Excel中使用标准约定的文档化，让用户清楚了解不同操作的意图！

2021-10-01 本文已影响0人 Excel客旅

在Excel中，文档说明是一个非常重要但又容易被忽视的表格设计环节，它不仅能提升用户友好体验，还可以有效避免错误。

01 名称的管理

文档化应该从工作簿的命名开始，理想情况下，我们在为Excel工作簿、工作表、表、名称设置名称时，最好遵循一定的习惯，使用标准的命名约定。

例如，工作表的命名，如Sales Q1、Sales Q2、Sales Q3，通过这样约定俗成的命名习惯，可以让用户清楚地查看不同工作表中的数据，不仅如此，还为我们在进行跨表运算时提供便利。

在某些情况下，我们可以单独设置一张工作表用来说明这些名称，尤其涉及到一些更为复杂的运算模型，任何在计算中所进行的假设或推理都可以在文档中加以解释说明。另外，当Excel的数据表格为多人使用，且修改很多时，最好可以保存更新日志，以记录修改的内容、时间等，便于后续对可能出现的错误进行追踪。

如果是一些较为简单的Excel工作簿，数据集并不是特别大，运算也不是特别多而复杂，我们可以直接进行自文档化：工作表的标签与数据表格的标题要清清楚楚，数据的列标题也要尽可能合理且有意义，避免需要进一步说明的非必要而复杂的缩写形式。

在Lookup工作表中，我们对不同类型的数据都创建“表”，在命名时都以“tbl_”开始，加上对应的数据类型。

我们打开“公式”选项卡下的“名称管理器”后，可查看所有已经命名的数据区域或者表格，当按照一定的标准进行命名时，会很容易区分。

如果某个名称不符合命名的标准约定，我们也可以对此进行编辑，例如“Region”，作为一个查询列表，我们需要在其名称前加上“lkp_”。

在完成名称的编辑更新后，与之相关的运算也会自动进行更新。即使在开始命名时，未使用标准化的约定，在后期也可以进行相应地修改。

第二种对Excel进行文档化的方式是使用数据验证，尽管严格意义上来说这并不是一种文档化。关于如何使用数据验证及其作用，可参考以下文章：

数据验证的主要功能在于避免错误数据，它可直接作用于数据的操作之中，而无需在其他地方另作说明。另外，在使用数据验证时，有一个非常有效的功能是添加错误信息及说明，当数据录入不符合验证时，会弹出警告窗，提示出现错误并且可告知用户如何输入正确的数据。

Excel中还可通过添加注释来进行文档化。

某些数据表格在一段时间后，如果我们不加以说明，可能就不清楚最开始设计它的目的和意图所在。例如，在Calc工作表中，A7单元格中的计算所返回的日期是某个月的第一天，即最后的销售日期前的12个月。

选中所要添加批注的单元格，点击“审阅”选项卡下的“新建批注”按钮，在单元格右侧的黄色框中输入注释信息即可。

在“批注”区域，可以通过“上一条”和“下一条”两个按钮来查看批注，同样也可以“编辑批注”和“删除”。

以上是我们在Excel中针对数据体量不大的工作簿如何进行文档化的方式，简单回顾一下，即为：

1. 标准约定的命名方式

2. 巧用数据验证的信息说明

3. 使用批注进行注释

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