时间管理

2020-03-18  本文已影响0人  oniahi

——职场打工人的必备职业软技能

时间管理的三个认识误区：

误区一：时间管理，就是制定完美时间表
提到时间管理，第一反应就是安排时间表，把一天的时间安排完整

【时间决策】：在每个时间点选择做什么事情
【时间观】：对过去、现在、未来的看法

现实是，我们对时间的认知并不完善，无法更客观的、辩证的看待时间价值

误区二：时间管理，就是提升工作效率
大多数时间管理的方法都在强调怎么提升工作效率，让单位时间有更多产出

对于解决效率问题，在之前应该去记录时间开销找到自己的时间规律、并分析有更大价值产出的任务，最后再为不同的任务安排合适的时间

误区三： 时间管理做好了，就能同时处理多任务
“多任务处理”能力只是一种错觉，一心多用是个伪命题

处理多任务更合适的方式是借助可靠的外部系统，不是占据和使用自己的大脑容量，而是将大脑中的想法、任务都记录下来，从而释放大脑宽带

什么是时间观

津巴多时间观

津巴多时间观是菲利普·津巴多心理学教授总结的一个时间观概念，他把时间从过去、现在、未来三个维度将时间分为了以下六个视角：

# 过去
【1】【消极过去时间观】：

总是回忆人生中的负面经历，并沉浸其中无法自拔。容易焦虑、抑郁、缺乏幸福感、自杀率高

【2】 【积极过去时间观】：

善于从过去的经历中吸取养分，但会过于沉溺积极的过去，忽略当下，失去眼前的机会

# 现在
【3】 【宿命主义当下时间观】：

认为命运由不得自己，态度消极。容易出现攻击性、焦虑和压抑，自控力和自信相对较低

【4】 【享乐主义当下时间观】：

喜欢追求新奇和刺激的事物，享受当下，幸福感高；但自控能力较差

# 未来
【5】 【未来导向时间观】：

善于规划，为了达成未来的目标愿意放弃当下的娱乐，容易获取成就；但幸福感低

【6】 【超未来时间观】：

坚信会有来世，可能会做出极端行为

津巴多时间观，鼓励人们使用平衡的时间观：

时间观背后的意义：

了解时间观之后，一方面能够改变和调整自己，另一方面还能改变别人
# 改变自己
执行计划：
安排工作计划：
# 改变他人
说服他人：
激励他人：

时间观的三种应用场景

场景一：调整过去的时间观

人们对过去的时间观通常抱有两种不同的态度：
过去的经历决定了当下和未来很多事情的发展—原生家庭决定命运 vs 过去只是人生的组成部分，只会影响当下，但不会起决定性作用

记录自我评价——帮助怎么看待过去的自己
为重要的事件，重新赋予意义——帮助用新的角度看待过去的重要事件
写感恩日记——帮助增加日常的幸福感
场景二：调整现在的时间观
自我问答——从第三方视角审视自己：
练习冥想

定期进行冥想或者瑜伽

场景三：调整未来的时间观
找到目标
训练“自控力肌肉”
给未来的自己写封信

分析时间的价值

首先，在分析时间价值时，要了解所要关注的两个要点：

要点一：了解分析时间价值的角度

想要知道自己的时间是否发挥了价值，主要看这段时间做的事情是否高价值、以及是否在合适的时间安排合适的任务

要点二：关注事件本身的价值：

关注我们花时间做的具体事情是什么；这决定了我们的时间会创造什么样的价值

其次，以下两个模型工具可以帮助分析时间价值：

模型一：【紧急重要模型】——时间管理的四象限法则

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非常紧急、非常重要，属于“救火”类工作，通常为重要项目的突发状况，意外和困难，即将到期的重要工作

时间上不紧急但具有重要影响，属于“规划”类工作。（例如重要工作的计划、筹备、预算、一些隐患问题的预防措施等）

属于“玩乐”类工作。例如部门普通聚会安排、休闲娱乐节目的确认

需要尽快处理单不重要，属于“应付”类工作，应该快速处理完成，不要占用太多时间（例如流程手续、同事咨询等）

该模型的特点是把工作按重要紧急两个维度划分，可以为不同工作分配不同的时间精力
该模型的缺陷在于只是考虑了工作的产出情况，没有考虑对一项工作的投入情况（如果一件事情重要又紧急，即使花了大量时间，也很难解决掉它，会使陷入无底洞，耗费更多的时间）

模型二：【“关键-可行性”矩阵】—— 帮助分析提升时间的利用效率

【关键度】：包括了紧急性和重要性
【解决度】：投入时间能带来的问题解决程度

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最容易对付的问题，如所需花费的时间少，可迅速解决；如花时间较多，可以授权给他人

类似不可通关的游戏，会花大量时间和精力去解决的问题
需要设定一个时间限制，以此为标准，超过时限确认还是难以解决就放弃

关键度高导致会花费更多的时间和精力，难以被解决会容易陷入无底洞，毫无成就感，增加焦虑
对于这种问题，可以调用情绪脑，听从内心的直觉做判断、寻求他人的帮助、寻找替代方案等

“高价值”：这类问题时我们要花时间去解决且可以产生结果、价值高的问题
（例如提升结构化思维、分析解决问题能力等）
“陷阱”：容易陷入漫无目的的反复思量却不行动的陷阱中，自以为在思考和解决问题，其实只是在困扰和焦虑中耗费精力
（真正的思考是用过收集信息、自我剖析、资讯他人、分析各种因素等方法，最终进行选择）

判断关键性和可行性的两个标准：
标准一：明确目标，确定关键度
标准二：横向对比，确定可行度
利用“关键-可行”矩阵调整时间分配的三种方法：
方法一：减少投入——“小插曲”、“困难游戏”

减少对不能产生太大价值工作的时间投入，把更多的时间投入到关键度好的事情上

方法二：延缓处理——“无底洞”

某件事耗费了很多的时间仍然没有结果时，考虑用直觉快速选择一个方向、还是延缓一段时间后处理、找他人帮忙等

方法三：避免困扰——“高价值陷阱”

判断是到底是思考还是困扰

时间管理

根据时间类型进行管理的三种方法：

# 方法一：在黄金时间进入深度工作

营造深度工作的环境，将浮浅工作转交给他人

【深度工作】：在无干扰的状态下专注进行职业活动，使人的认知能力达到极限
特点：能够创造新价值，提高技能，难以复制

【浮浅工作】：对认知要求不高的事务性工作，在干扰环境中也能正常开展
特点：不会创造出新价值，且容易复制

# 方法二：准备碎片时间清单
# 方法三：养成有节奏的时间习惯

明确自己的黄金时间在什么时候，并为其安排高价值任务，同时其他时间也安排好合适的事情

时间管理模型：【RAR管理法】——来源于GTD（Get Things Done）

R（record）：记录 + A（arrange）：安排 + R（review）：回顾
# 记录 - Record：

记录一切待办事项以及想法：

# 安排 - Arrange：

注意事情的种类：

# 回顾 - Review

两种记录管理工具：

心理学认为（承诺与一致），当把任务写到日历和行动清单时，就是对自己许下了承诺，从而影响推进我们达到言行一致的目的

做时间记录的三个误区：

把所有的事情巨细无遗地记录下来，反而会耗费很多时间在记录上

——把注意力放在对自己来说比较重要的事情上

颗粒度越小，记录的冗余信息就越多，会浪费更多的时间用于记录

——记录的颗粒度最小控制在5分钟，最大控制在2小时内

只记录时间而不分析，对改变现状、提升自己效率是没有帮助的

——通过时间预估记录，进行简单的回顾，可以发现可以改进的表面问题，调整预估偏差大的事情

任务管理

分清两种任务（事件）类型：

【帕金森定律】：人们始终会根据任务的时间期限来调整工作进度（如果任务只需要一天完成，由于有足够的缓冲时间，那么会留到最后一天再开始。）

解决办法：
设定明确的deadline（期限），将时间安排上其他任务，以减少缓冲时间

先确定时间再调整——预估结束时间

利用行动清单的三个要点：

要点一：把任务转化为行动

确定具体的行动步骤：

今天10点到11点（任务开始时间），准备明天9点到10点（任务结束时间）的会议资料（行动），以便讨论计划时说服老板认同方案（结果）

要点二：按情景给清单分类

按照情境分类：行动时长、工作地点、使用工具的特点进行分类
（有些工作必须在户外完成，必须与人接触，那么这个可以是一类，可以同时安排在外出时间处理）

要点三：预留弹性时间

应对突发的紧急事件，留出20%的弹性时间
需要注意的是给任务和任务之间留出时间，而不是任务本身的弹性时间

“所谓高效能人士，并不是因为他们知道普通人不知道的道理，而是他们把人人都知道的道理，做到普通人做不到的程度。”

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