事无巨细 成功在即——学术会议举办指南
活动都类似，可粗略分成前期准备和正式进行及总结收尾三个阶段，其中涉及人、财、物三要素。
一、人 请的嘉宾，专家和礼仪人员，摄影摄像人员，还有媒体记者。
摄像人员提前熟悉场地，准备摇臂，确定机位。礼仪小姐根据实际活动，配备充足的人员。引导嘉宾登台、下台，还有端证书，扛牌子。
邀请记者，纸媒，还有可以拍摄视频的媒体人员。
安保人员必要时也需要在场，否则把关入场人员。
二、财 主要与收费和报销相关。
配备现场收款的验钞机，开具发票的机器。发放提前开好的发票。按照财务制度进行报销。
三、物 会议所用物品。
1、物料。（1）证，嘉宾证、参会证、工作证、媒体证，还有其它可能用到的证，提前交由专业公司根据会议主题进行设计，依据可能参会人数印制。
（2）板，包括放在门口或特定位置的会议X展板，关键位置用来导引的展板。根据多次使用的经验来看，X展板比易拉宝稳定性更强一点；签到处的背景板，按照场地实际情况，确定宽度和高度设计喷印。
（3）屏，电视屏可用U盘存图后读取。LED屏，一般用16:9比例的会议主题图片即可。
（4）牌，为了达到优良的会议品质，可以专门设计符合会议主题风格的桌牌，然后提前确定嘉宾姓名后印制，至少在视觉上看起来就不一样。地标作用的水牌也可能需用。揭牌仪式中所用的匾牌附带红绸，得提前准备。
（5）册，会议手册。交由专业设计公司设计，内容包括会议日程，专家简介，大会主席，执行主席，会议联系人，会场地理位置，周边餐饮，住宿及天气等情况介绍。一般封面用铜版纸，内页用90克复印纸，经费充足可使用更高级的纸张。培训手册。汇集所有授课专家的课件印制装订而成，配合会议效果，封面需要专门设计。宣传手册，视具体情况印制。
（6）袋，纸袋和无纺布袋子多见，如果有其它赞助，可选用帆布袋，参会者还能在会后用一段时间。
（7）笔，中性笔若干，质量优者佳。
（8）本，笔记本都是袋子里必须配备的附件。
（9）礼，依照预算可有可无。
（10）书，聘书、证书，打印盖章，准备封皮。签约文书，可能会举办签约活动，协议至少得备两份。
（11）函，邀请函。无论是电子版，还是纸质版，都得设计精美。此外，还有官方的公函类。
2、其它物品。
（1）电脑，需要安装高级版本软件，因为有的专家PPT中插有视频，必须保证可以正常播放。
（2）插线板，激光笔及电池，U盘，相机和电池，遮光罩，闪光灯，三脚架。
（3）会议通知，用于报销的文件，目前都做成PDF版本，发在微信群供参会者自行保存打印。
（4）音乐。会议中有些环节需要音乐陪衬。
（5）视频。宣传类视频。
（6）装饰品。会场如果要营造气氛，需用拉花，气球等物。当然，大多数情况下不会用到。
四、其它事项。
1、会场预定。提前联系对接，商榷价格及用餐，住宿等情况，会议过程中提供为嘉宾倒热茶服务，准备瓶装矿泉水，热水和纸、铅笔。问明车位数和停车价格。
会场布局要合理，座椅舒适程度均需考虑。舞台效果得照顾到，见过的多数会场没有安装前灯，嘉宾讲话或者演讲者发言时脸上黑乎乎一片，和背景屏幕形成鲜明对比。因此，必须保证灯光照在发言者脸上，免得影响录像、拍照效果。
讲台应该简洁大气，桌花不推荐，因为如果演讲者如果身高不够高，拍出来的照片就是一个头长在花丛中，显得恐怖异常。
背景墙壁，尤其讲台区域的背景要求干净，色调统一，否则拍出来的照片杂乱，影响美感。
导播切换台是会场必备品，一般另外收取费用。会前测试音乐及PPT播放。
话筒肯定都包括在会场之中，提前调试音响设备。
2、票务。一般会请几位外地专家教授，自然得询问专家日程安排，协助订火车票、机票。负责人员要及时收回票据以便报销使用。
3、住宿预订。主要负责嘉宾和专家住宿，参会人员可根据情形预留房间，或者自理。
4、会议提醒。针对每个专家不同的讲座时间，制作打印独一无二的会议日程，让他能清晰明了看到自己需要出现在会场中的时间段，放在专家入住的房间，有效提醒的同时，会使专家感受到办会者的细心。
5、水果。嘉宾房间提前准备适量水果，比如小橘子、香蕉和圣女果之类的，需要清洗的，洗干净放在盘中，用保鲜膜裹紧。还可以准备一瓶酸奶，表达会务组的贴心。
6、接送专家。拥有订车软件，订车会方便的多。但是体现出服务到位，接送就需要主办方安排合适的人员陪同。车辆可与租车公司进行协商。接送过程中，发送短信、微信等消息，提醒专家有人负责接送，重要嘉宾还需要准备鲜花。
7、招待用餐。早餐一般会在酒店自行解决，中午安排桌餐，主办方高级别管理者作陪。晚饭换另外的特色餐厅，让专家享用不同风味的美食。根据实际预算情况，适当调整菜品种类。
8、会议报到。提前打印签到表，签字领取会议资料和相关纪念品。
9、会场签到。由专人负责，以便妥善保管签到表原件，留用。
10、茶歇。一般都由小蛋糕，切块的哈密瓜，圣女果，现煮或速溶咖啡，热水等组成。
11、餐饮。专人负责处理，印制餐票。
12、学分发放。提前设计收集信息的表格，利用问卷星、石墨等在线表单，嵌套H5宣传页，方便参会者填写信息，也方便后续信息汇总。
13、聘书证书。按照名单逐一发出。
14、咨询费用。现金或打卡等方式支出。
15、会议总结。撰写新闻稿；收集媒体报道；各类文件、材料存档。
专人负责，定期梳理反馈，明确进度，把控整体节奏，自然有条不紊。如果经费充足，与会务公司合作，直接提要求即可。
（2019年12月3日，周二，晴）
