
无论是专业网站、公众号里的文章，甚至是各类格式的文档，这些与主题相关的资料，最好归集到一个地方。
比较好的方法，就是在为知笔记里新建一个主题文件夹，相关资料一股脑放进去就对了。
这样，在阅读的时候，可以专心致志的集中阅读，避免在不同阅读平台之间切换所造成的的精力损耗。
step3 整理思路 工具：Xmind（PC端）、Mindnode（IOS端）
这是至关重要的一步，将那些脑海中模糊的、凌乱的想法，通过思维导图清晰的整理出来。
在办公室，我一般使用PC端的Xmind，免费正版的就够用。Xmind里的思维导图能够导出Txt格式方便扩充文字，也能导出jpg格式，跟领导确认框架。
Xmind
在家里或者外出时，我会优先使用IPAD和蓝牙键盘，这时，Mindnode这个神器就该出场了。
Mindenode界面简洁美观，可以实现多种思维导图效果，配合蓝牙键盘，功能不逊于PC端的大型软件。所有的导图都可以通过Icloud同步，同时也能导出多种格式。
Mindnode搭配蓝牙键盘
step4 扩充内容 【工具：为知笔记、幕布】
骨架搭起来，工作已经完成一半。接下来是扩充内容，添加文字和图片。
一般的内容，用为知笔记配合Markdown格式，图片、图表什么的直接拖拽进去，非常方便。
如果是写结构庞大的专栏文章或者写书，推荐一款写作工具——幕布，一款将集思维导图与写作结合起来的工具。不多说了，上图。
幕布的文章结构
这种文章架构形式有2大优点：
1、文章结构一目了然。
2、任意一段文字都可以拖动顺序。
有长文写作经验的人会深有体会，如果想改动个别段落的顺序，会被Crtl+C和Crtl+V搞晕。
幕布的第2个特点就完美的解决了这个问题，就像下面这样。
step5 想法呈现 【工具：为知笔记、word、PPT】
这是一个看脸的时代，所有从你手上出来的“作品”，请务必关注其形式，照顾阅读者的体验感。
在step4，我们已经制作好了汇报的主题材料，在发给领导或同事审核，就需要进行排版美化。
如果是在为知笔记中写作，推荐使用Markdown格式，发送链接给领导微信，方便快捷。
当然，并不是所有人都能接受新工具。像我曾经给一位领导发送阅读链接，结果他很气愤的给我回Email：“Jason，请不要发送网页链接，这是最起码的尊重！”
So，如果提交的时候想正式一点，还是通过word、ppt来呈现比较好。
关于word，我觉得地球人必须学的功能，就是设置样式，配合快捷键一键排版，妈妈再也不用担心我因为word加班了。
同样，要制作PPT，只需把包含大纲模式的word一键发送到ppt，省区复制粘贴的时间，而且可以直接套用PPT版式。
4、工具流的意义
首先，当我们明确每一个任务的目标，专注在单个工具内处理，就能避免切换任务和工具带来的分心。
其次，就工具而言，那些特定领域内的专业工具，在功能、稳定性方面会比“全家桶”型软件更加优秀。
最后，之前提醒过一些初入职场的朋友，不要过多的去读老板的朋友圈。原因何在？
天天读马云爸爸的鸡汤，不会神奇的涨工资。对于普通上班族而言，又快又漂亮的把活做完，永远是最靠谱的职业发展策略。
···【End】···
