学习Office工具使用思维,从底层改变工作方法
崩溃了,临下班的时候,领导交代了一个工作给我,要我将工程量清单与计价表拆分到各个页面,每个页面的顶部都需要固定的表头、底部要有本页小计和备注,我先做好第一页,再复制粘贴到下一页,再修改数据,计算小计,手动分页,哇,这么多项目明细,我得复制粘贴到什么时候啊。今天晚上的约会要泡汤了。
睡眼朦胧的我,终于撑到快要下班的时候了,心中一阵窃喜,昨天晚上加班到10点今天终于可以早点回家补觉了。工作任务表中就只剩下最后一个发邮件的工作了。等等,我还以为只需要给客户发送一封电子邮件,原来是要根据订单编号拆分成不同的Excel工作簿,再以附件的方式发送到不同的客户。这是多少张订单啊?Excel复制粘贴到新工作簿,保存,再切换到Outlook新建电子邮件,插入附件,点击发送。继续重复……哎!今晚注定又是一个披星戴月而归的日子了。
连着加了两天的班,今天无论如何都要准时下班,抱着这样的决心,已经早早地完成了手头上的工作了,只待下班铃声一响。等等,领导发来一封邮件,让我帮他把他明天演讲的PPT,打印成讲义,这个简单,在PowerPoint的打印功能中,选择打印讲义,一打三,点击“打印”就可以轻松搞定了。
好像有点不对啊,领导发过来的要求是一张A4纸要打印4页PPT,旁边有做笔记的横线。怎么PowerPoint里面没有这个选项的。
到网上找了一通,没有找到解决方案。这我怎么办呢?截图,复制到Word,粘贴,画横线。看一下PPT,多少页?50页,倒吸一口凉气,我怎么这么命苦啊,连加3天班。
以上三个故事场景,你是否曾经中招过?很多时候,我们以为这个操作就应该是在Excel,在Outlook,在PowerPoint中来做的,这种一直以来就是这样做的惯性思维限制了我们。其实你用错了工具,也白加了这样多年的班。刚刚的三个任务,我们只需要用一个工具,5分钟的时间,不管PPT有多少页,邮件要发多少封,Excel的表格有多长,都可以轻松搞定,而且一劳永逸。
这究竟是一个什么样的神奇功能呢?这就是Word中的一项功能强大的批量文档自动生成的功能——“邮件合并”。在这套名为《Office高效办公秘诀之邮件合并》的课程中,我将为你全面解析各种场景中的具体用法,以实例剖析的方式帮助你快速上手,早日摆脱繁杂的体力劳动,提升效率。
这是一门神奇的课程,在这里你既可以学到Word和Excel的单元格的快速合并与拆分,还有Excel多工作表工作簿的一键合并与拆分,Excel中各类常用函数,甚至还有Power Query数据查询工具的使用技巧。但所有这些知识点都紧紧围绕着这个名为“邮件合并”的高效率的批量文档生成的功能。本课程有三大特色:
特色1:为课程专门开发的两款插件,让效率飞升
为了让操作效率大幅度提升,课程还专门开发了两款名为ET的插件,让所有繁琐重复的操作竟可以一键全部完全。能把极其复杂的邮件合并解析得如此透彻,配合ET插件实现起来又是如此的简单,纵观全网,唯有此课!
▼ET for Word:表格自动插入合并域
▼ET for Word:插入本节总页数
▼ET for Excel:合并和拆分单元格
▼ET for Excel:合并和拆分多工作表/簿
特色2:串联了5大常用办公软件
课程包含80份实用工作场景的案例,比如:批量复制文档、制作座位名牌、生成带照片的员工档案表并保存为单个文档、制作考试卷、制作PPT简报Word版讲义、群发带附件的邮件、将阿拉伯数字金额拆分成一个个独立的数字及转成大写……。
在每个案例的学习过程中,融会贯通了Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Publisher五大组件的很多功能,比如Word中的文本转换为表格、设置页面和页脚,Excel中的生成序号、数据透视表和透视图等。以前这些功能都是一个个知识点,现在通过一个个案例把这些功能串起来了,让你在场景中学会了这些知识点的不同应用。
除了能学习到5大常用办公软件的使用方法之外,更重要的是学习到工具使用思维,知道什么时候用什么工具。
特色3:攻克了6个技术难题
在准备开发这门课程的时候,我搜索了全网所有有关邮件合并相关的技术难题,在课程中都一一攻克了:
1、一对多邮件合并
2、动态插入图片
3、突破了255个域字段的限制
课程研发的阶段,查询了很多邮件合并相关的资料,记得有一篇文章,是来自于微软技术支持,里面明确地指出了邮件合并最大域数为255个域字段,之后在专业技术论坛ExcelHOME中也找到了两个多年前的帖子,询问这个问题的,至今没有回复。
解决方案:在第9节课程中,你将找到本问题的答案。
4、用包含合并单元格的表格作为数据源表
5、将邮件合并的结果保存成独立的Word文档
6、邮件合并数据源表格使用相对路径