采购工作的精髓

采购工作的精髓

董晓闲

摘要：要做好采购，就要做好这些

要当好一名专业的采购业务员或者做好采购管理工作并非易事，我们需要把控的工作非常多，也需要协调很多方面的利益。

今天，晓闲会给大家简单介绍采购工作中的几项重要内容。

1.体系管理

对于采购来说，建立比较系统的供应管理体系很重要，当然，这是一项比较庞大的工程，往往需要很多部门协同才能完成。

体系建设往往涉及到质量评价体系、供应商筛选方法等等内容。

由于内容比较复杂，因此，晓闲并不会对整个内容进行全面的阐述，这里，晓闲只会挑选部分内容来进行说明了。

晓闲认为采购工作中，质量体系这块内容虽然往往涉及到其他部门，相对而言，采购在其中能够发挥作用的余地会大一些，我们应当在这一块有所作为。

采购员可以结合全行业的供应商整体情况，要求生产、QA、QC和R&D部门配合，建立一个更加合理的标准体系出来，在建立标准的过程中，采购员要发挥自己对行业的认识，建立一个比较合理的标准，不能仅仅只是为了追求品质最优而让公司无法获得足够的原材料，当然，晓闲并不是说要为了买便宜的原料。

如果采购的原料很便宜，但质量不合格时，我们采购往往会遇到更大的麻烦。

晓闲以前所在公司就遇到过这种问题。

在晓闲以前工作的行业，我们当时采购一种油脂类产品，刚开始时，那家公司并没有这个行业的经验，我们全公司所有人也没有那种产品的经验，对整个行业的技术水平缺乏了解。

当时，公司根据自己在其他产品上的经验定了一个原料验收标准，结果在进行供应商寻源时，我们发现行业内大多数厂家的原材料品质都不符合公司的标准，而在整个大陆地区符合要求的原料数量很难满足公司生产量的需求，即使是按照很高的价格去采购原料，依然存在极大的原料缺口。

所以说，对于采购来说，一旦遇到原料标准过高的情况，结果都导致生产部门不能获得足够的原料时，你就需要想办法说服其他部门建立更合理的质量标准。

如果无法建立更合理的标准的话，你就得想办法找到更好的原料，这要耗费很多的精力。

以后晓闲会专门介绍如何获得更好原料的方法，也就是如何做供应商寻源工作。

2.交付管理

交付管理是采购工作的核心部门，整体上，长期内的原料交付质量的好坏会决定整个公司生产的好坏，所以，采购员必须花费大量的精力在这一块上。

不过要注意的是，虽然交付管理很重要，但是，一个成功的交付往往需要涉及到方方面面的考虑，而且还要依靠以前的准备工作，比如体系管理这部分的工作，所以，晓闲并没有把交付管理作为第一部分来写。

一个成功的交付管理往往需要兼顾多个方面的内容，比如交付条款、原料品质、稳定性、及时性、数量和配合度等四个方面。

交付条款是一个综合性的评价工作，这里主要是指成交价格、付款方式、交付形式和账期等内容。

作为采购，我们必须关心供应商能够接受什么价格成交，能够接受何种付款方式，对方能够接受多久付款以及交付的产品是现货还是期货，或者说一个合同的交付周期是多久。

整个条款往往涉及到许多方面，比如在价格与质量之间必须进行合理的权衡，需要我们根据情况灵活把握。

而原料品质和稳定度是非常重要的，如果我们采购的原材料大比例出现不合格或者怕不稳定，都是一场灾难，很有可能会导致生产出现严重问题，由于交付原料与谈判标的不一致，会导致很多后续问题的产生，而原料如果不稳定，生产部门也很难解决。

交付及时性是交付管理的另一个核心，如果产品有质量但不能保证及时供应，对生产来说毫无意义，俗话说“巧妇难为无米之炊”，原料不能及时到位，生产是毫无办法的。

而交付数量决定了我们在全公司所有采购员中的地位以及这家供应商对我们公司的重要程度，一般核心供应商都会承担一个品类原料中的大量供应占比，你得把握好这个度。

当然，不同类型的企业中，采购最核心的工作会存在一定的差异。

站在生产性企业的角度看，采购最核心的工作是保障及时供应和产品品质的平衡，尤其是不备库存的企业，在很多不备库存的生产企业，库存都是放在供应商的仓库里的，我无法想象一旦发生断货，会出现何种灾难。

而在贸易型企业的角度看，采购最核心的工作并不仅仅是保证及时供应和产品品质的平衡，而是要把握供应及时性、产品品质和产品价格三者之间的平衡，如果原料价格过高，会出现亏损的情况，即使产品品质非常好、供应非常及时，采购更倾向于放弃这单生意。

3.供应商管理

供应商管理是一项系统的工作，涉及到的内容非常多，而且周期非常长。

一般的，供应商管理从公司开始建立标准体系，要经过前期沟通和谈判、产品交付以及后期的供应商评价和关系维护整个一系列过程。

而如果因为某些比较棘手的原因，某些重要的供应商始终不能按照我们期望的要求完成合作时，我们还需要继续介入，继续进行供应商的管理工作。

所以说，要做好供应商管理工作，我们需要在以下一些方面做好工作：质量标准体系、供应商调查和谈判、产品交付、供应商评价和供应商维护方面。

其中，质量标准体系属于已经管理好的内容，这里晓闲不会再重复讲了。

而供应商调查与谈判涉及到早期的供应商寻源，往往需要我们从源头上把握。

一般引入全新的供应商往往是两种情况，其一是原料是新的需求，比如公司新上了一个新的项目，需要采购全新的原料，而以前公司很少采购这种原料；其二是老的供应商无论如何都达不到公司的采购标准，比如供应商的实力达不到，产品品质不符合要求，或者交付条款无法达成一致。

对于第一种情况，一旦公司建立了合理的供应商筛选的条款后，我们要根据条款跟供应商不断沟通，此时，对供应商的全方位调查非常重要，而且，由于是全新的原料，我们往往也没有合适的原料标的进行比较筛选，所以，跟供应商的谈判沟通就需要我们慎重一些。

而对于第二种情况，由于往往我们有现成的原料标的，那么，我们在进行新供应商的寻源时，往往可以把现有的不合格原料作为一个标的，给对方参考，如此，寻源的工作会快很多。

产品交付比较简单，只要按照约定执行即可。

在供应商管理中，最麻烦的是供应商评价和供应商维护，这两部分最能体现一个成功的供应链管理者的功底。

供应商评价往往是产品开始交付很久后才会发生的，比如一个季度、半年、一年甚至2-3年，所以说，对于新的供应商如何保证评价之前，如何保证供应不出现异常，稳定供应就特别重要了，供应商评价，一方面是为了保证开始后供应后供应商能保证正常供应，另一方面也是为了让供应商能够持续优化供应。

而供应商的维护更侧重于改进现在的不足，最难的是如果以前供应存在不足的，要让供应商改进到满足公司的要求，甚至超过公司的期望，这是非常有难度的，供应商维护者需要具备较强的沟通、谈判甚至调用资源的能力。

以上三个方面是采购工作的精髓所在，要想做好一名有层次、有水平的采购，你应当从这3个方面着手来提高自己工作的层次。

希望朋友们有所收获，也欢迎大家留下自己的宝贵意见

我是董晓闲，我在这里等你