你知道如何正确使用邮件工作吗？（菜鸟职场系列四）

文/白小末

现在职场工作沟通，邮件是很重要的方式，虽然没有电话或面对面沟通来的直接，但是邮件在职场的各项沟通中能更全面的阐述问题，同时一些数字或者图片类的工作，采用邮件的方式更加方便，利于查询，也能起到在未来做为佐证资料的作用。

因此做为职场新人，如何正确的使用邮件工作是非常重要的。（对有些职场老鸟同样适用）

及时查看邮件

邮件一定要及时查看，当然也不是要时时刻刻关注着，以生产工厂为例，生产部门，生技部门，每天的邮件比较少，可以每天分3次查看，早中晚各看一次，这样的频率应该差不多了；像业务、采购、生管等部门相对来说邮件就是这些部门的主要工作方式，需要长时间高频率的查看邮件，以便及时了解订单，原材料状况等变化，并及时进行处理。

及时回复邮件

邮件查看过后要及时进行回复，说起来很简单，但是实际工作中你会发现很多人回邮件非常拖沓，这些人的理由也通常是太忙了没时间。其实可以想想仅仅回一封邮件而已，又能耽误多长时间。从我工作这么长时间来看，对每一个及时回复邮件的人，对这个人肯定是会有好的印象的。有时未及时回复邮件还会导致不好的后果，比如前几天因为一封邮件同事未及时进行回复，因为那封邮件有只会到公司的大老板，公司大老板亲自过问，为何未及时回复邮件，要知道做的好别人不一定知道，但是没做好肯定会被记住。所以，职场新人一定要养成尽可能回复邮件的习惯。

邮件内容直奔主题

看到这张诱惑的图片，应该明白邮件内容直奔主题的重要性了，平时工作的沟通中，经常会碰到的一个现象就是，说了半天或者看了半天，完全不了解对方想表达什么意思，或者是直到最后才知道对方想要表达的意思。所以职场新人要注意一般邮件避免长篇大论，更要注意不要让别人到最后才了解你想表达的意思。所以，在写邮件的时候，特别是长邮件的时候，一定要把自己想表达的意思，及你发邮件的目的，简单明了的表达清楚。刚开始工作的时候，我写邮件习惯会长篇大论，将自己希望对方回应的问题放到最后，因为求人办事，一般都不好意思开口，尤其是做为新人的时候，更是这样，这一点也可以理解，但是要明白，做为邮件的阅读者更希望能够清楚明了的知道你的意思。突出重点，在邮件的最后向对方表式感谢，即可。

注意邮件礼仪

首先是称呼，主要是给上级主管的邮件，一般对主管上司发邮件要注意尊称，前两年有位同事发邮件给厂长，直接称呼其名（台资企业一般不称呼全名，通常称呼英文，或者名字不带姓的称呼），做为厂长他回复了邮件，但是接着这位同事的主管被厂长喊了过去，挨了训斥。所以邮件礼节很重要。称呼一般是X经理，X总，台资企业会称呼X先，或者X’R（男上司）X‘S（女上司）；其次邮件内容尽量少用“我”、“你”这样的称呼，会给人感觉太生硬，不太友善，比如“请你在明天下班前回复我”和“请帮忙在明天下班前回复”听起来感觉完全不一样的。邮件的最后要对对方表示谢意，“谢谢”、“感谢”、“非常感谢”等等，都是可以的。

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白小末，一个在三线城市的普通上班族，闲暇时与大家分享生活工作的点点滴滴，如果喜欢这些文字，请收藏，点赞，也欢迎与我讨论。谢谢！