职业升级——一小时能开好所有的会议

会议，是会越开越多的，也是困扰很多中外企业的大问题之一。很多时候，企业越大，会议越多。会议越多，执行力越差，官僚气息越重。减少开会，而又要提高工作效率，看上去像是悖论，但其实是相辅相成的。

会议的目的，一个是传达信息，二是体现重视程度的形式。

传达信息，也就是开传达文件、制度、方案、规定、想法，以及讨论等类型的会议，这类型的会议的最主要的目的是告诉其他人各种的信息。大部分时候是一对多传达信息为主，会议召集人希望通过会议形式，更好的说明信息，表达信息。同时对信息相关做出说明，希望信息接受者更好的理解和执行。或者希望通过会议的形式，一次性收集更多的问题、建议和意见等，并通过面对面的分析讨论，得出希望的结果。

另外一种就是形式性质的，比如有些董事会、代表会、招标会等法律规定的会议，是不能减少的，无论效率如何都是要开的。但大部分的会其实纯粹是会议召集者想通过这种形式，来加强需要传递的信息重要性，或者通过会议加强仪式感。比如一些所谓的工作部署、总结会、部门协调沟通会、座谈会等等。都是希望通过会议表达一种重要感，体现重要性而开的会。最终目的是希望开会加强重要性，从而让参会人员更提高执行力度，做好要求的内容。

目的是好的，但开会是一个技术活，一旦失控，很正经的会议，却很容易开成流于形式，开和不开一个样。或者浪费大量的会议时间，却没有提高执行力和效果。更重要的是，没有几个人愿意去学习开会的技巧和流程要求，去开一个高效的会议，开一个真正有用的会议。只要学会开会技巧，那么，开会的时间就能缩短，减少浪费。但从根本来说，最好的办法减少开会。

在我们了解的开会的目的后，在安排会议之前，就要考虑能否有不开会就能达到目的的方法和途径。我相信，百分之九十以上的会议，都是可以用其他方法和途径达到目的。

第一：高层要减少开会，不要动不动就安排会议，就通知下属开会；会议的多少，都是一个企业的习惯性行为。而且这种行为是有高层的日常行为形成，高层喜欢开会，那么下属也就只能多开会，否则会被高层认为不重视工作，不会开展工作，一有问题就会被批为什么没有开会，为什么不开会。所以，高层会议多，企业的会就多，这是源头，源头控制好了，一切都好控制。最怕是高层放不下开会的心。

第二：要完善文件、通知的传达和抄送制度与及渠道；因为一个企业和组织，每天都有大量的信息需要传达。不同的人、不同的部门都需要接受和了解不同的信息。为此，公司的正式文件就是最好的传递信息和体现重视程度的渠道和方式。一个企业要想提高这方面的效率，一定要注意强化和完善文件及通知的传达和抄送制度。要形成将文件和通知以纸质的形式送达需要接受的人的习惯。现在很多企业都是忽略了这个渠道进行重要信息的传递的。这也是代替开会的最好的形式、比如你原来想开会传达一个公司的制度，要求相关部门马上执行。有了这种习惯和方式，就可以将这个制度形成纸质文件，将信息和要求完整清晰的打印出来，将文件送到相关负责人处，要求签收，并存档。这种方式完全可以取代大部分会议，完全达到传递信息和体现重要性的目的。

第三：要将公告、邮件、微信群或其他信息传达的渠道，列为公司的正式的信息渠道；要形成只要是这些渠道发布的信息、规定、要求等，自然就是要执行、要检查、要跟进的好习惯。这些渠道是对正式文件抄送渠道的一个补充，是一个面对更大范围的信息传递的渠道。随着智能手机的发展和普及，各种手机APP信息传送渠道越来越方便和高效，范围也越来广，所以企业要充分利用这种新的渠道，提高信息传递的效率。同时通过制度的确定，提高这些新的渠道的重要性，解决开会多的问题。

第四：要重视费非正式沟通，通过完善茶水间、休息室、办公室的接待区、开放式办公等硬件环境，鼓励员工进行非正式的沟通。也就是要让员工和管理人员在上面说到的比较轻松的环境下进行交流和沟通，而不是事事都等到开会时候再说。这种非正式沟通比会议会更加高效，更加深入和全面。而且达成共识的几率也更高。而且很多话题通过私下沟通再进行正式会议，也会更加达成更大范围共识，提高执行力，减少会议时间。

第五：就算万不得已要开会，要规定开会的时间，不要超过一个小时，高层带头遵守，形成习惯，从而影响下属，形成公司的会议文化，这样就能很好的控制会议和减少会议。

会议的效率和浪费问题，已经成为一个世界性的问题，越来越多是学者和专家都在研究。而作为一个企业，最有效的解决办法，就是高层要意识到会议的问题，要转变观念，看穿会议造成的浪费和拖沓。

企业管理的改善，是从大处着眼，小处着手。通过细微处的改善和进步、通过坚持和积累，就会形成大的改善和进步。每一个细节，都会形成影响，形成习惯。影响的扩大、习惯的固化，就会影响整个管理绩效，影响企业的运营水平和发展潜力。会议就像一个风向标，通过会议的过程和时间，可以看出企业很多的问题。好的企业，细节之处都体现出效率和价值，有问题的企业，开会就是走过场。