第十九章 规划会面和电话会议

不要告诉他怎么做，告诉他做些什么，然后满眼惊喜，见证他的天马行空。——乔治·巴顿

改进会议的妙计：红方框

提高会议效率的最佳方法就是，提前评估举行会议是否必要。 议程当中是否有“目标”一项呢？是否有人在会议的某个阶段清楚地阐明目标呢？

根据微软办公的一项全球调查，商业公司中最耽误时间的三件事是：低效的会议、模糊的目标和团队之间的沟通不畅。

按方框内容筹备会议：策划议程更先进的方式是构建路线图，而非罗列清单，指引团队朝着理想的目标前进。目标显然不是谈论某事，不是按照清单或者话题展开讨论。

目标应该是：

（1）决定新的商标是什么颜色；

（2）提高销量的策略。

信息分享算不上目标。

目标是会议举办的成果，我们称之为成果目标。提升效率的关键就是以最终目标为基准和起点，采取倒序策划会议流程。

因此，策划会议的第一要义是，在白板上画出理想中的结果——成果目标。沿着白板的边缘，画一个大的红色方框，白板上方留出空白，写明目标。

接下来，确定参会人员。不要邀请无关人员。

明确是否有材料要事先阅读或工作要事先完成。必要时采取这一步骤。

提高效率的第一原则就是避免不必要的会议。

最后，根据会议的既定目标，以倒序策划议程。

现在，讲完如何策划会议，还有很多方法能显著改善会议的进程。

明确权限：

明确会议小组的权限。小组要决定的是什么议题，或者能否通过会议最终敲定。小组享有何等权限，该权限和会议的目标有怎样的联系？会议是为管理层日后的决定提供方案，还是本身有权决策？这就是我们所说的权限。请与会者在会前达成共识，有助于形成统一决策，能省去会后重复讨论的麻烦。

所有的决策会议——具有决策权限的会议，应该至少有一轮“集思广益”和“去粗取精”的过程。在“去粗取精”中，与会者筛选可行方案。最便捷的方式无疑是投票。

成果目标和过程目标： 人类是成果导向型动物。一旦设定目标，不论外界因素如何，都能最终实现。会议的目标不应是讨论某个话题，而是通过讨论实现目标。

目标和策略有何不同：对会议而言，目标和策略缺一不可，但两者要区分清楚，否则会影响效率。

目标坚定，策略灵活：目标应当明确，不该有商量的余地。

攀登高峰：小组成员一起头脑风暴，听取其他人的观点，取长补短，避免仓促决策的局限性。

提升效率的其他方法：

我们先简短回顾一下主要的技巧，然后探索如何应用。

会议如何开场？用故事？场景？问题？数据？要向观众抛出问题来思考吗？高效开场能吸引观众注意力，加强沟通，在其脑中勾勒出画面，引发情感共鸣。

逐个发言。肢体调查。分组配对。分配任务。结尾提问。追踪“点滴行动”和承诺履行。

提升会议效果的细节：

总结：

不管人们为什么滔滔不绝，作为主持人，你可以用如下两种“总结”技巧中的任意一种。

其一，代替演讲者总结。

其二，请演讲者总结自己的观点。

私下会谈：有时，会议演变成两三个人的谈论，而其他人被排除在外。这时，主持人或会议牵头人就应该提议，对有争议的话题请私下讨论。

准时开始：会议初始，同与会人员商定目标和议程，而非简单地告知。为会议的每项议程预设时间，但留出一定空间，以便参会者提出建议。

如何在通话中促进成员的参与呢？

分配任务。比如说，“我会用五分钟时间阐述公司战略，然后请大家谈谈如何改进。每人至少谈一点。”结果人们会听得更加认真。

破冰活动：破冰活动非常有趣，它能增添活力、祛除屏障，让人们在开心的同时思考。

潜伏者： 每个人的参与程度可以不同，但要不时提出看法。为此，可以使用观众参与的相关技巧，如开场提问等。

社交：在生意场上，社交有多重目的，可以在人们之间建立更密切的关系，祛除屏障，降低人际交往阻力。

小结

以目标为起点，倒序策划会议。

会议目标应该是成果目标，而非过程目标。

策略不同于目标，它只是实现目标的途径（之一）。

目标要确定，策略要灵活。

用总结、私下讨论等技巧，使会议保持正轨，观众精力集中。

腾出时间进行社交，建立人际关系，增强团队凝聚力。

采用公共演讲和会议筹办中的开场、结尾和观众参与技巧。