如何开会更有效率

开会是每个人一生不断遇到的事，而且是必须处理的事。每个人工作中非常重要的一部分工作便是开会，生活中还有家庭会议。开会真不是一件简单的事，罗振宇老师曾经讲过一期节目《开会是个技术活》，谈论美国立国的费城会议，达成美国立国之本，总结开会需要四种人。

首先得有一个权威，在他面前，即使吵闹，不会翻脸，人都有份面子嘛，有权威在；第二呢？得有一个组织者，做各种各样建设性的安排的，推动整个组织往前发展的这样的一个人；第三，得有一个不讲情面的人，这个人他在关键时刻能冲出来，敢当反对派；第四个，其粘合剂作用的，大家都想靠近的人。

今天我们聊聊开会的效率，确保会议高效需要做到一下几点。

首先是准时，任何人不能迟到，绝对不能迟到。熟悉联想的人都知道，联想开会迟到就得站着听，任何领导都不例外，有一次柳传志迟到了，六十多岁也自律地站着开会。相传还有一次一位老领导迟到了，柳传志当着大家的面要求老领导站着听，老领导也是脸都绿了，并对老领导说，开完会我来你办公室站着给您赔罪。柳传志作为企业界教父般的人物，有着钢铁般的意志，能够自律，确保联想的制度严格实施。

开会，通常要求下属比领导先到，以显示对领导的尊重，下属准备会议更充分。因此，开会只允许提前到达，决不允许迟到。

其次准时散会，台湾著名职业经理人余世维谈到：“他当总经理时，开会通常准备一个闹钟，定时开会，闹钟一响，会议立即结束，没有解决的问题下次继续开会”。这一招向每一位员工表明，总经理确实是玩真的，此后每个人对会议时间严格控制，自己讲话时间绝不超出规定时间。据说，与德国人约定商议事情的时间，时间一到立马结束，没谈完下次再谈。

再次开会需提前充分准备，会议通知、主题、资料先发放给所有参会人，每个人必须阅读完会议资料，明白开会主题，以及会议要处理的事情，开会处理的问题必须每一位参会人明确。如果有人没有阅读资料，试图在会议上慢慢看，那就不能进入会议室，只能在外面阅读完才能进入会议室，连续两次没有阅读会议资料，就会被取消参会资格。明确参会人员必须做好充足准备，确保会议按时顺利进行。

再次资料尽量简洁，条理清晰地展现出来。有一条不成文的规定，给领导的资料，内容再多都要浓缩到一页纸上，领导看完这页浓缩的纸，需要详细了解，自会阅读详细的内容。会议资料要做到简洁，需要详细了解，再详细介绍或另计划会议解决。

最后开会不能流于走形式，必须解决问题，问题必须当场表决拍板，参会人员都是能管事的人，务必确保会议能解决具体问题。

例如《万达工作法》中介绍万达的会议制度：“首先是绝对没有人迟到，而且，一定会有人早到，因为“在万达开会有一个不成文的规定：下一级一定会比上一级提前到5~10分钟。这不仅是一种尊重，更是一种对会议的态度。”

其次是准时散会，开会基本是通知几点结束就几点结束，每个发言者也都会主动控制设计的发言时间。

第三是控制展示PPT，万达开会时使用的PPT风格都很简单，“一般开会不许超过10张，给董事长、总裁汇报基本不会超过3张”。

第四，参会的人不允许走过场，要来开会的人必须能当场拍板，“找能管事的人来开会”。”

开会真是个技术活，做到开会不流于形式，不是为开会而开会，确保会议解决具体的问题，是每一个领导者需要长期思考的问题？提高开会效率也是逐步改进的课题，所有规定严格执行，制度面前人人平等。

如果事情简单，可以考虑站着开会，这样大家会更有效利用开会时间，讨论重要的事情，有时也可考虑小范围会议，本着高效的原则。