分分钟get的高效事件管理秘诀
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一、九宫格分解任务的步骤(以“写年终总结”为例)
1.把便利贴画成九个格子,然后在中间写上任务名称。
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2.围绕中心的格子,在外部的格子上写出分解后的任务。
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3.在大便利贴附近贴上小便利贴,写上具体事项。
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4.移动一些具体事项到今日待办,完成事项后,在大便利帖上打一个勾,并写上完成的日期。
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5.任务完成后,标记好时间,并将任务归档到“任务归档”里。
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二、九宫格分解任务升级步骤
1、在A4纸上画出九宫格,在中间写出大任务。
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2、将大任务分解成核心事项。
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3、将核心事项继续使用九宫格分解成可执行事项。
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eg.也可用思维导图将大任务进行分解。
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三、甘特图管理事项(以“去厦门出差”为例)
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(一)任务分解
1、用九宫格或者思维导图,把“任务”分解成“可执行事项”。
(二)任务整理
1.简单整理任务,把能够放在一起执行的任务归类。
2.填写任务时间表中的“计划开始时间、计划结束时间、计划用时”字段。
首先将可以放在一起执行的任务归类:(图中蓝色部分)
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然后开始填写任务时间表中的“计划开始时间、计划结束时间、计划用时”字段。
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(三)制作甘特图
在“甘特图”模版的左边写出事项,并根据“计划时间表”画出事项的计划时间段。
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(四)时间优化
1.优化任务时间
2.优化工作节奏
3.用【快+早】形成良性循环
⑴为了避免代理商贵人多忘事,在高铁上(4.13日)就提前联系他们。
⑵在高铁上空闲的时间比较多,可以提前查好旅游攻略,这样到了厦门就可以尽情玩耍。
⑶展会总结和展会报告的写作时间比较紧张,可以在展会期间就提前写出内容框架,这样可以提高之后的写作效率。
⑷回程的高铁票其实可以在去的时候就预定了。
于是,改进后的甘特图如下:
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(五)时间记录
在完成任务的过程中,不断记录时间:实际开始时间、实际结束时间、实际用时。
看到了吧,再复杂的任务,只要利用好任务分解和事项规划工具,完全可以手到擒来。那就请你即刻行动起来,选定工作或者生活中的一个事件,通过刚刚get到的方法进行高效管理,不要忘记分享你的实践感受喔!
看到这里其实还没有结束,最后我要送上一波小小的福利——【时间管理学习营】的门票(免费),希望各位有心的朋友通过学习进阶成为高效能人士,应对时间管理,手到擒来。
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