提高办事效率是时间管理的关键

【0310我在悦读】王子姐姐
书名：《和时间做朋友》
作者：李泽文
篇目：第2章

收获：

做好时间管理，最重要的目的就是提高对时间的利用率。

每个人一天的时间都是24小时，无法增多也不会减少。对于时间管理，我们只能在有限的时间里，最大化利用时间，提高效率，减少对时间的浪费。

以下介绍几种提高时间利用率的做法？

001运用技术

想要提高事情的办事效率，我们可以适当地运用相应的技术和专业知识来帮助我们达成目的。

在工作上，一方面我们可以通过不断学习来提高专业技能，提高遇到问题的处理能力，那么工作效率自然也就高了，工作质量也会随着能力的提高而得到保证；另一方面，可以适当运用当下的科技/工具来帮我们更高效地解决问题，比如要计算、制作大量证书等，我们可以使用办公软件的相应功能来实现批量处理。

002立刻行动，拒绝拖延

英国著名史学家诺斯古德.帕金森在《帕金森定律》中提到一个非常重要的观点：工作常常会自动膨胀，并且占领所有可用的时间，“你有多少时间完成工作，工作就会自动变得需要那么多时间。”

所以我们一旦制定了工作计划，首先就一定要在第一时间展开行动，将行动执行下去，拒绝拖延。同时，还要保持足够的专注，不要被其它各种想法左右，直到完成这件事为止。

003注意分权和授权

人的时间、能力是有限的，就算能力再大，也要注意分权和授权，这是提高工作的效率和效能而实行的一种手段。特别是对于企业管理者来说，这条准则尤为重要。

通过分权和授权，可以把事情分给更加合适的人去做，发挥他们的优势同时也可以培养人才。适当把一些权力交给其他人，也可以为管理者们解放出一些时间，去做更加重要的，或者更加擅长的事情。

004找到优势互补的合作搭档

比如接到任务在规定时间内要出一个黑板报。但如果经过思考后，发现出一个优质的板报需要有：字写得漂亮、画画好、整体排版美观这3要素，假如你是一个负责人，且你的字写的漂亮，那你就负责板报的抄写部分，同时你还要去寻找1个美术好的、1个擅长设计排版的搭档来帮助你完成这个板报了。但如果只由你一个人来完成，那出活的速度会相对比较慢，且质量也不一定能得到保障。

005把握自己的黄金时间段

研究者发现，人在一天中有3个时段大脑功能是处于高峰的，它们分别是，早上6~10点、下午3~4点、晚上7~9点，这三个阶段理解能力、记忆能力、思维能力强，适合用来学习新知识、复习和记忆，以及处理难度较大的工作。

当然每个人都有不同的习惯，所以也导致了不同的人有不同的生物钟。了解自己在什么时间段做什么事情效率比较高，是非常必要的。

006将复杂的问题简单化

了解一个概念--“崔西定律”，指的是人格和工作的困难程度与其执行步骤的数目平方成正比。意思就是说，做一件事的步骤越多，困难越大。所以想要减少一件事情的困难程度，就应该尽量把步骤简化，步骤能减就减，能少就少。

比如我们解一道数学的函数题，题目当中给出了很多已知信息，但是我们只需要用其中一个已知就可以把问题解出来，而不需要把全部已知信息罗列推算解释一遍再解答。

007利用事物间的规律和联系

比如列出了一堆看似没有规则数字，需要你来给它们分类，这时，你会怎么分呢?

其中一个做法是可以给他们分类：分成奇数、偶数，这就是这些数字之间的联系，找到联系，处理起来事半功倍。

运用在工作当中也是，比如桌面文件很乱，经常找资料都要找半天，这时你就要给桌面的文件进行整理归类了，那下次再找时，只要按照归类的那个标准来，就能很准确快速找到你所需要的资料了；工作的处理也是，可以把相似需要的事情放在一起处理；遇到类似的问题，知道应先从哪入手，什么时间解决等，这都是一种经验总结，用心发现的规律。

008看到本质问题，抓主要矛盾

不管是工作还是生活，我们都应培养“透过现象看本质”的能力。做事，解决问题，应该抓住事情的最本质方面，找到根源，直击要害。

009行动前前做好计划

“凡事预则立，不预则废”，做好计划，才能有效地为行动作指导，为下一步的行动做好充分的安排。

010为计划做好准备工作

不是说做了计划就可以直接执行了，我们在行动之前还要考虑到这些计划里，包括了什么事，以及在这些计划实践前，需要做好哪些准备工作。

主要从以下3个方面进行考虑：

① 对执行过程中需要的资源、工具等做好准备；

② 针对某个问题给出的答案准备；

③ 对那些可能会发生的，潜在威胁的事做好准备（未雨绸缪）。

如，搞户外宣传活动。①准备人员的安排、宣传工具的准备（桌椅、帐篷、宣传资料等）；②针对宣传中别人可能感兴趣的问他做好预先的回答准备；③户外活动，万一下雨怎么办？万一音响没电、话筒没电怎么办？等。