业务型PPT

PPT|论文中期答辩经验与教训总结

2017-03-19  本文已影响13625人  马骋

1. 引言

昨天刚完成硕士论文的中期答辩，总体顺利。在PPT设计方面有一定的进步，演讲表达方面颇有不足，本文做一总结。

2. 总体思路

2.1 展示逻辑的梳理

这里谈谈做好答辩PPT的总体思路。

不同场合的PPT展示有不同的目的，对于硕士论文的中期答辩，目的是课题组的老师们检核研究生的论文工作进度，重点关注论文能否完成、是否完成重要的研究工作。因此，展示的目的是汇报已经完成的科研工作。

为了达成这一目的，首先要做必要的铺垫工作：说明研究课题研究目标。阐明了研究的目标，那么自然引出了研究的方案和内容，内容就是要做的工作，已经完成的工作量应当与预期的计划相对照。

做了以上的铺垫，接下来就是展示的重点--已完成的研究工作，基本的展示格式即为“做了什么工作，得到了什么结果”。由于答辩评委对研究生的课题了解有限，不一定把握多项工作的实质成果，因此有必要对成果做小结。在阶段成果和尚未解决的问题上，应当说明后续还要做什么。如此，即可完整地展示自己的中期成果。

梳理展示的要点：

2.2 从报告中摘取PPT的误区

中期答辩，除了做PPT，还需要提交中期报告。大多数人的做法是，先写报告，再从报告中摘出内容，做成PPT。这种做法的问题在于：

2.3 逆向思维

笔者在开题答辩和中期答辩中，均采用了逆向思维:先做PPT，后写报告。准备中期答辩时，PPT设计用了12个小时，19页的报告文档仅用时2个小时。

2个小时怎么能完成19页的报告呢？说白了，报告不重要，糊弄糊弄就行了。把报告作为PPT说明书：从PPT中摘录内容，再加以说明，整理成文档的形式就行。

以上为总体的观念，下面介绍具体的PPT设计方法。

3.标准化制作

在工作和科研中，PPT的制作是常态化的工作。经常要做的事情，就要有自己的套路和模板，这样才能又快又好。我见过的PPT高手，往往在早期打磨形成适合自己风格的PPT模板，后续的PPT设计都用统一的风格，这样PPT的制作效率极高，效果也很好。

笔者在去年多次设计PPT之后，也形成了自己的基本模板，主要包括3部分：

内容页的文字区有多级标题格式，可以实现多层次信息的表达：

在这样的基本模板基础上，通过适当的内容布局，就可以实现各类信息的清晰表达。

4. 可视化表达

在内容的展示方面，个人的一向观点是：

在PPT的展示中，图像化的表达才是最有说服力的。本人在中期答辩PPT中用到的可视化方法主要有：

4.1 BIM图

为了表达一个试件的尺寸规格，采用BIM技术绘制模型图：

4.2 流程框图

用文字和语言说明复杂的研究方案，是一件困难的工作。如果采用流程框图的方式就会清晰很多：

这样的流程图直接在PPT中用表格工具和基本图形组合而成。

4.3 数据图

理工科研究的成果通过数据表达，数据通过各类的图像可视化，以表达变化的趋势和数量关系。

这里展示的都是基本的数据图像，绘图的工具主要有;

正式的演讲中，要注意图像中文字的字号设置，考虑观者能否看清楚。
本次答辩中，图例标注不够清楚。

4.4 示意图

非数据化的过程和关系表达，往往采用PPT中的自带绘图模块，拼装组合构成。

4.5 时间线

要表达一个过程的发展采用 时间线 （Timeline）的方式。如笔者研究的钢筋混凝土腐蚀过程展示：

这样的展示方式一目了然，不必再说。上图通过Visio软件绘制。

“第一天如何。。。，第二天如何。。。”

在此基础上再添加上相关的试验照片，效果更清楚。

4.6 思维导图

如果纯文字的内容如何展示呢？只要这些文字具有逻辑性层次关系，那么思维导图是非常方便的表达方式：

思维导图绘制方法参见：软件技能|思维导图应用总结

4.7 分页过程展示

如果一页PPT中不可避免需要展示多层信息，那么可以采用 分页过程展示。

例如腐蚀过程三阶段的描述：

这一页包含了三项重要的信息，那么可以拆分3页，分别表达：

5. 演讲实战

带着激光笔做展示是非常好的选择。

如果是超极本电脑，最好自带HDMI连接的转换线，以便连接投影仪。

为了避免讲演的时候忘词，可以采用【演讲者备注】作为辅助。

6. 教训和不足

6.1 教训

本次答辩在演讲方面不够流畅，还有很多问题需要改进：

6.2 经验

素材的积累

以上。

延伸阅读

更多的PPT设计总结文章详见本人博客专题：业务型PPT.

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