如何正确的发邮件

企业微信和钉钉有很多优势,比如方便同事间的交流,集成OA、监控、在线文档等功能,确实大大减少了企业管理、同事沟通的成本。
但由于太方便了,导致消息过载,许多重要的消息会被淹没,所以邮件依旧是人们发布重要信息的主要途径。
邮件的好处有以下几点:
一是消息质量较高。
邮件中较少出现各讲各话、闲聊等情况。
而且邮件给了人们充分的思考时间,所以通常都是经过深思熟虑之后才回复的。
二是方便填加标签。
标签的作用就是对文件进行归类,而且一个文件可以放到多个类别中。这样做的目的是方便日后查找。
三是可以自定义收信规则。
自定义收信规则的好处是在查看邮件之前就对邮件进行了分类,这样可以过滤不重要的消息。
写邮件也是工作中较高频的一项技能,因为大部分上班的人,每周至少也要写一封邮件。
下面分享下写邮件时的几个注意点。
收件人和抄送
工作一年了,昨天以前我还不知道收件人和抄送的区别。
因为无论是在收件人中,还是在抄送中加上某人的邮箱,那么他都能收到邮件,别人也同样能知道他收到了邮件。
但昨天看到了一篇文章《The Send To All Mistake》,这篇文章指出把邮件发给所有人是种错误的选择。
主要是因为收件人不确定自己是否需要回复邮件,这就导致这封邮件可能很久才会被回复。
较好的做法是在收件人中指定那些需要回复的人,同时在正文开头指定某人,而不是使用Dear All这类泛泛的开头,并抄送给其他相关人士。
这样被抄送的人就知道这邮件只是通知下自己,不需要回复。而收件人也会明白自己是否有必要回复。
标题
邮件标题的作用就是指明邮件的主题,在能表达目的或指明项目的情况下越简单越好。
正文主体
正文主体和写文章一样,最主要的就是两段话之间要有空行,并且每段话不要太长。
这么做的目的就是方便大家阅读。
空行对于提高阅读体验非常有效,最明显的场景就是代码了。部分同事写的代码,各变量之间没空行,主函数就是一大片的代码,给人一种拥挤的感觉,看着让人头疼。
除了阅读体验外,最重要的就是要把结论放到开头。
可以把开头的一句话当做是标题的扩充,就像分析报告一样,得让大家快速知道你的目的。