思考笔记｜如何用5W1H采购会议桌

1.会议桌的故事

年初的时候，公司搬到了一个新的办公区，新会议室还没有会议桌，于是领导就叫小李去采购一个新的会议桌，小李很爽快地就去找会议桌去了，一打听才发觉，有许多款式、材质不知选哪款，只好去找领导确认，然后又发现尺寸也各不相同，不知选哪个，只好又和领导确认，这样往往复复，折腾了一周时间还没买到，被领导批评了一顿。

后来领导找了小赵去采购，不到一周会议桌就放到了会议室，也受到了领导的表扬。这一件事让小李很惊讶，于是他去向小赵取经。

原来小赵接到任务后没有立刻去找会议桌，而是和领导确认了关于采购会议桌的一些基本信息，用了一个叫5W1H的模型，一次就了解完了领导的需求，之后根据需求很快找到了合适的会议桌。

2.神奇的5W1H

上面提到的5W1H是一种非常实用的问题分析方法。最开始由美国政治学家拉斯维尔，在1932年提出，最初的模型内容是5W，后经过人们的不断运用和总结，逐步形成了一套更成熟的框架：5W1H。

5W1H的要点

这个框架最大的作用在于可以清晰地呈现问题的构成要素，它由6个问题构成，它的名称也正是6个问题首字母缩写，具体来说包含如下内容：

1.对象 （What）——是什么事情？

指的是这个问题对应一个什么事情或目标。例如：采购一台会议桌、举办一个庆祝活动，满足用户减少等候时间的需求等等。

2.为什么（Why）——原因

指的是为什么会有这个问题或这个任务出现？这个问题可以一直追问，直到得出清晰的行动方向，了解问题产生的根本原因才是真正解决问题的关键。例如：为什么需要采购会议桌？为什么需要举办庆祝活动？为什么用户等待时间长？

3.场所 （Where）——什么地点？

指的是解决这个问题发生地点或需要的场所。例如：为哪个会议室买会议桌？在哪个地方举办活动？用户在哪个功能等候时间长？

4.时间和程序 （When）——什么时候

指的是解决这个问题或完成这个任务有哪些流程及相关时间点。例如：采购会议桌有哪些规章流程，截止时间是什么时候？庆祝活动依次有哪些环节，哪天举办？用户等候的时间长的这类问题一般的优化流程是什么？

5.人员 （Who）——责任人

指的是这个问题或任务有谁负责，有谁参与。例如：由谁来买桌子，走采购流程涉及哪些同事？谁负责策划这次活动，要邀请哪些同事参与？需要哪些人来协作解决优化用户等待太久的问题？

6.方式 （How）——如何

指的是用什么方法来解决问题或完成任务。例如：通过线下实体店采购会议桌还是网店订购？活动是线上形式还是线下形式？用户等候时间长的问题是通过技术解决，还是通过用户分流解决？

3.案例展示

回到开头的采购会议桌的案例，利用5W1H框架就可以快速确认领导的采购需求：

What：采购一台会议桌

Why：会议室A需要一台会议桌，用于部门（20人）开例会

Where：会议室A的环境、面积、场景

When：走采购流程，一周之内完成

Who：领导（需求方），小赵（采购员）、财务（费用申报）、会议桌销售员（介绍会议桌）

How：通过挑选、下单、报销、布置的过程完成会议桌采购

有了以上信息，小赵立刻采取了行动，不到一周，新会议桌就出现在会议室。小李听完也是恍然大悟，发现自己在沟通任务时，由于没有使用模型漏掉太多重要信息，最后浪费了不少时间。

4.总结

看完故事，最后来总结下5W1H这个模型，5W1H连起来就是一个六连问：

What：做什么？Why：为什么？When：什么时间？Where：什么地点？Who：涉及哪些人？How：怎么做？

在工作和生活中，这6个方面的要素都问完后，沟通的双方对于问题和任务都会有更清晰的认识，不仅接下来的行动方向更清晰了，而且可以避免行动中许多不必要的错误，提升执行的效率。

使用5W1H时也需要注意，一些显而易见的答案可以直接填上，省去沟通时间。遇到这6问题的答案不完整，那就需要进一步了解更多信息来完善答案。

这么好用的神器，快快用起来吧～