[整理术-1] 爆量数位资料时代的五个整理术新思维--电脑玩物
2017年3月7日星期二 电脑玩物站长
我们面临着一个资料与资讯量都非常庞大的工作环境，面对爆炸的数位资料，应该如何整理才好呢？
幸运的是，我们也身处一个数位科技持续发展的时代，在这样的时代里，有更好的数位工具，可以帮助我们用「不一样的思维」完成有效的数位资料整理。
这篇文章，我想从自己的经验出发，提供五个整理思考角度和具体作法。我自己的工作经验是需要大量的文件整理、灵感整理、素材整理与经验整理，所以下面的整理方法，也会和我的工作方式息息相关。
1. 一物没有定位：
一个素材与想法，对我来说有可能用在A设计上，也有可能用到B文章中。一份文件可以被A专案使用，也可能被B专案使用。我的经验是一个资料常常有很多用途，但是资料夹分类强迫资料只能出现在一个位置上，这就不太符合我的实际使用经验。
而这也造成怎么分类都不对，怎么分类都不完美的窘境，如果硬要分类，就造成分类的焦虑，但实际上并非我们不善于分类，而是知识与讯息本来就难以完美分类，因为他们是没有单一定位的，同时具有多种用途的。
这时候，一个具备「Tag标签」的工具，会更适合数位时代的分类需求，例如Firefox书签上的标签、 Evernote笔记上的标签、Trello卡片上的标签、 Flickr相簿中的标签，让我可以在一则笔记上，用标签标注他的所有用途，让一则资料可以出现在多个位子上。
我的实际做法，可以参考这篇文章的说明：分析Evernote与Onenote两种截然不同的笔记整理逻辑。
2. 整理就是帮事物决定行动：
整理有两个取向，一个是整理得很整齐，另一个是整理得「很有用」。在家里大扫除时，把所有东西都收纳好，让整个家非常干净，这是整理得很整齐。但如果考量到方便取用、方便找到，让物品在他应该被使用的地方出现，那么或许就会有不同的整理方式。（可以参考我的作法：[年终整理术3] Evernote家居收纳整理方法一年后心得）
分类不是为了把东西摆整齐而已，应该是为了使用他，所以要从使用它的角度来分类：
一方面是把东西摆在我会使用他的地方。
一方面是把东西本身变得有用。
例如我在Windows上很喜欢使用「Fences」这个桌面整理软体，我喜欢把要处理的档案摆在桌面上，这或许违反了一些桌面干净的原则，但是却可以让东西出现在我更容易使用到他的地方。
又或者我曾经写过自己的Google云端硬碟整理方法：「一看就能采取行动的档案命名技巧：我的两大档名规则」，我会把过去几年的专案收纳到里层资料夹，但是会把今年正在准备执行的专案放在根目录，用数字让其依照使用进度排序，不把它们隐藏到树状资料夹中，这也是为了更方便使用而整理。
还有收纳知识资料时，我惯用的「三层笔记方法」，第一层就是行动。在收集资料当下就要把资料变成有用的行动，例如我写下一则读书心得，那么这则心得要指引我去采取什么行动呢？把这些变成笔记的内容，让笔记本身就是行动索引，我认为没有行动的资料都是无效的资料：
因为在Google 时代，谁都能在网路上搜寻到这些无效资料，重要的是我采取什么行动。
3. 整理就是帮事物判断价值：
事物自身的属性、资料内容的特征，不是不重要，而是在数位工具里拥有「搜寻关键字」这个功能，「搜寻」往往可以帮我找到指定属性、内容的事物，就像Google关键字搜寻取代早期网路的分类目录一样，既然可以搜寻就找到，我何必多花时间去针对属性和内容分类。
如果我要找到A客户的邮件，邮件里总会出现A客户的名称，那么我搜寻A客户名称就可以找到这些邮件。如果我要找汽车保险的文件，文件里一定会出现汽车保险的关键字，无论Google云端硬碟或Evernote的搜寻一样可以找到他们。
甚至如果像是Google相簿，人工智慧帮你自动辨识出照片的「内容」了，要找樱花、烟火、台北101 ，输入关键字，辨识出内容的Google相簿就能找到。这时候如果我们还在花很多时间对属性、内容做分类，就很有可能多浪费时间。
因此，到了数位科技时代，或许只有「我的价值判断」会是有用分类。
例如整个邮件信箱里哪些邮件是「重要」邮件？哪些邮件是「要追踪」？哪些邮件是「等待处理」？这些「价值判断」没办法自动用关键字搜寻，因为那是我自己的判断，所以我就必须自己分类。（可以参考我的邮件分类方法：Google GTD方法教学：用Inbox、 Keep、日历搞定时间管理）
4. 思考并创造资料间的连结：
资料与知识不仅一物没有定位（因为同时适合多个位子），而且事物之间彼此有关联，这张名片和某个合约有关，这份合约和某一次的会议纪录有关，那次会议记录又和某个专案计画有关。
资料与知识难以分类的另一个重大原因，就是因为他们彼此有千丝万缕的关联性，一旦分类了，反而可能阻断了关联性，导致寻找、使用、整合资料的麻烦。所以要建立「知识与资料之间的连结」，帮我们以后更容易按图索骥。
这就是我很推荐像是Evernote或Onenote这类真正知识整理工具中的「记事连结」功能的原因，就像维基百科那样，在每一次纪录资料时，就要随时去建立这则资料与其他资料间的记事连结，不只要储存资料，更要让「资料彼此间的关系也被保存下来」。
当然，我们不可能把这件事做到完美，也就是我们不可能去建立所有的资料连结，那太可怕，也没有必要。我们只要尽可能的在每次新增资料时，去建立当下想到的连结就好，因为只要建立起一部分，对未来的索引、整合工作都会有助益。
大脑的运作其实也是这样的连结，就好像拼图一样，从A想到B ，然后产生一个体系。但如果我们只单独储存A与B ，时间久了，之间的连结断了，那么后面那个重要的体系也就失去了。
5. 破坏分类之墙并产生重组：
但是资料整理最有趣的是，也有很多时刻，连结会产生在我们意想不到的地方。就好像我把好几个书柜推倒，让各种分类的书混在一起，然后我忽然看出原本没有想到的这本书与那本书的关联一样，灵感的火花常常就发生在这些讯息意外会面的时刻。
有意思的新构思，常常产生于意想不到的组合，但太过严谨的分类有可能阻碍了这种机会，妨碍了不同资料之间碰面产生连结的机会。
所以我的整理方法是，分类可以搭配行动、判断价值即可，但不需要为了资料的内容去做太仔细分类，反而应该「开放资料的围栏」，让各种类型资料混杂在一起，常常透过搜寻、重组，让这些四面八方的资料碰撞，产生自己需要的意外火花。（参考：跟过去的自己取经：用第二大脑高效率思考的系统方法）'
这就像Evernote里有一个一直存在，看似平凡，却很巧妙的设计：「所有记事」，打破分类一次看到所有笔记内容、一次搜寻、随时进行破坏与重组，这对知识工作者来说，是刺激想法与行动的好方法。
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