文/苏苏

收藏夹里的网页，居然失效了！

明明收藏过，却怎么也翻不到！

领导急用一份材料，你却找不到了！

电话急等回复，电脑却在缓慢搜索！

怎么办？

怎么办？

简直急死人！

如果这是你常态，那看这篇文章就对了！

作为一个十分喜欢存留生活印记、成长印记，并且是学校电子资料“总管”的我，拥有一份数以百G的电子资料，简直是太正常不过了！

对！是数以百G!

我的电子资料总和是以百G为单位的，这还不包括我在新浪微博、微信、QQ、浏览器等收藏夹里收藏的电子资料。哦，还有QQ邮件里、云盘，我也存了不少资料。

每次看到那几百G电子资料，我都头疼不已。

7月初别墨迹组织了整理收纳小组时，我告诉自己，不能再墨迹了，因为，你的墨迹只会让资料的混乱程度越演越烈；因为，即便是我自己不再收纳一些感兴趣的电子资料，学校的电子资料也不会放过我的！

那么，怎么整理这么多电子资料呢？

在网络上，整理衣物、整理化妆品、整理房间等整理大法层出不穷，但是，关于如何整理电子资料的论述并不多。我只能摸着石头过河，探索着来。

丢，不是关键！

我阅读过《怦然心动的整理魔法》以及网上一些关于衣物、物品整理的文章。其中，最重要的一个观点就是——“心动是唯一的取舍标准”。也就是说，只要不能让你怦然心动的，都应该丢！

丢，是整理的最终奥义！

但是，电子资料的奥义，不是这个。

丢，是必须，但是不是关键！

以个人为例，工作相关的电子资料，能不能不心动就丢？能不能过3-5年就丢？能不能删除过程资料，只保留最终结果？

答案是不能！

为什么？

第一，工作相关资料中有一部分相当于档案资料，你敢丢嘛？丢了，领导就要给你点儿颜色看看了！所以，无论它让你心动与否，都必须保留。

第二，正常说来3-5年之前的档案资料，留存的价值极低。但是，有些重要材料也是需要保留的。

想想看，当学校\\公司五十年大庆时，其他人只能拿出最近三五年的照片，表明学校\\公司的现在时，你甩出几张老照片，别人会用怎样惊羡的目光看着你？你的领导也会认为你对学校\\公司有着不一般的热情，对你留有特别的印象！

第三，过程资料对学校\\公司的影响不大，多数可以删除。但是，对你来说，却有部分应当留存。

过程材料可以帮助你改进工作行为、提炼经验。这样，你在跟后辈新人“吹嘘”你的“想当年”时，也有很多鲜活的例子可以用。

过程材料可以让你的经验介绍更真实可靠，具有可借鉴的意义。也许有人觉得自己一辈子不会有向别人介绍自己工作经验的机会。可是，万一呢？人生那么长，谁知道会发生啥？

当初我在区里做新闻写作经验介绍时，我所留存的新闻原稿就派上了用场，可以让听会的同行明白，什么样的表述是不恰当的，为什么要这样改。

过程资料可以让你向领导作总结汇报时，更能言之有物。用修改了8遍文稿、调整了5次文章框架，比你空口无凭的说，你非常辛苦的写稿，更有说服力。当然，如果你是洽谈合同，你可以说，与XX公司沟通多少次、修改了几次合同，争取了哪些权益等等。

分类，才是关键！

丢，不是关键，那么什么才是电子材料整理的关键呢？

分类，才是关键！

当你去一个陌生的城市时，寻找一家符合心意的餐馆，可能是困难的、花费大量时间的。但是，当你去一个陌生的超市是，购买一袋符合需要的食盐，却可能是简单的、短时间可以完成的。除非你要的品牌，这里没有[表情符号，挤眼]。

这是为什么呢？

因为一个城市的规划是不可能将同类商家放在一起的。当你在一个陌生的城市里，想寻找一家符合心意的餐馆，聪明点儿的办法就是找朋友推荐、网上搜索，然而，依然不一定合你的口味；笨拙点儿的办法就是一家一家尝试，这样花费的时间，更是无法计算。

而一个超市的规划却可以将同类商品放在一处。即便是在一个陌生的超市里，只要你找到或者询问到调料区，然后就能很轻而易举地找到你想要的那袋食盐。这，就是分类来带的便捷！

因此，整理电子材料时，事先想好分类是最重要。这样，你整理好的材料，才能很轻易地再次找出来！至于如何给你的电子材料分类，需要根据你的个人情况进行个性化设计。

基本的遵循原则是按项目、类别做大分类，按项目过程或者事件线索做小分类。

例如，大多数人的电子材料包含三大类，应用软件、工作文档、个人文档。如果仅以这三个分类作电子材料分类，里面的子分类的层次就会过多了。每次翻找材料的时候，就跟玩俄罗斯套娃一样（我太喜欢木一妹纸的套娃比喻了！），打开一层又一层。无意识中增加了查找的困难，对于我这等懒人，实在是不太适用。

因此，即便是大分类，也需要相对精细化。例如，工作文档分为001-工作文档-产品介绍；001-工作文档-客户资料，等等。这样总文件夹下面的子文件夹的层次就会比较少。

建议子文件夹的层次控制在三层以内，最多不超过四层，不然，对于翻找的人来说，简直就是一场灾难。

下图，是我的电子材料大分类图，供大家借鉴。里面细小的分类，我就不做展示了。

填充，增加成就感！

分类文件夹建立好了之后，保证每个文件夹是空白的很重要。这样从0开始的整理，会让你有再一次积累资料的满足感与成就感，此外，在依次填充的过程中，你会发现自己以往相关资料积累的空白处。

比如说，一次培训的通知、培训内容、签到表、过程照片或者视频、相关报道或者总结，是否都积累了呢？或者，有没有资料重复存储了呢？

再次整理电子材料的过程，也是对自己资料查缺补漏、整理合并的过程。

因此，在整理过程中，将没有整理过的材料与分类文件夹放在不同的位置是极好的一种行为。这样你可以很清晰的明白自己已经整理了多少材料，也避免了文件名改来改去，改晕了头。

文件命名，很重要！

好的文件命名可以让我们在文件夹中第一时间找到他们，也可以使文件检索变得十分简单。

请善用-、[]、””等符号，以及001-100的序号、A-Z的英文字母等，可以让你的文件名更易于分辨。

你可以把他们随机组合，让你的文件夹更加清晰明了。并尽可能用序号或者英文字母将文件夹进行系统排序，这样能够按照你的个人习惯，将经常使用的文件夹排在前列。

具体的文件命名也十分重要。这样你可以在打开文件夹之后，第一时间发现它！

时间+关键词+文名+作者，是极好的一种搭配。可以让你轻易的了解文章的是哪个时期的产物，主要讲了什么。

例如，“20160721-文档整理-拯救你的“脑”-苏苏。

电子材料也要断舍离！

因为电子材料不占用实际空间，所以，我们最容易忽视的整理内容。往往会存在这个也不错，那个也不错，一股脑都存在电脑里或者各种收藏夹里，然后每次翻找时，把自己搞得焦头烂额，甚至因为材料过多，压根提不起精神去翻看，白白攒了一堆资料。

电子材料也要断舍离！

就算不占现实空间，虚拟空间也是很宝贵的，好嘛！

而且，电子材料过多，就算分类再明晰，也会增加不必要的查找困难。因此，必要删除、整合电子材料是非常必要的！

类似的，要最全的！

更新的，要最新的！

雷同的，要整合的！

未加工，要加工版！

无用的，彻底删除！

……

总之，让我们的电脑，轻盈起来，让查找资料轻松起来！拯救你的“脑”，还你百G空间！

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