03.01.2019超级整理术
03.01.2019超级整理术
03.01.2019超级整理术
看到标题，看到推荐，拿起了本书就放不下了
前言中的几个目标是我一直想要的
03.01.2019超级整理术
如何用最小的努力得到最大的成果，那就是应用“规划设计”，那就是这本“超级整理术”
本书从5个方面来讲解“超级整理术”
1、为什么我们需要整理
1）整理的目的是为了提高工作效率
2）不擅长整理，会拖住事业的后腿
整理是需要每个人学习的；只要进行整理，就不会白做功；整理之后，环境整洁、思路清晰；整理之后，精力更多更充沛；整理之后，时间充裕
03.01.2019超级整理术
超级整理术，“赢得更多的时间”
这赢得的时间，可以“制定今后的商业计划”，可以“去学点儿什么作为充电”，可以丰富自己的人生经验
如何利用空余时间，将会决定10年或者20年后的您自身的发展状况
03.01.2019超级整理术
3）本书内容
超级整理术几个要点
a、其基础为“统一化”“一元化”和“自动化”
b、制定原则，彻底实行
c、争取减少时间的浪费
d、不过分整理
e、有效利用整理出来的时间
整理的对象：文件及办公桌、电脑及电子邮件、头脑、时间
03.01.2019超级整理术
所谓统一化，比如给文件取名字时，最好有一定的规则
所谓一元化，比如保管时尽量集中在一个地方
所谓自动化，“备份保存资料”这些定期作业，使用软件进行管理
规则越简单越好，规则要，可行、不能过细、不必追求完美。“可干可不干的事就应尽可能的偷懒”
总之，放松心情来学整理吧，赶紧开始整理吧
2、关于文件和办公桌的整理
1）利用整理术创造最好的工作环境
不再浪费时间找找找，不再浪费记忆力
学会“丢弃”很重要
不把没用的东西处理掉，根本谈不上整理
03.01.2019超级整理术
判断一份文件是否可以处理掉，先进行3问
是不是已办文件？
是不是重复的文件？
是不是今后不再用到的文件？
当第三条无法判断时，推荐“暂且保留”，凡“保留”起来的东西，如果一年也没用到一次，就果断丢了吧
学会干脆的“丢弃”，是整理的第一步
用后归还原位很重要
尽量不打印纸质文件
把信息尽量都保存在电脑里，可方便检索，整理，还可减少纸张，环保
2）及时整理资料是为了有效利用信息
a、先准备几样工具：托盘、透明文件夹、口袋式的透明文件夹、小文件柜（或抽屉式的小信箱）、大纸盒
b、3步骤整理
首先，文件资料分为“正在办理状态”和“已办、需保存状态”
正在办理状态：与目前手头工作有关，或者过目后决定保留的文件；因使用频率高，故尽量近距离摆放，方便随时拿取；应及时存放，存放于透明文件夹
已办、需保存状态：已处理完毕，需保存的文件，如合同、发票等；因不常用，故建议书橱或纸箱内保存；或大文件夹保存（侧面贴标签，标内容）
其次，整理“正在办理文件”和“需保存文件”
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需保存文件，大致分三类
近期需要用到的；需要存放起来的；不知以后是否需要，暂且保存起来的
既不属于“正在办理”，也不属于“需要保存”，那就直接处理掉吧
整理小秘诀
1、统一大小和形状：尽量统一成A4大小
大文件夹的颜色统一起来，比如，蓝色用于存放“预算”类文件，黑色用于存放“资料”类文件等，注意颜色不宜太多，要自己易记、简单
总之，规则要简单到不费脑子的程度，才是最好的
2、把操作中的文件放进透明文件夹中
根据项目分开保存，只要和这个项目有关的，统统放进去，一个放不下，可以分为几个摆放
1）给透明文件夹加上封面
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2）保管在大文件夹内
“使用频度分类法”，即“凡取出一份文件，还原时都从左侧摆放”其结果是，使用频率高的文件，都集中在左侧。如果大文件夹都摆满了，就可以把位于右侧的使用频率低的文件归为“已办理、需保存”类或直接处理掉
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谨记，以上方法仅适用于“正在办理的文件”
3）托盘使用方法
托盘内，均为近期要处理文件，按时间来排序
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4）重要的已办文件用大文件夹保管
基本用不到的“已办理、需保存”类文件按项目或内容分类，或者按五十音图的顺序排列
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决定分类方法，应以“是不是能立刻找到”“还原时是否方便”“是否便于拿出”等原则为基准，不宜过度分类
3、需要暂时保管的东西
纸箱保存，为“以防万一”而备，保存期一年足矣，大扫除决定其去留
