【职场】如何写好一份工作总结

最近拿到一份如何进行工作总结的PPT，由于PPT设计能力较好，我常被任命为所在部门年度工作汇报资料的制作者，说心里话，这是个很痛苦又很有成就感的工作，刚好有时间，我来梳理一下，加入一些我的理解。

写工作总结，是职场人今天要做的一项重要的工作，对个人来说，有日报、周报、月报，有项目一阶段总结，二阶段总结；对团队来说，小组总结，部门总结，团队总结，包括部门的月度、季度、年终总结等等都必不可少。

工作总结与总结工作这两者之间有差别吗？

对个人来讲总结其实不是最终目的，持续的改进、不断的提升才是终极目标；对于管理者来讲，需要组织考核，他们更关注你实现的业绩、付出的时间精力，以及金钱或者公司收益之外的成果产出。工作总结相当于是总结我们的工作成果，是结果的呈现。

如何准确总结工作，写出有思想\有高度的工作总结呢？

答案之一是4步走，

第1步：成果分类，挖掘自己的关键成果数据和维度并且进行分类；

第2步：排序整理，让工作总结清晰，一目了然。

第3步：概括总结，将自己的工作业绩写出高度；

第4步：设计标题，设计一个吸引人的、有说服力的标题，吸引汇报对象的注意。

一

成果分类

在《高效能人士的7个习惯》里，提到一个习惯“以终为始”，为了工作总结的时候有事可写，能清晰、明确的向领导、向他人展示自己的工作成果，在平时工作中要紧盯目标，列出具体的行动计划，如行动成果清单。

在行动成果清单里面，我们要列出一些关键的、核心的行动或者是举措，以及可能产生的对应的成果及影响。如果短期内还没有成果产出，要怎么办呢？其实我们可以用预期的目标来代替。

列出来的内容非常多，那这是件好事还是坏事呢？

不一定。常言道，头发少愁，头发多也愁，各有各的烦恼。当内容比较多的时候，我们可以进行下一步：分类。为什么要分类，因为大脑一次性接收信息量是有限的，具体多少合适？一说7±2，也有说5±2，说法不一，但是可以看到7是临界值，如果超超出了7点就会对电脑记忆造成负担。

其实我们在各项会议里会发现，多数管理者特别喜欢讲3点，为什么分类要分3点？

首先三个点好记，其次三个点对方会更愿意听，最后三个点的说法更有信服力，显得发言人思路很清楚，但还有一个因素就是好记，避免发言时忘词。

那怎么能够做到用三个点把要表达的内容说清楚，说全呢？其实背后核心的能力就是分类，很多概念都是成对的出现的，分类方式也有开放式分类和封闭式分类两种。封闭式分类可以调用一些成熟的思考框架来先建立，比如，如果分三类，可以参考ASK或者事实/意见/感情等；如果分四类，4个点的话，比如GROW模型，PDCA模型、SWOT模型等等，如果分5类，可以参考马斯洛需求理论；分六类常见的有六顶思考帽、5W1H等，但平时不需要很多，其实三五个就够了，足以解决大多数问题，帮我们整理清楚思路。

接下来说说，开放式分类，它就没有工具了，但是也有一些分类技巧，这里举出来的一个例子，比如金字塔原原理中的MECE原则，什么意思呢？那就是相互独立并且能完全穷尽。相互独立就是每一个分类中的各个部分是相互排斥、独立存在的，完全穷尽就是不能有遗漏，当然不能跑出上一级的范围，仔细研究会觉得很有意思。

二

整理排序

做好分类之后，第2步就是排序整理。排序的方式很多，比如时间顺序、结构顺序、重要性顺序，这是我们常见的三个顺序，具体怎么选择呢？

是我们自己倾向的、喜欢的方式吗？其实不是，而是要根据听众的需求来进行分析。

如何分析听众的需求，那就是汇报对象关注什么，比如说一般汇报对象是我们的领导，那领导关心什么呢？他关心的是你的行动计划是什么样的，那我们就选择时间的顺序；如果他关心的是几个问题有没有被解决，那我们就采用结构的顺序；如果他最关心一个特别着急的事情，那就先讲这件事情，选择的依据是当下汇报对象的关注点。

需要注意的是，实际运用的情况是较为复杂的，在整个汇报中可以选取多种排序，但每一个分支只能选择一种排序方式，这样结果才清晰不混乱。我们接下来还要做什么呢？

三

概括升华

那接下来就是我们的第3步概括总结，把咱们的工作拎出亮点，拎出思想高度来，一般大家会写“2019年的工作总结”，“2019年的培训工作的展望”，其实我们可以把它做一个适当的美化，比如说“2018年我们打造具有生命力的培训项目”，“2019年我们打造支持业务发展的培训体系”，这里体现的核心能力就是概括总结能力。

如何做概括？

概括就是在分类排序之后，寻找内容的相同属性，就概括出了结论，把结论放在这些内容上一层，就完成了概括。如果不同的行为产生相同的结果，也是可以把它划到一起去的，概括其实是对同属性，产生相同的结果的内容，进行提炼和概括，先列出要点，再寻找共性，最后得出结论。

从这个角度来想来划分，就一个点是没有结论的数据其实是没有意义的，因为没有结论。如果没有结论，但是需要领导拍板，那这也是一种结论。

四

设计标题

第4步设计标题我们常见的标题有哪些呢？比如说积分类产品的介绍、春节的内部推荐政策、或者是4G产品营销方案，更有“人口普查、全面科学发展”这样一些标题，大家看到这些标题的反应是：这跟我有什么关系？但其实换一种说法，如果你不知道社区有多少人，那我们怎样才能知道要建多少学校和医院呢？对比一下，第一种就是就是自说自话，那第二种相比较更能够引起听众的，有兴趣。这给我们的启发是：标题一定要激发领导的兴趣，引起他的注意，为了帮助工作推荐，标题要精准，客观，简单明了。

最后我们来总结一下，怎么样能够写好一份工作总结，第一是发掘为自己加分的关键成果，并进行分类，就是成果分类；第2步通过排序整理，让我们的工作总结清晰，一目了然；第3步概括总结，将自己的工作业绩写出高度。第四，设计标题设计，设计一个能够吸引读者眼球的标题。

以上，就是我们如何写好一份工作总结的这样一个框架跟思路，希望大家能够从中有所收有收获和启发。

重要说明：本文内容根据偶然得到的一份PPT内容，根据自己的理解整理而成，内容出自《如何写好一份工作总结》，作者：李忠秋。

谢谢李老师的思想成果，给在自己梳理过程中，体会到内容框架的顺畅和舒适，给专注课程开发的我很大启发。