[Other] 如何高效的开会

什么是开会

关于什么是会议，这里有一篇文章写的很好：“开会，是一个用时间，换结论的商业模式”。

开会，本质上是一个商业模式。和一切商业活动一样，是一个有投入、有产出的经济学游戏。开会的投入，是所有与会者的时间成本；开会的产出，是一组结论。比如说所有人的共识，或者与会者的共创。 开会，是一个用时间，换结论的商业模式。

所以为了能用更少的成本产生更大的价值，我们需要考虑如何才能更有效的开会。如下列公式表明，我们应该考虑的是，如何用 更少的时间，得到 更有价值的会议结论。

会议价值 = 结论价值 – 时间成本

会议形式

关于会议，不论是在各大公司 或 互联网资料中，都已经有很多人讨论过了。但理论与实际总是会有一些差距，我认为 维基百科 中解释的很好。

会议是一种社会科学，也是一种人文艺术，成功与失败，在于 与会者及各方的 诚意及能力。

所以尽管理论有很多，但不同的 团队/组织 仍然会用 适合自己的方式 组织会议。

最近由于疫情的影响，大家处于分布式办公状态，进行 线上会议 的形式居多。因此我们的议题就变简单了，如何更高效的开展线上会议。

要优化先观察

要想对线上会议的过程进行优化，首先要考虑 不是 有几类优化手段，而是要观察 当前的线上会议如何不够高效，在 哪个环节 效率最低。

• 与会者对 会议预期 理解的不一致：我为什么在这里、想要我做什么

• 意见难以达成统一：即使非常优秀的结论，也很难在短时间内说服所有人

• 会议结论没有转化成待办事项：会议开完以后会怎样、接下来需要做什么

这三方面是递进的。如果与会者不了解会议预期，那么参与度就不够高，作为旁观者意见就很难统一，意见统一不了会议结论自然就难以落实下去。有了以上观察之后，结合这三点我们再考虑对策。

（1）与会者对 会议预期 理解的不一致

开会之前：

• 会议发起人：需要向所有与会者传达以下信息

  • 会议过程：这个会议，我们会先做什么、后做什么

  • 会议预期：本次会议预期达成什么结论

  • 会议前提：需要每个参会者事先了解哪些内容

• 与会者：需要从会议资料中思考以下这些问题

  • 什么时候开会、跟谁一起开会

  • 为什么要参加、需要准备什么

（2）意见难以达成统一

意见无法统一是正常的，不正常的是 期望 在短短的会议时间内 让意见达成统一。所以要尽量 在开会之前，大家对会议议题进行过充分的讨论。否则，很难通过一次会议，恰好统一意见。

开会之前：

• 会议发起人：针对议题识别不同意见，小范围内沟通讨论

  • 跟合适的人讨论：为了避免重复讨论，跟合适的人讨论是最重要的，合适的人不能缺席

  • 避免人数太多：讨论以 2~3 人最佳，人太多又会变得难以定论

• 与会者：有不同意见，在全员会议之前达成一致

  • 结论的持有者负全责：谁下结论谁负责，这样才能保证结论的贯彻执行，否则会变成四不像

会议中：

• 会议发起人 宣告 与会者 事先达成一致的结论

• 会议中只 记录 大家发现的问题、给出的反馈，不强求达成一致

（3）会议结论没有转化成待办事项

会议记录是必要的，会议记录包含：

• 会议资料（会前）

  • 问题分析、方案分析、讨论记录

  • 与会人、会议时间

  • 会议预期

• 会议过程（会中）

  • 实际参会人、具体会议时间

  • 重点信息记录

• 会议总结（会后）

  • 达成了哪些结论：定论

  • 未达成哪些结论：有什么疑问、顾虑、未考虑周全的方面

  • 结论如何执行：待办事项、负责人、时间点

  • 后续会议安排：是否需要后续会议、会后如何同步进展

总结

结合以上三个问题的分析，我们已经有了一套开会方法了，现在总结如下：

（1）开会前

• 会议发起人：

  • 需要向所有与会者传达以下信息

    • 会议过程：这个会议，我们会先做什么、后做什么

    • 会议预期：本次会议预期达成什么结论

    • 会议前提：需要每个参会者事先了解哪些内容

  • 针对议题识别不同意见，小范围内沟通讨论

    • 跟合适的人讨论：为了避免重复讨论，跟合适的人讨论是最重要的，合适的人不能缺席

    • 避免人数太多：讨论以 2~3 人最佳，人太多又会变得难以定论

  • 准备会议资料

    • 问题分析、方案分析、讨论记录

    • 与会人、会议时间

    • 会议预期

• 与会者：

  • 需要从会议资料中思考以下这些问题

    • 什么时候开会、跟谁一起开会

    • 为什么要参加、需要准备什么

  • 有不同意见，在全员会议之前达成一致

    • 结论的持有者负全责：谁下结论谁负责，这样才能保证结论的贯彻执行，否则会变成四不像

  （2）会议中

  • 会议发起人：

    • 组织会议

      • 会议发起人 宣告 与会者 事先达成一致的结论

      • 会议中只 记录 大家发现的问题、给出的反馈，不强求达成一致

    • 会议记录

      • 实际参会人、具体会议时间

      • 重点信息记录

（3）会议后

• 会议发起人：

  • 发布会议总结

    • 达成了哪些结论：定论

    • 未达成哪些结论：有什么疑问、顾虑、未考虑周全的方面

    • 结论如何执行：待办事项、负责人、时间点

    • 后续会议安排：是否需要后续会议、会后如何同步进展

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任何优化都是一个持续改善的过程，直到边际效用递减，不值得我们再进行更多的优化为止。本文并不想 “开个会来讨论如何开会”，而是识别问题、分析问题、解决问题。如果是问题识别的不对，可以换一个问题；如果是解决方案不够好，可以换一个更好的方案。