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手把手教你入门 OmniFocus（附最全面的资源汇总）

2018-11-27  本文已影响1334人  中v中

最近几年，效率 App 得到疯狂的追捧，加上苹果良心的生态圈，应运而生大批优秀的生产力效率工具，这些工具中有一类 GTD 时间管理应用，主要目的是帮助用户科学地进行时间规划，逐步地完成每天的任务目标，提高自己的工作效率，比如 Mac 和 iOS 平台上的 OmniFocus、Things、Clear、2Do 等等。

在众多 GTD 时间管理应用中，最受推崇的莫过于 OmniFocus 了。它覆盖 Mac、iPhone 和 iPad 三大设备，功能丰富、设计和用户体验极佳、扩展性强，素有「GTD 神器」的称号。但初入门用户往往由于 OmniFocus 功能太过强大、设置过于复杂、学习曲线太高，转投其它更轻量级的 GTD 应用，因此，笔者一直就想写这篇文章，帮助更多初学用户更好上手这款「神器」。

以下将以 OmniFocus for iPhone 为例，详细为大家讲解 OmniFcus 的基础功能和使用方法，文末还有笔者长期收集的最全面的学习资源汇总，欢迎分享收藏。

1. 自带入门教程

初进 OmniFocus，应用实际自带了一个基础入门教程，以帮助新用户在短时间内尽快上手这款功能复杂的应用。如果你想学到更多，还可以前往美国区的 iTunes 下载官方出品的 iBooks《iPhone OmniFcus 2 用户手册》。

1.1 初始设置

加载完 OmniFocus 之后，首先会显示一个欢迎界面，我们在这个界面里需要选择数据同步的方式，以便我们在不同的设备上实时同步项目和动作列表。比如你在一台 iPhone 上编辑了一个新的任务或者项目，通过数据同步操作之后，你可以在 iPad、Mac 甚至另外的 iPhone 设备上访问这些数据（相同同步帐号的前提下）。

当然如果你不想进行数据同步，只想在本设备上使用，你可以选择「Keep Data Here Only」。不过笔者还是推荐用户开启数据备份和同步功能，一是方便数据的同步共享，二是为了避免本机误操作或数据丢失，可以利用云端备份进行恢复。当然进行远端数据同步的方式也可以进行选择，这点我们会在后面的评测中细讲。

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1.2 任务列表范例

接下来，我们会在收件箱中看到一个任务列表，这个任务列表是 OmniFocus 自带的，目的是为了帮助用户快速掌握 OmniFocus 的基本的功能和设置。选择第一条「动作」，在「注释」项中可查看这条动作的内容。该列表总共有 6 ~ 8 条记录，我们可以快速翻阅，暂时不必纠结于一些术语，比如「收件箱」「上下文」等概念，这些概念我会在后面的评测中一一为大家讲解。

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2. 实战入门教程

完成上面的自带教程，我们大概知道了 OmniFocus 是个什么样的东西，应用大概长什么样，但对很多概念可能不是很了解或者说完全不了解，对于如何使用 OmniFocus 这款应用还是有很大的困难，没关系，这一节我将为大家一一解答。

2.1 动作和无限项目层级

首先从主界面说起。最上面一栏是「时间预测栏」，显示「今天」、未来四天、「过去」及「将来」的到期动作数。

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这里先解释一下项目（Project）和动作（Action）的概念。根据 GTD 理论，「动作」是 GTD 中最小的、不可分解的事件单元，而「项目」是包含若干「动作」的集合。

举个简单的例子，以「上街买菜」为例，今天要买猪肉、排骨、西红柿、鸡蛋等等一堆食材，每一个购买的选项都是一个「动作」，在这个动作里面你可以指定动作相关的细节，包括这个动作的具体的名称、所属项目及上下文信息、标记、持续时间、推迟及到期时间、注释和附件。而这些类似的动作构成一个大的项目，名为「买菜」。可能有人觉得将「买菜」是不是作为一个动作来看会更好，因为今天上街买菜，明天上街买菜，每天一个项目可能太繁琐了，甚至还可能把「买菜」包含在一个更大的项目里面，比如「生活开销」。

绝大多数 GTD 应用允许用户指定一个项目，在项目中添加多个动作，但只允许用户进行一个项目层级的定制。而 OmniFocus 的杀手锏是「支持无限层级项目的定制和管理」，它允许我们在项目里面嵌套项目——这符合我们的预期，多数情况下我们可能会设置两三层的项目层级，但笔者建议最好不要进行太多项目层级的定制，因为从数据结构的角度来看，多层项目层级意味着增加了数据的深度，会增加遍历检索所需的时间，而且过多的项目在实际使用中也会更繁琐。

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2.2 预计持续时间 & 到期

这个很好理解，「预计持续时间」也就是项目或动作预期的完成时间，大概需要多长时间才能完成；「到期」则是指项目或动作具体的截止时间。

2.3 上下文

第二个要解释的概念是上下文（Context），这是 OmniFocus 独有的一项设计，简单来说，上下文类似 Tag 标签，利用上下文，我们可以快速分类管理和检索项目或动作。

如何在实际使用中运用「上下文」呢？这里大致有两种思路：一种是采用地点的方式划分，列出执行任务所在的不同场所——家里、办公室、商场、菜市场等等；另一种是根据我们完成任务所需的时间及精力来划分，比如重要、紧急、立即、琐事等等。但需要注意，OmniFocus 的上下文不支持标注多个「上下文」，这也是它区别于通常「标签」功能的重要体现。因此，这两种上下文机制对于同一个任务不能同时使用，那么具体使用哪一套，各位就要根据自己的喜好和需求选择了。

2.4 任务推迟、注释、附件及分享功能

接下来讲的「推迟至」在任务执行过程中经常会碰到。比如预计定于昨天下午 5 点完成的任务，最后因为某某突发原因或者自己拖延，一直搞到今天上午 10 点才搞定，这个时候你不必删除原来的任务，再新建一个任务，只需在原任务上点击「推迟至」重新确定一个时间即可。

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「注释」是一个比较实用的功能（这里 OmniFocus 官方翻译为「注意」，但笔者认为「注释」更好理解）。在规划或者任务执行的过程中，我们多少需要记录一些必要的信息，帮助自己更准确地描述任务和日后的归档检索，纯文本的「注释」功能就非常有用。

「附件」这个不用多说，它可以将任务有关的图片和音频资料添加进来，但 OmniFocus 做得比较简陋——一来它不能批量添加附件，比如我每次外出会给任务添加一个离线的地图，如果有多张图就需要一个个添加，实在麻烦；二来当附件中有多张图片时，每次只能查看一张图片，不能左右滑动切换上一张 / 下一张，很不方便。

「分享」这个功能也不用过多解释，用户可以将已经定制好的项目或者动作以短信、邮件的方式进行分享，目前 OmniFocus for iPhone 已经支持 iOS 8 的分享扩展菜单，所以你甚至可以利用 Workflow 进行更复杂的分享操作。

2.5 任务和项目的转换

OmniFocus 中的项目和动作是支持互相转换的。我们通常在指定任务的时候，很可能对全局的把握不是很准确，需要在之后调整。OmniFocus 提供了方便的转换功能，可以将项目转成动作，也能将动作转成项目。一般来说，当一个动作需要很多步骤才能完成时，我们就应当将一个动作转成项目，以便更好地规划管理。

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2.6 透视功能

什么是「透视」呢？简而言之，就是事先设定的一组过滤器，可以对数据库中的多个项目和动作进行不同维度的筛选过滤，只显示符合你要求的项目和动作，避免过度的任务对我们当前的状态产生不必要的干扰。

这个功能绝对是 OmniFocus 最大杀手锏，但是目前在 iPhone 版上不支持定制，只能查看，在 iPad 和 Mac 上我们可以根据自己的需求任意定制，具体定制方法可以查看本文末尾 Oceangirl 的教程。顺带一提，OmniFocus for iPhone 默认不显示「已完成项目」的透视，我们需要进入「透视」中点击右边的五角星，之后便可以在应用主界面快速查看已完成的项目和动作。

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2.7 附近、检索功能

「附近」是 iPhone 版独有功能，大概原理是利用网络定位，为任务进行地理位置的分配，方便对任务进行聚类管理，但由于国内定位偏移的问题，这一功能的实用性很低。

差点忘了说一个重要的功能——「检索」。当数据库中的任务越来越多后，我们有时需要对之前的项目进行检索，甚至对已完成的任务进行检索，OmniFocus 可以按照项目名、动作名甚至注释对用户数据库进行检索，帮助我们快速找出任务目标。

2.8 WebDAV 及 TextExpander 支持

前文提到过，笔者强烈建议所有人都开启 OmniFocus 的云端数据备份功能，但可能有些用户会抱怨 OmniFocus 自有的同步服务速度太慢或不稳定，那么可以试试使用国内的 WebDAV「坚果云」对 OmniFocus 的数据进行同步，具体方法可参考《让 OmniFocus 更快更强的 3 个实用技巧》一文。此外，TextExpander 作为一款键盘加速输入的神器，OmniFocus 也完美支持，只需在设置中对 TextExpander 片段进行同步，便可开始使用。

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3. 入门教程及相关资源推荐

以下是我耗费很长时间精心收集的一些 OmniFocus 的教程和评测贴资源，大家可以根据自己的问题导向选择进行查看，在查看完后一定要记得多进行实践练习，方能不断提高 OmniFocus 的利用率，提高自己的效率。

3.1 少数派相关技巧教程

原作者：iTodd @ 少数派

3.2 系列教程：「工具控的福音 - OmniFocus 使用心得总结」

原作者：Oceannagirl @ douban

3.3 褪墨专题文章

3.4 知乎部分精华问答汇总

3.4.1 专题

3.4.2 OmniFocus 购买咨询及其它 GTD 产品对比

3.4.3 OmniFocus 评价

3.4.4 OmniFocus 入门问题

3.4.5 OmniFocus 进阶问题

3.4.6 OmniFocus 其它

这是 GTD 时间管理的两个英文站点，博客内容更新很快，提供订阅式服务。这里汇集了从基础入门、进阶到高手的各种教程，各种你想不到的教程资源，对于有一定英文阅读能力的用户强力推荐。

4. 总结语

不管这些工具多么强大、多么智能，要明白的是他们不能替代我们进行干活，只是从运筹学角度来说帮助我们规划管理，提升单位时间的产出，所以说动作才是根本，没有执行，再好的规划都是天方夜谭。

另外搜集、筛选、整理和归纳汇总这个总结帖着实耗费很多时间和精力，但限于我个人的理解和水平仍可能有不到位之处，欢迎各位指正、补充。

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