帮你搞定09 | 组织整理的五个清单

时间管理系列故事文章第九篇

1.

一杯香浓的咖啡散发着沁人心脾的香味，让高鼎彻底放松下来。每当压力大的时候，高鼎都会为自己冲上一杯咖啡，来缓解紧张的情绪。咖啡真是好东西。

小布和小郭两人正在咖啡馆里抄写着GTD流程图。这是他们两人第一次抄写，等待他们的还有99天的抄写之旅。高鼎内心还是挺欣慰，如今能够沉得下心来学习的人真的不多。

2.

高鼎：大家抄写完毕流程图后，我们来看看这张流程图的外围一共有八个独立的处理方向。分为三大类：

1.第一类是项目；

2.第二类是下一步行动；

3.第三类是无须付诸行动的事务。

我们重点来看看前面两大类处理方向，项目和下一步行动。

3.

高鼎：项目是什么，可以用你们自己的话来做解释吗？

小郭：项目就是一个很庞大的任务，需要很多人，很多具体的行动步骤共同完成。

高鼎：嗯，说的很好。在GTD个人管理系统中，项目的定义是，任何一个需要多步骤才能完成的任务。

我们之所以特别强调项目这个概念，是任何一个项目我们都不可能去执行，只有简单的行动步骤才可以被执行。

但我们常常面临的都是有很多行动步骤集合而成的项目。当我们面对这些项目时，我们可以有意识的认识到它们是项目，需要等待我们去处理，去分解。

另一个原因是项目是多项简单行动的集合，当项目中的行动未完成时，项目也是未完成状态。可以提醒我们还有事情尚未处理。

4.

高鼎：再来看看下一步行动。所有的项目都处理分解完毕后，就会得出所有的下一步行动。这里我们重点来讲讲延迟处理的两个分类。

1.日程表：特定时间做。

2.待办事项：越快做越好。

我要强调的是这里的日程表不同于传统意义上的每日计划安排。这里的日程表中的行动全部都是他人或者组织给的时间安排，而自己给自己的时间安排事项都放入代办事项中。

来考考大家那些行动可以被放入日程表中。

1.我计划在周五前阅读完毕《搞定I》第一章内容。

2.老板让我在周三前提交月度工作总结。

3.我每天都打算背诵英语单词30分钟。

小布：第一个不应该放在日程表中，因为这个是自己给自己的截止时间。第二个应该放在日程表中，这个是老板给的截止时间。第三个我不知道啊，这个我觉得应该放在日程表中，但是根据师父给出的规定，好像又不能放在日程表中。好纠结。

高鼎：小布分析的很正确。第三个按照规定是不能放在日程表中。日程表是神圣不可轻犯的地方，只能放入那些必须你这个时间点或者日期中需要做的事情。

如果连同自己安排的计划任务也放在日程表中，就会将那些真正重要的事情淹没掉。

5.

原材料处理完毕后，我们就会得到一张张清单。大致分为以下几类清单。

1.项目清单；

2.日程表；

3.等待清单；

4.下一步行动清单；

5.将来也许清单。

每张清单中都是我们处理之后得出来的行动集合的提示卡片。清单的具体表现形式可以是一个个的文件夹，也可以是软件，也可以是一页页的纸卡。

今天就到此为止吧，我看大家都烧脑的很厉害，回去后好好梳理一下。GTD流程图看似简单，其实背后隐藏着很深的原理，需要大家慢慢来消化。

小布：师父幸苦啦，我一定每天抄写GTD流程图，打卡给你看。

6.

小结一下吧。

GTD流程图看似简单，实则隐藏玄机，需要反复抄写加深印象。

项目化概念很重要，它是多个具体行动步骤的集合。

日程表是神圣不可侵犯的地方，只要他人安排的事情才能放入。

清单的形式可以是纸卡，文件夹，电子文件，软件。