2018-10-28
职场是个技术活：一封邮件引发的“血案”......
导读：
我是阿夏，90后职场妈妈，做过2年猎头，现在是一名外贸业务员，我喜欢分享各种职场故事和心得。接下来，我会写关于求职、简历、面试、 跳槽、薪资、如何自我管理以及管理他人等职场相关文章，偶尔分享一些生活感悟，今天我们来听听阿夏最近经历的一个邮件事故，简称：一封邮件引发的“血案” 。赶紧来看看到底发生了什么吧？
1
职场是个技术活，一封邮件也能看出你的能力。
事情是这样的：某天早晨，客户中国办的Y把产前样品寄到我司，并且单独用中文（平时我们基本都是写全英文邮件或直接打电话）发邮件给我，让我量尺寸。
我一看邮件，不对啊！这个样品上周六寄出去的，周二一早Y就告诉我已收到，而美国那边昨天发邮件说：中国办应该负责量样品尺寸（用来做大货包材图稿）。
因为量样品尺寸是有要求的，而且之前因为量尺寸的事出现过重大事故，我担心自己量不准，会耽误事。
于是，我在微信群里问领导，把中国办专业的测量工具截图发过去，问这样专业的量尺寸的工具我司是否有。
领导回复我：没有，而且我们不能帮中国办代劳。
我：那我写个邮件，抄送给L，她是美国总部派来临时处理重大订单的质量总监。
于是，我回给Y，我的邮件大致内容如下：
昨天美国发邮件要求中国办量尺寸，你们为什么不先量好再寄过来呢？
因为我们没有像你邮件中要求的那种专业的工具，建议你们明天开完产前会后拿回去量。
写完后，我把此邮件抄送了美国的M（负责包材图稿），L(质量总监），Jim（设计总监）和我的领导S。
大约10分钟后，Y打电话来了，语气很不开心：Amy，你为什么要把量尺寸这个事抄送美国总部？就算你们没有工具量不了，也可以私下告诉我呀，抄送J是什么意思？
我一听Y很生气，赶紧认错：
啊？我抄送Jim了？我应该是不小心抄送他了，不好意思啊，不好意思。
一番安抚和道歉后，Y挂电话了，我以为此事结束了。
没想到，5分钟后，领导开会回来，接到中国办总负责人Bob的电话，对方的声音很大，我在一旁听得很清：S，你看了Amy的邮件吗？她是和我们公司杠上了？
领导一脸懵逼：Bob，我刚去开会了，具体什么情况，你说。
Bob：Amy这么写邮件，意思是我们中国办这边不做事啊！Y用中文单独给她写的邮件，她用英文回复的，还把不相干的人也给抄送了，这不明显的告状嘛。这个事很严重，她这样做以后这两个小姑娘还怎么合作啊？！
领导：不好意思啊，Bob，具体情况我看了邮件待会儿回复你，我现在要去我们副总那边开会，开完会再和你聊，不要生这么大的气啦～
我在旁边说：S，刚才我已经电话里向Y道歉了。
领导收起手机急忙往副总处奔去。
十分钟后，我收到领导的微信：你的邮件写得没有问题，你是在陈述事实，但是应该写得更委婉一点。
中午忙完，领导刚打电话和中国办老大Bob道完歉，解释我并没有恶意告状的意思，可能是一时迷糊不小心了。
挂完电话，领导和我说：你那个邮件写得没有什么问题，就是不该抄送Jim。Jim在美国总部是很有话语权的，Bob最近因为被美国总部大老板质疑，已经很头疼，他不希望自己在Jim面前留下不好印象，所以他火气才这么大，他觉得你抄送了Jim，就是要告他的状。
其实，这个事本来美国就要求中国办来做，他们想把皮球踢给我们，我们看破了但是不能说破。你可以以没有专业的测量工具来委婉地拒绝此事，写邮件给美国，但是你确实不该抄送与此事不相关的Jim。
我低头认错：有道理，我当时一定是脑抽了，我应该只抄送你一个人就够了。但是。考虑到这个事是美国昨天交代给中国办，而且此事事关重大，我怕我们量了有失误担待不起，所以这么发邮件了。
领导：你这种考虑是对的，但是对客户态度还是要好的，毕竟以后很多事还得靠中国办呢。
我：对，我这脾气是有点急，说话太直接了，要改。
领导：Bob正在气头上，刚才电话里还说要把此事桶到老板那里去，我觉得没这个必要。你又没犯什么大错，不至于。再说，他们自己没把事做好，心虚所以才这么急着来怪你。这件事你长个记性，以后注意一下态度就行。
我: 好，我再写个邮件书面道个歉，虽然之前电话里和Y道歉了。
此事以我的道歉邮件结尾，Bob和Y都没有再追究。当然，感谢我的领导S这么给力，不然真的可能被Bob桶到老板处，对我这个刚来不到半年的新人不利。
2
初入职场的你，有没有遇到过这种因为邮件没写好而被Diss的事呢？
这里，阿夏针对此邮件事件，和大家分享四点心得：
1.就事论事，陈述事实，而不是发泄情绪，少用质疑的口气，多用询问，商量的语气，因为写得太直接会让人觉得很不舒服。
此事中，我第一句就用疑问语气，质问Y：美国说让中国办做这件事，为什你们没有先做好再寄过来呢？这种语气像是在质疑对方，一方面让美国觉得中国办想偷懒，另一方面让美国总部觉得中国办做事考虑不周到。
比如，我可以这样写：我们上周寄过来的样包，美国说希望你们量尺寸，你们寄过来是希望我们再量一次，以便与你们量的核对，是吗？
2.适当示弱，拒绝对方时委婉，并说明拒绝的理由。
这封邮件里，我写了因为我们没有专业的测量工具，怕量出来不准确，建议你们自己拿回去再量一遍，这样明确说明做不到的理由，但又不会让中国办难堪，对方很难拒绝。
3.重大事件，没把握的时候询问领导意见再写。
我在收到Y的邮件后，在微信群里问领导，应该怎么做，领导给出意见是不要为中国办代劳，我们承担不起后果。这就直接避开了万一因为尺寸没量准，大货包材出问题这种大事故（之前出过此类事故，领导告知过量尺寸这个梗）。
4.邮件的收件人，注意只发送和抄送该接收的人，不相关的人一定不能抄送。
这一点，需要我们有敏锐的嗅觉，对职场中的人际关系拎得清。
此事件中，因为我对Bob和Jim的利害关系不清楚，造成Bob的勃然大怒，说明我职场嗅觉不够敏锐，这一点我的领导做得很好。
而且，即使我有理，我也不该抄送与此事无关的Jim。而且，Jim是手持大权的重臣，在Bob看来，他是能影响自己职场升迁的关键人物。我这种行为，无疑是挡住了他的职场平步青云之路。
可见，在职场中，搞明白各个人物的利害关系，才能避免像我这样一招不慎，就踩到大雷。
3
职场是个技术活，想混得风生水起，写邮件这件每天都要做的事，很有必要三思而后行，你赞同吗？
以上，就是我因为一封邮件引发的思考，希望对初入职场的你，有一点点帮助。
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