你的文件需要一个清晰的名字

在工作当中，我们会经常收到同事或者客户发来的文件。这个时候，你会将这个文件存在电脑的哪里。通常，收到别人传来的文件时，我们多数是在做其他事情，然后顺手将接收到的文件存在桌面或者是临时放置文件的地方。如果是一个单个的文件，很有可能在要用到的时候，才会找出来；如果是很多文件，那么我们会重视一些，把它存到某个磁盘的新建文件夹中，然后用项目名称来命名。

我们多数人都会这样做。可是当项目结束很久之后，某天你在写某个标书或者遇到类似项目时，你想要将之前的文件调出来看一看。这个时候，你发现要么找不到这个文件夹；要么找不到想要的那个文件；要么找到很多相同名称的文件。

为什么会出现这样的状况呢？原因就是，我们没有给文件或文件夹起好名字，导致它们混乱不易查找。

在《佐藤可士和的超整理术》这本书中，有这样一段文字“档案管理术最重要的就是档案夹和档案的命名方式。各位或许会感到诧异，可是如果随便命名，时候免不了要吃苦头。例如我的计算机里有许多关于UNIQLO项目的影像文件，最早的文件名取为“UNIQLO_001”。如果命名为“UNIQLO_01”的话，若是档案超过100个的时候就会很伤脑筋，将发生排序混乱的问题。基于档案只会增加、不会减少的前提，重点便是尽量采用泛用性较高的命名方式。

另一个重点则是标示的统一。假设现在要新增一个名为“简报”的档案，是要使用英文还是片假名？是半角还是全角？只要事先定下规则，搜寻起来就很轻松。这点可以等出现复数档案夹时再重新检视。例如关于DoCoMo的工作，若要在702系列之后新增Kids手机的档案夹，“702i_DoCoMo”和“日本片假名_Kids”就显得很杂乱。最好重新检视文字种类和书写顺序，加以统一。如果改为“DoCoMo_702i”和“DoCoMo_kids”，不但关键词统一，也更容易搜寻。最近亦有贩卖可以批次修改档案夹名称的软件，不失为一个好方法。”

这段文字对如何给电脑中的档案文件夹和文件命名给出了建议。如果一个文件夹中有多个文档，那么可以采用“项目关键词+序号”的方式命名，比如RIA作业-001、RIA作业-002、RIA作业-003，以此类推，其中RIA作业为文件所属的类别，001等数字代表的是排序号。在命名时，关键词一定要能够清晰传达这个文件是什么，而序号要考虑到文件继续增加的问题，防止文件继续增加而序号不满足的情况发生。

如果是一个项目文件夹，里面包含很多的子文件夹，可以采用“项目关键词+子文件名称”的方式命名，在这里要注意命名的统一性，比如采用英文命名，那么所有其他系列也要采用英文，这样可以方便我们日后查找。例如中国房地产市场分析项目-华北地区、中国房地产市场分析项目-东北地区、中国房地产市场分析项目-东北地区等等，其中“中国房地产市场分析项目”为项目关键词；各个地区为子项目名称。

当然这些命名的规则只是一个参考，每个人都可以根据自己的情况进行调整，只要能让我们清晰的辨别和查找就没有问题。

我之所以对这段文字很有兴趣是因为我从来没有想过要统一命名，都是以项目名称或者文件名称随意命名的。而且还因为名称的问题，导致文件弄错过。虽然有过犯错，却从来没有想过要对命名方式进行整理。直到看到这段文字，才意识到，文件命名的关键性。

现在我电脑中的文件都已按照“项目关键词+序号”或者“项目关键词+子项目名称”的命名方式进行了修改。不仅在浏览的时候整齐干净，而且查找起来也十分的方便。下面附上我的部分成果。

希望今天的分享，能够给你带来一些有用的东西，谢谢。