您的工作邮件指南

邮件指南

研究表明，多数人工作时间的 40% 都在处理与邮件有关的事情，而书写邮件更是其中的重要部分，叙述得体的邮件更容得到上司的青睐，赢得客户的支持，为自己的工作铺平道路。

一封邮件主要由收件人、主题和正文三大部分组成，每个部分又包含小的模块，下面笔者将由浅入深的逐层为大家剖析邮件书写的秘密。

邮件组成

1.收件人

在填写邮件的收件人时要做到分清主次，不要把所有需要接受邮件的人全部放到收件人一栏。在下图中可以看到在收件人下面还有抄送一栏，绝大部分的邮箱都有这一个选项。在确定需要确定的接收邮件的人员时，我们需要首先确定这封邮件的回应方和知晓方。回应方是需要对这封邮件进行回复或者必须了解这封邮件内容的人。知晓方是需要知晓这封邮件的状态或大意的人，不需要对回复这封邮件。

收件人一栏填写回应方，抄送一栏填写知晓方

收件人

2.主题

主题用以概括这封邮件的大意，主题应该简短明确，字数不应超过十个字。下图的主题就不是很得体，不能很好让人一下明白邮件的意图。

不恰当的主题

下图的邮件主题言简意赅，首先让人知道是有关商务邮件格式方面的内容，其次说明了其是一个指南，不是培训也不是讲座。

恰当的主题

3.问候

在书写邮件的正文时，要对收件人表示礼貌与尊敬，应首先在开头书写适当的问候语，这里推荐下面两种：

• Dear Mr/Mrs/Miss/ALL
• Hi Mr/Mrs/Miss/ALL

Dear表示 ‘您好’，更加的礼貌，如果第一次发件与收件人或者发件给自己的上司，最好使用Dear Mr/Mrs/Miss xx的问候语。HI 表示 ‘你好’，语气较Dear略差，适合熟识的同事之间使用。

4.正文

一封邮件的正文是邮件的主体与核心，写的好的正文可以让阅读邮件的人快速明白意图，而措辞不当的邮件不仅会让阅读邮件的人抓不到核心思想，还会造成很多负面影响，在书写一封邮件的正文时要注意下面几点：

• 善用短句
  短句的语义简单，易于阅件人理解，能够避免歧义。在邮件中要尽量使用10字左右的短句，避免使用超过20字的长句子，不推荐使用结构复杂，长度很长的句子。
• 勤用列表
  列表结构清晰明确，阅件人可以快速的捋清逻辑关系，而大量文字堆砌的段落，不仅视觉上不干净利落，阅读起来也不如列表逻辑清晰。比如下图的例子，使用四个无序列表分割正文，只需浏览一下列表就可以知道正文大致的内容，再阅读列表下面的段落获取进一步的详细信息。

勤用列表

• 插入适宜的表格和图片
  插入适当的表格和图片辅助表达，能够取到事半功倍的效果。但是要避免加入颜文字等非正式元素，因为这些轻松搞笑的图片会影响商务邮件的正式性和严肃性。比如，下图所示的邮件是由一个表格组成，条理清晰，相比用大段的文字描述，就要高明许多。

插入适宜的表格和图片

• 重要信息提示
  使用不同字号、不同颜色的字体对邮件中的重要的信息特别标注，但在一封邮件中标注的重要信息不宜超过3处。比如，下面的例子中，就对邮件中需要特别注意的事项使用了不同字体、不同字号的字标注，引起阅件人的注意与重视。

重要信息提示

• 无错字
  邮件中要避免错别字和拼写错误。邮件中的这些看似无关痛痒的细节如果不加注意，会给阅件人一种不重视、不细心的印象，如果是重要的合作人或直属上司，会造成非常不好的影响。在书写完一封邮件时一定要仔细检查，确认没有错别字和拼写错误再发送。
• 避免个人情感
  在邮件中避免个人情感因素，对事不对人，不要把邮件当作发泄不满的工具，如果当面不适合说的内容，不建议在邮件中说。
• 避免补充
  一次把需要说明的内容交代完全，避免多次发邮件补充内容。假如你经常收到同事下图中一样的邮件，那么这点的重要性可能不言而喻。

避免补充

5.结束语

学了前面这些，我想你已经可以写出一封漂亮得体的商务邮件了，但是有了好的开头，更要有一个好的结尾，在邮件的末尾，我们也需要一些标注或者祝福，笔者推荐下面两种格式：

• Best Regard
• Wish

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CinderellaM
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