日程和事项管理

这是「流程和效率」系列之四

本文结构：

• 形成回应消息的固定习惯

• 使用「日历」安排日程

  • #1 查看日历
  • #2 新建日程
  • #3 类别管理
  • #4 关联和增强

• 用「提醒事项」记录事项清单

  • #1 添加事项
  • #2 清单管理

---

大约在前年，我一个朋友决心要考心理咨询师资格证，我说：「这应该很难考过吧？」这个学霸朋友说：「切！其实我觉得考试是最容易的，你只要依着考试要求，把自己要记、要背、要练的东西列清楚，并且执行好，那没有过不了的。和涉及人际关系的事情不同，考试就像是做一道数字题，你把算式列对了，它就必然得出对的结果。」

听她说完这番话，我仿佛瞬间被送到了 IMAX 放映厅，眼前，她和古今中外名人的身份证照铺满了屏幕，然后纷纷飞掠而去，各自变成夜空中最闪亮的星。

一切电影都有情节转折，IMAX 的也不例外，所以我的学霸朋友也就没考过。不过谁要是因此怀疑我朋友话中的深刻哲理，那只能说他还太年轻，还没到结婚的年龄。

快过年了，不知道怎么应对长辈催婚的同学请收藏本文，以备不时之需。

朋友这番话泄露了她们学霸界的秘密：遵循一种逻辑化、步骤化的方法，人们可以极大提高达到目标的可控性。

你也可以！只要你想……咳，因为你的手机自备事项管理功能。

形成回应消息的固定习惯

Android 和 iOS 是“事件驱动型”系统，它们用通知中心把所有 App 的消息通知聚拢到一起，方便用户集中处理。有了这一基础，我们可以按需要精简整编各 App 的消息通知（具体的设置方法请回顾《调教属于自己的 iPhone（2）——通信和通知》，这里不再赘述），并按消息优先级给予回应。

管理 App 的消息通知

形成回应消息的固定习惯，是使用「日历」和「提醒事项」的基础，是事情变得有条理的第一步。

使用「日历」安排日程

说起日历，我总是首先想到我一个叔叔。每到腊月买年货的时候，他一定会买本老黄历，然后坐在书桌前，花一整个下午圈某些日子的宜忌项目，把大大小小的事项记到各页上去。那老黄历就挂在他书桌前的墙上，每过一天他就撕下来一页，把它翻过来，在背面打草稿。

挺多长辈有这样的习惯，有些人非老黄历不可，有些人更喜欢台历，有些人连明星大挂历也能适应。

在纸质日历上写日程，优点是直观、符合直觉，有事要安排的时候拿起笔就可以往上写，不需要额外的学习成本；缺点是功能不足、携带不方便。日历 App 不够符合直觉，学习成本稍高，然而功能强大、携带方便。

iOS 系统自带日历 App，它使用起来非常简单。

#1 查看日历

打开日历 App，主界面是月视图，上半部分按每周一行显示本月日期，上下滑动可以切换月份；下半部分是一个列表，显示「今天」或点选日期的日程。

日历 App 主界面

日历 App 支持「三维触控」，在月视图中的某个日期上按压，可以切换到该日期对应的周视图。在月视图界面将手机横过来（没有开启竖屏锁定），也可快速切换到周视图。

右上角的「显示模式」图标用于显示或隐藏界面下方的日程列表，「+」号图标用于新建日程。

#2 新建日程

新建日程

新建日程时，只有标题、时间和分类是必须的项目，其他酌情处理。这里简要说明一下：

• 日程标题：简短说明日程内容，比如「参加前任婚礼」。
• 活动位置：如果有必要在参加活动时使用地图导航，则输入活动的具体地址，iOS 会适时在通知中心提供出行建议。
• 交通时间：预计前往活动地点所需时间，日程提醒会相应提前。
• 日程类别：选择日程所属的分类。如果选择了共享的分类，日程会自动同步到所有成员的日历上。
• 受邀人：通过邮箱（Apple ID）邀请别人参加活动。
• 备注：可以填写日程的备忘信息。

在 iPad 的日历上，月视图显示为台历一样的表格，除了点击「+」号，还可以长按某个日期格子的空白处新建日程。

在 iPad 的日历上新建日程

#3 类别管理

点月视图下方的「日历」按钮进入日程分类管理界面，App 预设有「个人」「工作」「家庭」三个类别。

类别管理

如果 Apple ID 参与了「家人共享」（请回顾《调教属于自己的 iPhone（1）——Apple ID》），会自动添加一个新的、与家人共享的「家庭」分类。

点类别右侧的 ⓘ 图标进入编辑界面，在这里可以：

• 修改类别名称

  如果事务繁多，觉得需要分得更细，可以先修改再添加。

• 共享本类日程

  点击进入「添加联系人」界面，手动输入或复制粘贴被邀请人的邮箱地址（Apple ID）。在手动输入时，系统会自动从通讯录中筛选，给出匹配建议。

  联系人匹配建议

  如果被邀请人在通讯录中，那么点右侧 + 号直接选取。在弹出的通讯录界面中，显示为灰色表示没有填写该联系人的邮箱地址，无法选取。

• 选择类别主题色

  用不同颜色的圆点、侧边条或底色区分不同类别的日程。

• 「日程提醒」开关

  如果养成了每日预览和回顾日程的良好习惯，则次要类别的日程提醒显得多此一举，可以将它关掉。

• 「公共日历」开关

  如果为公共的兴趣活动（如展会、足球赛事、美剧追剧等等）设立分类，专项维护，则可以把它设为公共日历，让同道中人订阅。

• 删除日历

  直接删除此分类，属于这一类别的日程事项也会全部被删除。

#4 关联和增强

尽管日历 App 用起来非常简单（毕竟日程安排重在习惯），但懒无止境，添加日程时要填写那么多项目，依然让人望而却步。通过以下几种方法，我们可以减少手动添加的劳累。

• 让 Siri 帮忙添加

  君子动口不动手，呼唤 Siri，用「安排 / 约好 / 创建日程，（日期）时间（地点），（和谁）做什么事情」这样格式跟她说话，比如：「约好 2 月 31 号和萝勇看电影。」注意态度要平和，切忌冷嘲热讽、嬉笑怒骂，剩下的事她会搞定。

  拜托 Siri 添加日程

• 在其他应用中查找日程

  在「设置 > 日历」中可以看到，iOS 支持「在其他应用中查找日程」，当系统发现我们在信息、邮件、网页或其他 App 中浏览的内容包含日程信息时，将在顶部显示询问条。在受到邀请时，这个贴心的设计使我们免受来回切换、手工添加的痛苦。

• 订阅公共日历

  前面说到我们可以创建和维护公共日历，当然也可以去订阅别人的公共日历。根据自己的爱好，前往主办机构官网，或者使用搜索引擎搜索，能够找到一些相应的公共日历。

• 定制 Workflow

  iOS 「在其他应用中查找日程」的设定虽好，但它不出现时我们拿它没辙。前文（《把重复的操作交给 Workflow（3）——挖掘 Workflow 的能力》）提到，Workflow App 中有与日历相关的动作，因此用 Workflow 可以更主动、更“智能”地添加和管理日程。

• 第三方同步服务 / 日历 App

  iOS 系统内置 iCloud 日历数据同步服务，如果有跨平台同步的需求，可以在「设置 > 帐户与密码」中添加账户，具体可以参看苹果官方文档《在 iOS 上使用 Exchange 账户》。

  自带的日历 App 已经满足大部分人的需求，不过优秀的第三方日历 App 有自己的独到之处。

  Fantastical 2 是 iOS 上最出色的第三方日历 App（之一），它的通知中心插件支持月视图，长按日期可以添加日程，这是自带日历 App 不具备的能力。

  Fantastical 2 和 Calendars 5 by Readdle 均支持用“自然语言”一句话添加日程的各项数据，这比自带日历 App 必须分项填写要便捷。不过它们并非真正做到智能识别的程度，而是有固定的格式要求（类似对 Siri 口述）：用 on 设定时间，用 at 设定地点，用 with 设定被邀请人，用 every 设定重复频率，用 alert 设定提醒时间，等等。

  Fantastical 2 for iPad

日程安排越细致，我们就越清楚可以把握的时间有哪些，这些时间段可以用来做什么。为此必须要有计划性：

1. 将客观决定且时间占用确定的事情添加进日历。

   比如朋友婚礼，你可以决定是否参加，但不可能要求改变时间、地点。

2. 将主观决定且时间占用确定的事情添加进日历。

   事情牵涉到他人的情况不同，其时间调整的弹性也不一样。建议按弹性低到高的顺序添加事项，遇到时间冲突时容易调整。

用「提醒事项」记录事项清单

把时间占用确定的事情都添加进日历之后，还会剩下两类事情：

1. 预期需要做，时间暂时确定不了的事情；
2. 占用时间很短、几乎可以即时完成的事情。

前者是暂时放不进日历，后者是不必放进日历，这两类事情应放进事项清单（to-do list）或 GTD（getting things done）软件里。

作为一个事项清单（to-do list）App，iOS 自带的「提醒事项」简单到极致。

iOS 自带的「提醒事项」

App 使用卡片拟物设计，不同的清单分类各占一个卡片。「已计划」属于特殊的“智能”卡片，不同的清单分类中，设定了提醒时间，并且是“今天”到期的事项，会自动出现在「已计划」卡片中，方便集中查看。系统默认只有「提醒事项」一个分类，如果 Apple ID 参与了「家人共享」，会自动添加一个新的、与家人共享的「家庭」分类。

#1 添加事项

有三种方法可以添加事项：

1. 点右上角的「+」号，在弹出菜单中选择「提醒事项」。

   添加提醒事项

2. 进入卡片，点空白处快速添加。

   在层叠的卡片中点击其中一张，该卡片将被抽出，这时再点击卡片空白处就可以直接录入事项。在快速添加模式下，使用换行键可以连续添加多个事项。

3. 让 Siri 帮忙添加

   说话句式和口气的要求都跟添加日程一模一样，只是把前面的关键词「安排 / 约好 / 创建日程」换成「提醒我」。

   拜托 Siri 添加事项

#2 清单管理

在主界面点右上角的「+」号可以新建清单分类。如果总是有很多时间不能确定的事项，最好分类归纳，以免清单堆积过长，难以检索和挑选。

在卡片被抽出时，点右上角的「编辑」按钮可以调整清单的颜色或共享属性，也可以删除事项或者清单自身。删除清单将同时清空其中所有未完成事项。

iOS 自带的「提醒事项」基本没有学习成本，即拿即用，这种特性使用户容易接受，但同时也导致其功能过弱，无法满足多层分类、条件筛查等需要。

App Store 上有大量优秀的事项清单 App，其中奇妙清单、滴答清单和 Things 3 等 App 就是在想法收集、多层分类和多角度筛查等方面做了优化，从而具备了分解目标、形成计划的能力。

Things 3

---

题图来自 Unsplash，作者 Curtis MacNewton