如何优雅地完成一个月计划？
1
7月的第一周在各种混乱当中度过，原本打算做的月计划一拖再拖到今天终于彻底完成。
做完之后才发现，原来整个过程，并没有想象的那么难。
虽然从4月份就开始做计划，但之前一直都是以一个星期为周期，做的都是短期的周计划。第一次做月计划，开始的时候，内心始终是拒绝的。因为这个月需要完成的事情实在太多，脑子里一片混乱，完全不知道该从何入手。
因为毫无头绪，所以总是下意识地在逃避。
昨天听TED的时候，有一句话印象非常深刻：
we suffer more often in imagination than in reality.
我们脑海中想象出的困难，远比现实中存在的要多。
很多时候，我们止步不前，是因为自己在脑海中设置了障碍。所以特别喜欢一句话：只要迈出第一步，就能走得更远。
2
我的7月计划，从开始到完成用了将近9个小时。虽然耗时有点长，但仔细想想，从一开始的毫无头绪，到最后对于整个月要做的事，时间的安排有了一个清晰的框架，一共也不过半个周末的时间。用一天的时间换一整个月的从容，我觉得非常非常非常值。
不管做什么事，首先都要从基本的知识和方法学起。做计划也一样。——毕竟我们并不是生来就会做所有事的。
所以在做这个月计划之前，我阅读了目标管理大神 永澄老师 的相关文章，并以他给出的方法为模板，整理出了一个月计划制定的流程。此次月计划的完成，就是基于这个流程来进行的。目前来看，效果很好。
接下来以我自己的月计划为例，具体描述一下整个制作的流程。整个过程可以分为4步：
第一步：列出本月目标。
这一步的完成需要完成三个具体的环节：
-
列出本月所有期待：把所有浮现在你脑海中的，需要本月完成的事项全部列出。包括工作、人际、家庭、健康、个人成长等等方面，所有你脑海当中出现的，认为应当在本月内完成的事项。不要有任何遗漏。
这一环节是GTD中的“收集”阶段。这个过程是将脑海中所有的念头清空的过程。按照只有将脑海中的全部念头清空，我们才能更加全神贯注地去处理我们需要处理的事。任何盘旋在脑海中而未被记录的念头，都会随时干扰我们的注意力，影响做事的效率。
这一环节可以用印象笔记或OneNote来完成。印象笔记的优点是可以加复选框，OneNote的优点是不存在格式的问题，书写起来非常方便，简直可以跟纸笔相媲美。
以下是我用印象笔记列出的待办事项：
7月待办事项 印象笔记1.JPG
2.对列出的期待进行分类：按照不同领域，不同主题或不同的处理地点，将所有列出的待办事项归入几个大类。
这个环节是合并同类项的过程，目的是为了对杂乱无章的待办事项进行初步的梳理，经过了这个过程之后，你会发现原本乱七八糟毫无秩序的众多事项开始变得有条理，而且没有那么多了。
这一环节同样可以用印象笔记和OneNote来完成。
7月待办事项分类 印象笔记.jpg
7月待办事项 OneNote.JPG
3.将分类后的待办事项分为三类：
第一类是紧急事项，这一类是必须本月完成的。比如工作任务，各类不可更改的约会，事件等。
第二类是重要事项，这部分事项是从个人长期目标分解下来的事项，是个人成长计划的一部分。
第三类是补充事项，这部分是除以上两类之外，在有多余时间的情况下，可以增加的一些事项，比如娱乐放松等。
这一环节我用的工具是Xmind，因为它有梳理思路，结构化思考的作用。上面两个环节的内容做成思维导图之后，整个思路就清晰很多。
7月待办分类 Xmind .JPG
4.确定本月目标：从以上三类事项中，按照优先级排序，选出本月要完成的事项并确定目标。
对于我来说，紧急事项和重要事项都是本月要完成的重要内容，所以暂时全部算进本月目标。如果出现意外情况，再在周计划中修改。
第二步：核算时间
- 算出本月可安排的自然天数：从总天数中减去已被占用的天数（比如回家，出差，聚会，休息，或其他需要整天的时间）
时间核算 天数.JPG
- 对每天的时间进行核算：每天的可用时间=总时长（24小时）-纯消耗时长（睡觉+吃饭+洗漱+休息+交通等）-固定日程（不可更改的安排，如例会等）
时间核算 每日时间.JPG
- 算出整个月可用时间：每天可用时间 x 本月可用天数
7月可用时间.JPG
第三步：分解目标，规划任务
-
日程安排：列出全部日程安排，并预估所需时间。
这一步我是直接写在纸上计算的，因为看起来更直观一些。用印象笔记和OneNote也可以实现，看个人习惯。
日程安排及时间预估.jpg
-
目标分解，确定重点任务 ：将第一步确定的目标进行分解，并对每个任务完成的时间进行预估，将预估时间与本月时间进行对照，选出本月确定能够完成的任务。
这一步比较困难的是对各个任务耗时进行预估的过程，这需要我们对自己平常处理事情的速度有一定的自我觉察能力。这种能力获得的前提是，在平常处理每件事情的时候，注意做好时间记录，并定期进行总结。
我从5月开始对每一天做的每一件事进行记录，每周进行时间统计总结。到现在为止，对于常规类的任务完成速度有了基本的把握。推荐大家用番茄土豆，既有助于集中精力，又方便记录时间。
目标分解及时间预估.jpg
-
划分优先级，安排周次：根据各任务的紧急程度及重要程度，分别将任务划分到各周。
这是整个计划中非常重要的一步，因为它涉及到对所有事项的性质和自己时间的判断，是整个过程中最费神的一个阶段，同时也是最容易有成就感的阶段。完成这一步，就代表整个月计划核心部分已经完成。
优先级排列.jpg
安排周次.jpg
-
进度追踪+记录：形成甘特图或作出进度追踪记录。
这一步可以通过制作项目甘特图或在月计划模板中加入任务进度栏来实现，印象笔记中的复选框也是不错的选择。
个人由于还不大会做甘特图，所以直接用了永澄大神的模板，同时也做了印象笔记的月计划，两个系统一起用。先试一段时间，看哪个比较适合自己。
进度记录 EXCEL.JPG
第四步：发布月计划
这一步我是写入印象笔记中的“7月计划”的，这个计划中包含了：本月日程，本月目标，本月重点任务和本月任务分配几部分。
- 本月日程：7月全部不可更改的事项安排
- 本月目标：本月要达成的全部目标
- 本月重点任务：本月目标分解出来的全部重点任务
- 本月任务分配：本月重点任务分配到各周
7月计划发布 印象笔记.JPG
至此，7月计划基本完成。接下来，根据月计划中的周次安排形成每周计划，然后根据计划来完成每一天的行动就好啦~
