做好了任务管理减少工作焦虑

现在生活节奏那么快，每天迎接我们的是来自领导安排的工作，需要和同事进行团队协作，许多跨部门的合作事宜，相信很多朋友也会时常忘记一些事情。很多人都觉得是自己记性不好，确实一天要记录很多的事情，确实精力也是有限的 。那么到底一款任务管理软件能否让我们的生活变得更加有效率，减少工作焦虑呢？

什么是任务管理软件？

任务管理类的软件也就是我们许多人平时提到的GTD软件，GTD是英语Getting Things Done的简写，其实像手机中的提醒事项，备忘录或者现实的笔记等等都是为了让我们更好的去记录自己的事情，管理自己的时间。

团队任务管理肯定会涉及到团队的协作和成员的沟通问题，所以我们在选这类软件的时候一定要考虑软件是否提供了即时沟通的功能，信息传递是否透明合理。一般来讲企业的OA系统就是一个任务管理工具，但有些公司任务管理系统并没有真正的发挥到作用，或者是公司规定去用，而员工不喜欢用，这种软件无法达到真正的效果。

任务管理是如何实现高效协作的呢？

管理者需要做到：

一，任务分工明确，指派到人

团队leader创建任务/项目，并明确任务详情，主要包含任务要求、任务目标、所用工时、任务执行人、任务汇报要求等内容。能够让成员清晰的知道该做什么，需要达到什么效果，何时做完。也就是将任务量化，目标清晰，责任明确，成员也能心中有数的去执行任务。不过需要注意的一点是，既然已经做了任务量的评估，作为管理者就不能随意更改任务或随意指派其他额外事项。应该尽可能的保证成员集中精力和有效时间完成工作提供条件任务，尽量避免因为临时事件加塞带来时间切换成本。

目前市场上的任务管理工具非常多，而且任务管理已经成为协同办公 管理的重要组成部分。

二，全程监督任务执行情况，随时调整

任务分派完成后，团队leader可以随时查看任务的执行情况，通过查看哪些任务已经完成，有哪些任务正在进行中，还有哪些未开始的任务，了解到整个项目的推进情况。也可以针对性的查看某个成员的任务完成情况，了解该员工的工作效率和时间分配情况。

员工需要做到：

一，领取任务，更新进度

成员在接到指派任务后，可以根据leader标记的任务优先级和工时进行评估，根据任务的难易程度，紧急程度做好相应的安排和计划。并且在执行中需要做到随时记录工时，更新任务进度，以便于其他成员和团队leader查看，做到相互间透明。同时也会起到提高工作积极性和责任感的作用，督促自己和团队整体紧密合作。

二，做好个人时间管理，提升工作效率

成员在执行任务过程中，尤其工作量繁多时，容易造成任务的遗漏，而且因为诸多事项带来的压迫感和紧张感也不利于有效工作的开展。此时可以通过时间管理工具来做好个人时间安排。如四象限时间管理法，将任务事项按照轻重缓急进行安排梳理。很多协同软件 /任务管理软件中的待办管理也是个人时间管理的好帮手，它以每天的有效工作时长为单位，将每天需要处理的工作进行分割分配，最大化程度提高时间的利用率，而且在每天不断的分配调整中提升工作效率。

任务管理确实是提高团队协作能力的有效手段，但是，要想通过任务管理来实现团队的有效协作，还需要注意的一点是，不要让任务管理流于形式。而是当成一项日常规范，久而久之，任务管理也就更加规范，团队协作更加高效。

WorkLess是一款可量化的任务协作软件，通过积分来衡量每个任务的任务量、难度和完成质量，最终合理量化每个协作创造的价值是WorkLess的核心思想，诠释了精准协作创造价值的理念。

用良好的工作方式，来应对繁忙的工作，就选择一款好用的任务管理工具吧。